Emitir
Al emitirlo, el borrador se convierte en un documento. Antes, Invoice comprueba lo que necesita todo documento: nombre y dirección del cliente, al menos una partida y, en las facturas, el nombre de tu empresa, tu dirección y la fecha de prestación. Si falta algo, el mensaje indica exactamente qué, por ejemplo «Es fehlt noch: Leistungsdatum».
Después, el documento recibe su número y, si aún no tiene fecha, la del día; Invoice fija los totales, el idioma, ambas direcciones, el logotipo, los colores y la tipografía. Invoice guarda el PDF en su archivo: es lo que abres después en «PDF» y lo que se envía. Si no se puede guardar, el documento ni siquiera llega a emitirse.
A partir de ese momento, el documento queda bloqueado: si tu cliente se muda o cambias tu marca, se queda como estaba. En tu BusinessCloud, el vencimiento aparece en el calendario y una copia del PDF en tus archivos.
- En «Documentos», haz clic en «Emitir» en el borrador, o en «Guardar y emitir» en el formulario.
- Lee el mensaje: el documento está emitido y archivado.
Si «Guardar y emitir» se detiene por un dato que falta, el documento ya está guardado como borrador en «Documentos». Completa allí lo que falta con «Editar», en lugar de volver a escribirlo.
Números y numeración
Cada número tiene la forma prefijo, año, número correlativo: RE-2026-0012 para facturas, AN-2026-0003 para presupuestos. Las facturas y los presupuestos se numeran por separado, cada año empieza de nuevo en 0001 y el año es el de la fecha del documento.
Los prefijos los cambias en la configuración, en «Prefijo de facturas» y «Prefijo de presupuestos»: solo letras y cifras, ocho como máximo. Se aplican a los números nuevos, y el contador continúa en lugar de empezar de nuevo: después de RE-2026-0011, con el prefijo FT, viene FT-2026-0012.
Invoice evita los huecos siempre que puede: los borradores no tienen número y, si eliminas el último documento emitido de su tipo en el año, su número pasa al siguiente, salvo en el caso de una factura pagada. Un número intermedio queda consumido, porque dos facturas con el mismo número serían peor que un hueco.
Presupuesto aceptado o rechazado
Un presupuesto emitido aparece en «Documentos» como «Abierto». Si tu cliente lo acepta o lo rechaza, lo registras en «Más…»: «Marcar como aceptado» o «Marcar como rechazado». Después, la fila muestra «Aceptado» o «Rechazado».
El estado es una nota para ti; el presupuesto en sí no cambia. Un presupuesto rechazado ya no se puede convertir en factura. El día en que vence «Válido hasta» lo encuentras en el calendario de tu BusinessCloud.
- Haz clic en «Más…» en la fila del presupuesto.
- Elige «Marcar como aceptado» o «Marcar como rechazado».
Del presupuesto a la factura
«Convertir en factura», en la fila de un presupuesto emitido, crea un nuevo borrador de factura con las mismas partidas y textos, la misma moneda, idioma e impuesto, y el mismo descuento. El presupuesto se queda como está; no se reinterpreta a posteriori como factura.
El nuevo borrador aún no tiene fecha de prestación ni plazo de pago. Ábrelo con «Editar», introduce ambos datos y después emítelo.
- Haz clic en «Convertir en factura» en el presupuesto.
- Abre el nuevo borrador con «Editar» y rellena «Fecha del servicio» y «Pagar antes del».
- Haz clic en «Guardar y emitir».
Volver a abrir un documento emitido
Para esas cifras invertidas que detectas enseguida: «Reabrir (para editar)», en «Más…», vuelve a convertir el documento en borrador. Lo modificas con «Editar» y lo vuelves a emitir.
El documento conserva su número, también al volver a emitirlo: la versión corregida sustituye a la anterior, tanto en el archivo como en el almacenamiento de tu BusinessCloud. Mientras sea borrador, «PDF» muestra la versión en la que estás trabajando. Solo si la nueva fecha del documento cae en otro año recibe un número de ese año. Si tu cliente ya ha recibido el documento, la anulación sigue siendo el camino más claro: al fin y al cabo, ya tiene la versión anterior en sus manos.
Una factura pagada no se puede volver a abrir, ni tampoco una anulada ni su factura de anulación: un par de anulación se queda tal como se emitió. En una factura pagada, elimina antes el cobro; consulta Registrar un pago.
- Haz clic en «Más…» en el documento y después en «Reabrir (para editar)».
- Haz clic en «Editar», corrige y haz clic en «Guardar borrador».
- Vuelve a emitirlo con «Emitir».
Anular
Una factura emitida se anula mediante una factura de anulación, no eliminándola. «Anular», en «Más…», crea una factura de anulación con número propio y las mismas partidas con el signo contrario; el descuento también se traslada, para que ambos documentos se compensen. En el PDF se titula «Factura de anulación», en el idioma del documento, y la introducción menciona la factura anulada.
Ambos documentos se mantienen; la factura antigua muestra después «Cancelado» y la nueva, «Factura de anulación». No se elimina nada, y ninguna de las dos se puede volver a abrir después. La factura de anulación se archiva y se guarda en tus archivos como cualquier factura emitida, y Invoice quita de tu calendario el vencimiento de pago de la factura antigua.
Cada factura se puede anular exactamente una vez. Una factura de anulación no se anula: si al final la factura debe ser válida, vuelve a crearla. Los presupuestos y los borradores no necesitan anulación.
- Haz clic en «Más…» en la factura y después en «Anular».
- Confirma el aviso.
Eliminar un documento
Invoice es una herramienta para redactar documentos, no un sistema de caja: también puedes eliminar un documento emitido, con «Eliminar» en «Más…» y una confirmación. Esto no se puede deshacer. Para una factura que tu cliente ya tiene, la anulación es el camino más limpio.
Si era el último documento emitido de su tipo en el año y no estaba pagado, el siguiente documento recibe su número; si no, el número queda consumido. El evento del calendario y la copia del PDF en tu BusinessCloud se quedan donde están: tienes que eliminarlos tú allí.
Una factura anulada y su factura de anulación van juntas y solo se pueden eliminar juntas: el aviso de confirmación menciona ambos números y después desaparecen las dos. También puedes eliminar un presupuesto aunque ya lo hayas convertido en factura; la factura se mantiene.
Conservar tus documentos es responsabilidad tuya. Con Descargar todo tienes en todo momento una copia propia.
- Haz clic en «Más…» en el documento y después en «Eliminar».
- Confirma el aviso.