Een reeks instellen
In het tabblad “Terugkerend” leg je met “+ Nieuwe reeks” vast wat regelmatig wordt gefactureerd: “Naam (alleen voor jou)”, “Klant”, “Frequentie” — wekelijks, maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks —, “Volgend document op” en, als de reeks moet eindigen, “Loopt tot (optioneel)”.
Daarbij komt wat er op het document staat: “Wat wordt gefactureerd”, “Bedrag per document” — de prijs zonder btw — en het btw-tarief. Een reeks bevat één regel; valuta en taal komen uit je instellingen en van de klant. De lijst toont het bedrag inclusief btw.
Bestaat de dag in een maand niet — bijvoorbeeld de 31e in februari —, dan schuift de datum naar de laatste dag van die maand en blijft daarna daar.
- Open “Terugkerend” en klik op “+ Nieuwe reeks”.
- Vul omschrijving, klant, ritme, “Volgend document op”, “Wat wordt gefactureerd” en “Bedrag per document” in.
- Klik op “Opslaan”.
Wanneer een reeks aan de beurt is
Is de dag onder “Volgend document op” bereikt, dan staat de reeks in de lijst als “aan de beurt”, en het overzicht meldt dat met “Bekijken”. “nu aanmaken” maakt het factuurconcept aan; de datum van de reeks schuift daarbij één interval op, zodat geen periode dubbel wordt gefactureerd.
Je kunt de knop ook eerder indrukken — voor de factuur die een week eerder de deur uit moet. Het concept wacht daarna onder “Documenten”.
- Klik bij de reeks op “nu aanmaken”.
- Open “Documenten” — daar staat het nieuwe concept.
In de nacht voor de vervaldag maakt Invoice het concept zelf aan, en de datum van de reeks schuift op. Staat bij de reeks “Document direct uitgeven (in plaats van alleen een concept te maken)” aan, dan geeft Invoice het daarbij meteen uit; met “En naar de klant versturen” gaat het ook per e-mail naar je klant — versturen kan alleen met een abonnement. Beide schakelaars staan uit tot je ze aanzet.
Wat er in het concept staat
Het concept uit een reeks is een gewone factuur, nog zonder nummer. Als datum en leveringsdatum krijgt het de datum van de reeks; “Te betalen vóór” volgt de betalingstermijn van de klant of je instellingen. Regel, bedrag en btw-tarief komen uit de reeks, de btw-vermelding uit je instellingen.
Je controleert het, past het zo nodig aan met “Bewerken”, geeft het uit en verstuurt het — zoals elk ander document. Een factuur die ongezien de deur uitgaat, bereikt ooit een klant die allang heeft opgezegd; daarom blijft deze stap bij jou.
- Open in “Documenten” het concept met “Bewerken” en controleer het.
- Klik op “Opslaan en uitgeven”.
- Verstuur het met “Versturen”.
Reeksen wijzigen, pauzeren, beëindigen
“bearbeiten” opent de reeks in hetzelfde venster. Zet je “Reeks actief” uit, dan pauzeer je haar zonder haar te verwijderen — de lijst toont dan “gepauzeerd”, en ze komt niet meer aan de beurt. Is de dag onder “Loopt tot (optioneel)” verstreken, dan komt ze evenmin nog aan de beurt.
“verwijderen” verwijdert de reeks na een bevestigingsvraag; de documenten die er al uit zijn ontstaan, blijven bestaan. Een klant voor wie nog een reeks loopt, kun je niet verwijderen.
- Klik bij de reeks op “bearbeiten”.
- Zet “Reeks actief” uit om haar te pauzeren, of wijzig bedrag en ritme.
- Klik op “Opslaan”.