Het pdf
“PDF” in elke regel van de documentenlijst opent het document in een nieuw venster. Een uitgegeven document komt uit het archief, precies zoals het is uitgegeven — ook als je merk of vormgeving inmiddels is gewijzigd. Een concept wordt telkens opnieuw opgemaakt en toont in plaats van het nummer de vermelding “Concept” in de taal van het document.
Op de pdf staan je briefhoofd met logo of bedrijfsnaam, titel en nummer, het adres van de klant, een kader met datum, leveringsdatum en betaaltermijn, de regels en de totalen. Daaronder volgen het betalingsverzoek met betalingskenmerk als er een IBAN is opgeslagen, je belastingvermelding en de slotzin. De voettekst met adres, contactgegevens, belastingnummers en bankgegevens staat op elke pagina, samen met het paginanummer; vanaf pagina twee wordt de kop herhaald met de vermelding “Fortsetzung”.
De pdf bevat echte tekst: je kunt erin zoeken en schermlezers kunnen hem voorlezen.
Per e-mail versturen
“Versturen” in de rij van een uitgegeven document opent het venster “Document versturen”. Adres, onderwerp en tekst zijn al voorbereid — in de taal van het document — en je kunt alles aanpassen. Onder “Bijlagen” staat wat er wordt meegestuurd: de pdf en bij facturen, waar mogelijk, de e-factuur. “Kopie aan (optioneel)” stuurt een kopie, bijvoorbeeld naar jezelf.
Het versturen gaat via KENJTEC: in de inbox van je klant staat je bedrijfsnaam, en antwoorden gaan naar je eigen adres. Daarom staat het bericht niet in je eigen mailbox — wat er is verstuurd, zie je in het postvak Uit. Daarna staat in de lijst onder het nummer “verstuurd”.
Concepten kun je niet versturen; ze hebben nog geen nummer. Staat er bij de klant geen e-mailadres, vul het dan in het veld “Aan” in. Ontbreekt de knop “Versturen” helemaal, dan is het postvak Uit niet geactiveerd — dat staat dan in de instellingen; open de pdf en verstuur hem zelf.
- Klik bij het uitgegeven document op “Versturen”.
- Controleer “Aan”, “Onderwerp” en “Tekst” en vul zo nodig “Kopie aan (optioneel)” in.
- Klik op “Nu versturen”.
Het postvak Uit
Alles wat Invoice namens jou heeft verstuurd, staat in het postvak Uit — documenten en betalingsherinneringen, met onderwerp, ontvanger en tijdstip. Ook wat niet is verstuurd, staat daar: elke rij vermeldt “afgeleverd” of “niet verstuurd”, en bij “niet verstuurd” de reden.
Je vindt het helemaal onderaan in de “Instellingen” onder “Uitgaande mail bekijken”. Het toont de laatste 200 berichten.
- Open „Instellingen“.
- Klik helemaal onderaan op “Uitgaande mail bekijken”.
E-factuur
Elke uitgegeven factuur is een ZUGFeRD-factuur: een PDF/A-3 waarin de e-factuur volgens EN 16931 als bestand “factur-x.xml” zit. Invoice controleert die eerst aan de hand van de officiële regels.
Elke factuur is er ook als XRechnung voor Duitse overheden en ontvangstportalen en als Peppol-bestand volgens Peppol BIS 3.0 (UBL) — onder “Meer …” met “XRechnung (XML) downloaden” en “Peppol (UBL) downloaden”. Voor een overheid vul je bij de klant de Leitweg-ID in onder “Referentie koper / Leitweg-ID”; zonder invoer staat daar het factuurnummer. Voor Peppol hebben jij en je klant elk een Peppol-ID nodig (zoals 0208:0123456789); je stuurt het bestand het Peppol-netwerk in via een toegangspunt naar keuze.
Bij een uitgegeven factuur hoort een e-factuur: een XML-bestand volgens de Europese norm EN 16931, dat een boekhouding kan inlezen in plaats van de pdf over te typen. Je downloadt het onder “Meer …” met “E-factuur (XML) downloaden”; verstuur je de factuur per e-mail, dan wordt het automatisch meegestuurd.
Hetzelfde XML-bestand krijg je ook apart. Het heeft bij jou en bij de klant naam, straat, plaats en land nodig; ontbreekt er iets, dan zegt Invoice in één zin wat. Daarnaast hebben je afzendergegevens een fiscaal nummer of btw-nummer nodig. Facturen die vóór 25 oktober 2026 zijn uitgegeven, blijven zoals ze zijn. Voor offertes en concepten is er geen e-factuur.
Eist een ontvanger een bepaald formaat, overleg dan vooraf met de ontvanger of dit bestand wordt geaccepteerd.
- Klik bij de factuur op “Meer …”.
- Klik op “E-factuur (XML) downloaden”.
Overboekingscode op de factuur
Facturen in euro krijgen rechtsonder een QR-code als er in je instellingen een geldige IBAN staat. Je klant scant die met zijn bankapp, en ontvanger, IBAN, bedrag en omschrijving — het factuurnummer — staan kant-en-klaar in de overboeking. Eronder staat in de taal van het document dat je de code met de bankapp kunt scannen.
Voor andere valuta, voor offertes en zonder IBAN is er geen code; de standaard voor deze codes kent alleen de euro. De bankgegevens staan dan zoals altijd in de voettekst.
