ग्राहक रिकॉर्ड
BusinessCloud में “ग्राहक” आपकी कंपनी के हर ग्राहक को उसके रिकॉर्ड के साथ दिखाता है: बातचीत पर नोट्स, फ़ॉलो-अप, Invoice से दस्तावेज़, प्रोजेक्ट, ख़र्च, जुड़ी हुई फ़ाइलें, फ़ोल्डर और इवेंट, और इतिहास। यह वही ग्राहक सूची है जो Invoice में है — जिस ग्राहक को आप यहाँ जोड़ते या बदलते हैं, वह वहाँ भी बिल्कुल वैसा ही मिलता है; जारी किए गए दस्तावेज़ अपना पता बनाए रखते हैं।
यदि उसी नाम का कोई ग्राहक पहले से मौजूद है, तो रिकॉर्ड चुपचाप दूसरा ग्राहक नहीं बनाता और कुछ भी विलय नहीं करता। वह आपको मिलते-जुलते परिणाम दिखाता है: “यह ग्राहक खोलें” मौजूदा ग्राहक को लेता है, “फिर भी नया बनाएँ” जान-बूझकर एक और ग्राहक बनाता है।
नया ग्राहक पता पुस्तिका में भी दिखाई देता है — कंपनी में, मालिक की पता पुस्तिका में। रिकॉर्ड में नाम, पता या संपर्क विवरण बदलने पर संपर्क भी उसके अनुसार बदल जाता है। उलटा नहीं होता: पता पुस्तिका में किए गए बदलाव रिकॉर्ड अपने आप नहीं अपनाता।
“नोट्स” के अंतर्गत आप बातचीत दर्ज करते हैं: “नया नोट” में टेक्स्ट लिखें, “नोट सहेजें” पर क्लिक करें। हर नोट दिखाता है कि उसे किसने और कब लिखा, और “इतिहास” दिखाता है कि रिकॉर्ड में क्या-क्या हुआ है।
- BusinessCloud में “ग्राहक” खोलें और “ग्राहक जोड़ें” पर क्लिक करें।
- “ग्राहक या कंपनी का नाम” के अंतर्गत नाम दर्ज करें — यह एकमात्र अनिवार्य फ़ील्ड है।
- “ग्राहक जोड़ें” पर क्लिक करें।
फ़ॉलो-अप: तय दिन पर फिर से संभालना
फ़ॉलो-अप आपको किसी तय दिन पर किसी ग्राहक से फिर से संपर्क करने की याद दिलाता है — जैसे किसी कोटेशन के बारे में पूछताछ करना। यह ज़िम्मेदार व्यक्ति के कैलेंडर में पूरे दिन के इवेंट के रूप में दिखाई देता है और पूरा होते ही वहाँ से हट जाता है। यदि कंपनी में कई लोग काम करते हैं, तो “ज़िम्मेदार” के अंतर्गत आप चुनते हैं कि इसे कौन संभालेगा।
पेज के ऊपर “आपके लिए नियत” आपके उन फ़ॉलो-अप की गिनती दिखाता है जो आज या उससे पहले नियत हैं। रिकॉर्ड में हर फ़ॉलो-अप दिखाता है कि वह अतिदेय है, आज नियत है, खुला है या पूरा हो चुका है, और क्या उसका इवेंट कैलेंडर में है। “पूरा” उसे पूरा चिह्नित करता है, “फिर से खोलें” उसे वापस लाता है। तारीख़, शीर्षक और नोट आप रिकॉर्ड में बदलते हैं, और इवेंट उसके अनुसार बदल जाता है; कैलेंडर में इवेंट में किए गए बदलाव फ़ॉलो-अप में नहीं आते।
- ग्राहक रिकॉर्ड खोलें और “फ़ॉलो-अप बनाएँ” पर क्लिक करें।
- “विषय क्या है?” के अंतर्गत मामले का संक्षिप्त विवरण दें, उदाहरण के लिए “क्रिसमस पार्टी के कोटेशन के बारे में पूछें”, और “नियत तारीख़” के अंतर्गत दिन चुनें।
- “फ़ॉलो-अप बनाएँ” पर क्लिक करें।
प्रोजेक्ट रिकॉर्ड
एक प्रोजेक्ट किसी काम से जुड़ी हर चीज़ को एक साथ रखता है — जैसे किसी शादी की कैटरिंग। प्रोजेक्ट रिकॉर्ड में एक ग्राहक, एक स्थिति (“योजना में”, “प्रगति में”, “रुका हुआ” या “पूरा हुआ”), आरंभ और लक्ष्य, और आपकी कंपनी के वे लोग होते हैं जो इसमें काम करते हैं।
जोड़े जा सकते हैं: कार्यों वाला एक Deck बोर्ड, फ़ाइलें, फ़ोल्डर, इवेंट, Invoice से ग्राहक के दस्तावेज़ और ख़र्च — हमेशा संदर्भ के रूप में, कभी कॉपी के रूप में नहीं। मूल जहाँ है वहीं रहता है, और “लिंक हटाएँ” केवल संदर्भ हटाता है। यदि कोई मूल हटा दिया गया है या अब आपके साथ साझा नहीं है, तो लिंक पर “अब मौजूद नहीं” या “आपके लिए उपलब्ध नहीं” लिखा होता है। दस्तावेज़ आप “दस्तावेज़ जोड़ें” से जोड़ते हैं; इसके लिए प्रोजेक्ट में ग्राहक होना ज़रूरी है।
प्रोजेक्ट पूरा होने पर आप उसे “संग्रहित करें” से सूची से हटा देते हैं — इसमें कुछ भी डिलीट नहीं होता। “संग्रह दिखाएँ” संग्रहित प्रोजेक्ट दिखाता है, “वापस लाएँ” किसी एक को वापस लाता है। “प्रोजेक्ट हटाएँ” केवल प्रशासन कर सकता है: यह रिकॉर्ड को उसके लिंक और इतिहास के साथ हटा देता है, लेकिन कोई फ़ाइल, कोई इवेंट, कोई बोर्ड और कोई दस्तावेज़ नहीं; ख़र्चों का केवल प्रोजेक्ट से जुड़ाव हट जाता है।
- BusinessCloud में “प्रोजेक्ट” खोलें और “प्रोजेक्ट बनाएँ” पर क्लिक करें।
- “प्रोजेक्ट का नाम” के अंतर्गत कोई नाम दर्ज करें, ग्राहक और स्थिति चुनें और “प्रोजेक्ट बनाएँ” पर क्लिक करें।
- प्रोजेक्ट रिकॉर्ड में “Deck बोर्ड जोड़ें”, “फ़ाइल जोड़ें”, “फ़ोल्डर जोड़ें” या “इवेंट जोड़ें” से वह सब जोड़ें जो इससे संबंधित है।
रसीद के साथ ख़र्च
„खर्च“ में आप आने वाले बिल और रसीदें उनके दस्तावेज़ के साथ दर्ज करते हैं: आपूर्तिकर्ता या विवरण, रसीद की तारीख, रसीद संख्या, राशि, मुद्रा और एक श्रेणी, जिसका नाम आप अपनी मर्ज़ी से रखते हैं — चाहें तो ग्राहक और प्रोजेक्ट के साथ। यह लेखा-कार्य नहीं है: इसमें न इनपुट टैक्स है, न बैंक मिलान।
रसीद आप अपलोड करते हैं („फ़ाइल अपलोड करें“: PDF, आम इमेज फ़ॉर्मैट या XML, 20 MB तक) या „अपनी फ़ाइलों में से चुनें“ से BusinessCloud में से लेते हैं। अपलोड की गई रसीद आपकी कंपनी के साझा फ़ोल्डर में „रसीदें“ और वर्ष के अंतर्गत पहुँचती है — कंपनी न होने पर आपकी अपनी फ़ाइलों में। आपकी फ़ाइलों से ली गई रसीद वहीं रहती है जहाँ वह है; खर्च केवल उसकी ओर संकेत करता है।
राशि आप उसी तरह लिखते हैं जैसे आपके यहाँ लिखी जाती है; खर्च हर मुद्रा के दशमलव स्थान जानता है — येन में कोई नहीं, कुवैती दीनार में तीन। योग वह हर मुद्रा के लिए अलग बनाता है, अलग-अलग मुद्राओं को कभी एक साथ नहीं जोड़ता।
“लिंक हटाएँ” केवल रसीद को खर्च से अलग करता है, “खर्च हटाएँ” केवल खर्च को हटाता है — दोनों ही स्थितियों में रसीद की फ़ाइल क्लाउड में बनी रहती है।
- BusinessCloud में „खर्च“ खोलें और „खर्च दर्ज करें“ पर क्लिक करें।
- आपूर्तिकर्ता, रसीद की तारीख और राशि दर्ज करें और मुद्रा चुनें।
- „रसीद“ के अंतर्गत „फ़ाइल अपलोड करें“ या „अपनी फ़ाइलों में से चुनें“ चुनें।
- „खर्च दर्ज करें“ पर क्लिक करें।
एक ही रिकॉर्ड पर कई लोगों का साथ काम करना
आपकी कंपनी में सभी लोग एक ही ग्राहकों, प्रोजेक्टों और खर्चों पर काम करते हैं। हर व्यक्ति ग्राहक जोड़ और बदल सकता है, नोट लिख सकता है, फ़ॉलो-अप और प्रोजेक्ट बना सकता है, लिंक जोड़ सकता है, प्रोजेक्ट संग्रहित कर सकता है और खर्च दर्ज कर सकता है। दूसरों के नोट और खर्च बदलना या हटाना, दूसरों के फ़ॉलो-अप हटाना, प्रोजेक्ट हटाना और “सब कुछ डाउनलोड करें” का उपयोग केवल प्रशासन कर सकता है; जिन बटनों का उपयोग करने की अनुमति आपको नहीं है, वे आपको दिखाई ही नहीं देते।
अगर दो लोग एक ही रिकॉर्ड को थोड़े-थोड़े अंतराल पर सहेजते हैं, तो कोई भी दूसरे के काम को चुपचाप अधिलेखित नहीं करता। जो दूसरे नंबर पर सहेजता है, वह „इस बीच किसी ने इसे बदल दिया है। फिर से लोड करें और बदलाव जाँचें।“ पढ़ता है, अलग-अलग फ़ील्ड देखता है और „सहेजा गया संस्करण लें“ चुनता है — या „मेरी प्रविष्टियाँ रखें“ चुनकर फिर से सहेजता है।
„सब कुछ डाउनलोड करें“ नोट्स, फ़ॉलो-अप, खर्च, प्रोजेक्ट, लिंक और इतिहास को तालिकाओं के रूप में एक ZIP संग्रह में डाउनलोड करता है। रसीद की फ़ाइलें क्लाउड में रहती हैं; ग्राहकों और दस्तावेज़ों को आप Invoice में सब कुछ डाउनलोड करें के ज़रिए साथ ले जाते हैं।