नया दस्तावेज़ बनाना
Office मेन्यू में कोई अलग क्षेत्र नहीं है, बल्कि आपकी फ़ाइलों का हिस्सा है। “New” के ज़रिए आप एक “दस्तावेज़”, एक “स्प्रेडशीट”, एक “प्रेज़ेंटेशन” या एक “डायग्राम” बनाते हैं। Office इन्हें खुले फ़ाइल फ़ॉर्मेट (.odt, .ods, .odp, .odg) में सहेजता है, और नई फ़ाइल तुरंत ब्राउज़र में संपादन के लिए खुल जाती है।
पहले BusinessCloud फ़ाइल का नाम पूछता है और प्रविष्टि का नाम सुझाता है, जैसे “दस्तावेज़.odt”। यदि टेम्पलेट उपलब्ध हों — जैसे आपके ब्रांड का लेटरहेड — तो इसके बाद आप “Empty” और किसी टेम्पलेट के बीच चुनते हैं।
- “Files” में वह फ़ोल्डर खोलें जिसमें फ़ाइल रखनी है।
- “New” पर क्लिक करें और “दस्तावेज़” चुनें।
- “File name” के अंतर्गत कोई नाम दर्ज करें, उदाहरण के लिए “रोस्टरी को पत्र”, और पुष्टि करें।
- यदि टेम्पलेट हों, तो “Empty” या कोई टेम्पलेट चुनें और “Create” पर क्लिक करें।
ब्राउज़र में संपादित करना
किसी Office फ़ाइल पर क्लिक करने से वह संपादन के लिए खुल जाती है — Word, Excel या PowerPoint की फ़ाइलें (.docx, .xlsx, .pptx) भी। टूल ऊपर टैब में होते हैं, जिनकी शुरुआत “File” से होती है; वहाँ आप दस्तावेज़ सहेजते हैं, प्रिंट करते हैं या उसे किसी दूसरे फ़ॉर्मेट में डाउनलोड करते हैं, जैसे PDF के रूप में।
ऊपर दाईं ओर आप दस्तावेज़ बंद करते हैं। इसके बाद नवीनतम स्थिति आपकी फ़ाइलों में रहती है, और सहेजी गई स्थितियाँ संस्करण बन जाती हैं — किसी पिछली स्थिति को आप संस्करणों के ज़रिए वापस ला सकते हैं।
- “Files” में दस्तावेज़ पर क्लिक करें।
- इसे संपादित करें; टूल आपको ऊपर के टैब में मिलेंगे।
- काम पूरा होने पर दस्तावेज़ को ऊपर दाईं ओर बंद करें।
आपके ब्रांड का लेटरहेड
यदि आपने BrandStudio ai में कोई ब्रांड बनाया है, तो लोगो, रंगों और कंपनी विवरण के साथ आपका लेटरहेड टेम्पलेट के रूप में तैयार रहता है: “Templates” फ़ोल्डर में “Briefbogen.odt”। नया दस्तावेज़ बनाते समय आप “Empty” के बजाय इसे चुनते हैं। आपका ब्रांड बदलने पर यह भी उसके अनुसार बदल जाता है; जो पत्र आप इससे पहले ही लिख चुके हैं, वे जैसे हैं वैसे ही रहते हैं। बाकी सब कुछ Office के लिए लेटरहेड में है।
आपके ब्रांड के फ़ॉन्ट
आपके ब्रांड का फ़ॉन्ट Office के फ़ॉन्ट चयन में उपलब्ध है — वह फ़ॉन्ट भी जिसे आपने BrandStudio में स्वयं अपलोड किया है। इस तरह आपके लेटरहेड पर लिखा पत्र ब्राउज़र में वैसा ही दिखता है जैसा आपका ब्रांड चाहता है।
अपने ब्रांड में बदलाव के बाद Office में फ़ॉन्ट उपलब्ध होने में थोड़ा समय लगता है। जो दस्तावेज़ पहले से खुला था, उसे तब बंद करें और फिर से खोलें।
- कोई दस्तावेज़ खोलें और टेक्स्ट चुनें।
- फ़ॉन्ट फ़ील्ड में अपने ब्रांड का फ़ॉन्ट चुनें।
अपने टेम्पलेट
जिसकी आपको बार-बार ज़रूरत पड़ती है, उसे आप एक बार टेम्पलेट के रूप में बना लेते हैं: इन्वेंटरी के लिए एक स्प्रेडशीट, कार्यक्रमों के लिए एक प्रेज़ेंटेशन। “Templates” फ़ोल्डर की हर फ़ाइल उसी प्रकार की नई फ़ाइल बनाते समय चुनने के लिए दिखाई देती है — उसी खुले फ़ॉर्मेट में, जिसमें Office नई फ़ाइलें भी बनाता है: दस्तावेज़ के लिए .odt, स्प्रेडशीट के लिए .ods, प्रेज़ेंटेशन के लिए .odp, डायग्राम के लिए .odg। इस दौरान टेम्पलेट स्वयं अपरिवर्तित रहता है।
Word, Excel या PowerPoint की फ़ाइल को “New” टेम्पलेट के रूप में पेश नहीं करता। उसे Office में खोलें, “File” के अंतर्गत खुले फ़ॉर्मेट में डाउनलोड करें और वह संस्करण “Templates” में रखें।
यदि फ़ोल्डर अभी मौजूद नहीं है, तो “New” मेन्यू में “Create templates folder” प्रविष्टि होती है। यदि BrandStudio में आपका कोई ब्रांड है, तो यह फ़ोल्डर आपके लेटरहेड के साथ पहले से मौजूद है।
- “Files” में “New” पर क्लिक करें, “Create templates folder” चुनें और नाम “Templates” की पुष्टि “Create” से करें — या यदि “Templates” फ़ोल्डर पहले से मौजूद है, तो उसे खोलें।
- उसमें एक तैयार फ़ाइल रखें, उदाहरण के लिए स्प्रेडशीट “इन्वेंटरी टेम्पलेट.ods”।
- अगली बार “New” और “स्प्रेडशीट” चुनने पर यह विकल्प के रूप में उपलब्ध होगी।