फ़ाइलें अपलोड करना और फ़ोल्डर बनाना
“Files” में वह सब कुछ होता है जो आप रखते हैं। नई चीज़ें ऊपर बाईं ओर “new” बटन से आती हैं: “फ़ाइलें अपलोड करें” आपके डिवाइस से फ़ाइलें लाता है, “फ़ोल्डर अपलोड करें” पूरे फ़ोल्डर को उसकी सामग्री समेत। आप फ़ाइलों को अपनी फ़ोल्डर विंडो से सीधे सूची में खींचकर भी डाल सकते हैं।
उसी मेनू में “New folder” से आप एक फ़ोल्डर बनाते हैं। सूची के ऊपर पाथ बार दिखाता है कि आप अभी कहाँ हैं; उसमें किसी फ़ोल्डर पर क्लिक करने से आप वहाँ वापस पहुँच जाते हैं।
- BusinessCloud में “Files” खोलें।
- “new” पर क्लिक करें और “New folder” चुनें।
- “Folder name” के अंतर्गत कोई नाम दर्ज करें, उदाहरण के लिए “आपूर्तिकर्ता”, और “Create” पर क्लिक करें।
- नया फ़ोल्डर खोलें, फिर से “new” पर क्लिक करें और “फ़ाइलें अपलोड करें” चुनें।
नाम बदलना, स्थानांतरित करना, पसंदीदा
हर फ़ाइल और फ़ोल्डर के दाईं ओर तीन बिंदु “Actions” होते हैं। वहाँ अन्य विकल्पों के साथ “Rename”, “Move or copy”, “Download”, “Details” और — प्रविष्टि के अनुसार — “Delete file” या “Delete folder” होते हैं। यदि आप कई प्रविष्टियों पर टिक लगाते हैं, तो एक कार्रवाई सभी पर एक साथ लागू होती है।
“Add to favorites” से किसी प्रविष्टि को एक तारा मिलता है; फिर आप उसे बाईं ओर “Favorites” के अंतर्गत पाते हैं। “Recent” दिखाता है कि हाल ही में क्या बदला गया। आपकी फ़ाइलें सूची के रूप में दिखती हैं; उसके ऊपर दाईं ओर आप टाइल दृश्य पर और वापस स्विच करते हैं, और BusinessCloud आपकी पसंद याद रखता है।
- फ़ाइल के पास तीन बिंदुओं पर क्लिक करें और “Move or copy” चुनें।
- लक्ष्य फ़ोल्डर चुनें, उदाहरण के लिए “आपूर्तिकर्ता”।
- “आपूर्तिकर्ता में ले जाएँ” या “आपूर्तिकर्ता में कॉपी करें” पर क्लिक करें।
पुराने संस्करण वापस लाना
जब आप कोई फ़ाइल बदलते हैं या उसी नाम की नई फ़ाइल अपलोड करते हैं, तो BusinessCloud पिछला संस्करण रखता है। यह उन दस्तावेज़ों पर भी लागू होता है जिन्हें आप Office में संपादित करते हैं। संस्करण आपको फ़ाइल के साइडबार में “Versions” के अंतर्गत, तारीख और समय के साथ मिलते हैं।
“Restore version” किसी पुराने संस्करण को फिर से वर्तमान बना देता है; अब तक वाला संस्करण इसमें खोता नहीं, बल्कि खुद एक संस्करण बन जाता है। किसी संस्करण के मेनू में आप उसे डाउनलोड भी कर सकते हैं या “Name this version” से उसे नाम दे सकते हैं, ताकि आप किसी महत्वपूर्ण स्थिति को फिर से पहचान सकें।
- फ़ाइल के पास तीन बिंदुओं पर क्लिक करें और “Details” चुनें।
- “Versions” टैब पर जाएँ।
- मनचाहे संस्करण का मेनू खोलें और “Restore version” चुनें।
हटाई गई चीज़ें वापस लाना
जो आप हटाते हैं, वह तुरंत गायब नहीं होता। वह बाईं ओर “Deleted files” के अंतर्गत रहता है, अपने मूल स्थान और हटाए जाने के समय के साथ। कोई फ़ोल्डर भी वहाँ से अपनी पूरी सामग्री समेत वापस आता है।
“Restore” फ़ाइल या फ़ोल्डर को पुरानी जगह पर वापस रख देता है। “Delete permanently” किसी प्रविष्टि को हमेशा के लिए हटा देता है — इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता।
- बाईं ओर “Deleted files” पर क्लिक करें।
- फ़ाइल की पंक्ति में “Restore” पर क्लिक करें।
“Photos” में फ़ोटो और वीडियो
BusinessCloud में “Photos” आपकी फ़ाइलों की सभी तस्वीरें और वीडियो एक टाइमलाइन के रूप में दिखाता है, सबसे नई सबसे ऊपर — चाहे वे किसी भी फ़ोल्डर में हों। बाईं ओर “फ़ोटो” या “Videos” से आप दायरा सीमित करते हैं; “All media” फिर से दोनों दिखाता है।
“Albums” के अंतर्गत आप तस्वीरों को बिना स्थानांतरित किए एक साथ रखते हैं: एल्बम फ़ाइलों की ओर संकेत करता है, वे अपने फ़ोल्डरों में ही रहती हैं। इस तरह एक ही फ़ोटो कई एल्बमों में हो सकती है।
- “Photos” को BusinessCloud में खोलें।
- बाईं ओर “Albums” चुनें और “New album” पर क्लिक करें।
- “Name of the album” के अंतर्गत कोई नाम दर्ज करें, उदाहरण के लिए “पतझड़ का मौसमी मेन्यू”, और “Create album” पर क्लिक करें (भाषा सेटिंग के अनुसार “Create album”)।
- “Add photos to this album” पर क्लिक करें, तस्वीरें चुनें और “Add to पतझड़ का मौसमी मेन्यू” पर क्लिक करें।
आपकी वेबसाइट के लिए तस्वीरें MediaStudio ai में रखी जानी चाहिए: वहाँ उन्हें एक सार्वजनिक पता मिलता है। BusinessCloud आपका निजी स्टोरेज है।
स्टोरेज स्थान और अन्य टूल के फ़ोल्डर
“Files” में नीचे बाईं ओर लिखा होता है कि आप कितना स्टोरेज इस्तेमाल कर रहे हैं। आपके पैकेज में कितना स्टोरेज शामिल है, यह मूल्य पेज दिखाता है।
कुछ फ़ोल्डर अन्य KENJTEC टूल आपके लिए बनाते हैं। Invoice हर जारी किया गया इनवॉइस और हर कोटेशन PDF के रूप में “लेखा” के अंतर्गत रखता है, प्रकार और वर्ष के अनुसार व्यवस्थित — इसके बारे में और जानकारी आपकी फ़ाइलों में दस्तावेज़ में है। जो आप MediaStudio ai में BusinessCloud में ले जाएँ से रखते हैं, वह “MediaStudio” फ़ोल्डर में पहुँचता है। और आपके ब्रांड का लेटरहेड “Templates” फ़ोल्डर में होता है।
ये फ़ाइलें बाकी सभी फ़ाइलों की तरह आपकी हैं: आप उनका नाम बदल सकते हैं, उन्हें स्थानांतरित कर सकते हैं या लिंक से साझा कर सकते हैं। उल्टा, जब आप तस्वीरें प्रकाशित करना चाहते हैं, तो MediaStudio उन्हें आपके BusinessCloud से लेता है — यह तब संभव है जब आपने BusinessCloud को एक बार खोल लिया हो; कैसे, यह BusinessCloud से प्रकाशित करना में बताया गया है।