Uitreiken
Door het uitreiken wordt het concept een definitief document. Eerst controleert Invoice wat elk document nodig heeft: naam en adres van de klant, minstens één regel — en bij facturen je bedrijfsnaam, je adres en de leveringsdatum. Ontbreekt er iets, dan zegt de melding precies wat, bijvoorbeeld “Es fehlt noch: Leistungsdatum”.
Daarna krijgt het document zijn nummer en, als het er nog geen heeft, de datum van vandaag; Invoice legt totalen, taal, beide adressen, logo, kleuren en lettertype vast. Het pdf slaat Invoice op in zijn archief — dat is wat je daarna onder “PDF” opent en wat wordt verstuurd. Lukt het opslaan niet, dan wordt het document helemaal niet uitgereikt.
Vanaf nu is het document vergrendeld: verhuist je klant of wijzig je je merk, dan blijft het zoals het was. In je BusinessCloud verschijnt de betaaltermijn in de agenda en een kopie van het pdf in je bestanden.
- Klik in “Documenten” bij het concept op “Uitgeven” — of in het formulier op “Opslaan en uitgeven”.
- Lees de melding: het document is uitgereikt en gearchiveerd.
Strandt “Opslaan en uitgeven” op een ontbrekend gegeven, dan staat het document al als concept in “Documenten”. Vul daar met “Bewerken” aan wat ontbreekt, in plaats van het opnieuw te schrijven.
Nummers en nummerreeks
Elk nummer heeft de vorm prefix, jaar, volgnummer: RE-2026-0012 voor facturen, AN-2026-0003 voor offertes. Facturen en offertes worden apart geteld, elk jaar begint weer bij 0001, en het jaar is dat van de documentdatum.
De prefixen wijzig je in de instellingen onder “Voorvoegsel voor facturen” en “Voorvoegsel voor offertes” — alleen letters en cijfers, hoogstens acht. Ze gelden voor nieuwe nummers, en de teller loopt door in plaats van opnieuw te beginnen: na RE-2026-0011 volgt met de prefix FT dus FT-2026-0012.
Invoice voorkomt gaten waar dat kan: concepten hebben geen nummer, en wie het laatst uitgereikte document van die soort in een jaar verwijdert, geeft het nummer ervan door aan het volgende — behalve bij een betaalde factuur. Een nummer uit het midden blijft verbruikt, want twee facturen met hetzelfde nummer zouden erger zijn dan een gat.
Offerte aanvaard of afgewezen
Een uitgereikte offerte staat in “Documenten” als “Open”. Zegt je klant ja of nee, dan leg je dat vast onder “Meer …”: “Markeren als geaccepteerd” of “Markeren als afgewezen”. De regel toont daarna “Geaccepteerd” of “Geweigerd”.
De status is een notitie voor jezelf; de offerte zelf verandert niet. Een afgewezen offerte kan niet meer in een factuur worden omgezet. De dag waarop “Geldig tot” afloopt, vind je in de agenda van je BusinessCloud.
- Klik in de regel van de offerte op “Meer …”.
- Kies “Markeren als geaccepteerd” of “Markeren als afgewezen”.
Van offerte naar factuur
“Omzetten in factuur” in de regel van een uitgereikte offerte maakt een nieuw factuurconcept aan — met dezelfde regels en teksten, dezelfde valuta, taal en belasting en dezelfde korting. De offerte blijft zoals ze is; ze wordt niet achteraf als factuur geherinterpreteerd.
Het nieuwe concept heeft nog geen leveringsdatum en geen betaaltermijn. Open het met “Bewerken”, vul beide in en reik het daarna uit.
- Klik bij de offerte op “Omzetten in factuur”.
- Open het nieuwe concept met “Bewerken” en vul “Datum van dienstverlening” en “Te betalen vóór” in.
- Klik op “Opslaan en uitgeven”.
Een uitgereikt document weer openen
Voor de verwisselde cijfers die je meteen opvallen: “Heropenen (om te wijzigen)” onder “Meer …” maakt van het document weer een concept. Je wijzigt het met “Bewerken” en reikt het opnieuw uit.
Het document houdt zijn nummer, ook bij het opnieuw uitreiken: de gecorrigeerde versie vervangt de oude — in het archief en in de opslag van je BusinessCloud. Zolang het een concept is, toont “PDF” de versie waaraan je op dat moment werkt. Alleen als de nieuwe documentdatum in een ander jaar valt, krijgt het een nummer uit dat jaar. Heeft je klant het document al ontvangen, dan is de annulering toch de duidelijkere weg: hij heeft de oude versie immers al in handen.
Een betaalde factuur kun je niet weer openen, een geannuleerde factuur en de bijbehorende creditfactuur evenmin — een annuleringspaar blijft zoals het is uitgereikt. Bij een betaalde factuur verwijder je eerst de betaling — zie Betaling invoeren.
- Klik bij het document op “Meer …” en daarna op “Heropenen (om te wijzigen)”.
- Klik op “Bewerken”, corrigeer en klik op “Concept opslaan”.
- Reik het opnieuw uit met “Uitgeven”.
Annuleren
Een uitgereikte factuur maak je ongedaan met een annulering, niet door haar te verwijderen. “Annuleren” onder “Meer …” maakt een creditfactuur aan: met een eigen nummer en dezelfde regels met omgekeerd teken; ook de korting gaat mee, zodat beide documenten elkaar opheffen. Op het pdf heet ze “Annuleringsfactuur”, in de taal van het document, en de inleiding noemt de geannuleerde factuur.
Beide documenten blijven bestaan; de oude factuur toont daarna “Geannuleerd”, de nieuwe “Annuleringsfactuur”. Er wordt niets verwijderd, en geen van beide kan daarna weer worden geopend. De creditfactuur wordt gearchiveerd en in je bestanden gezet zoals elke uitgereikte factuur, en de betaaldatum van de oude factuur haalt Invoice uit je agenda.
Elke factuur kan precies één keer worden geannuleerd. Een creditfactuur zelf annuleer je niet — moet de factuur toch gelden, dan maak je haar opnieuw aan. Offertes en concepten hoeven niet te worden geannuleerd.
- Klik bij de factuur op “Meer …” en daarna op “Annuleren”.
- Bevestig de controlevraag.
Een document verwijderen
Invoice is een tool om documenten te schrijven, geen kassasysteem: ook een uitgereikt document kun je verwijderen, met “Verwijderen” onder “Meer …” en een controlevraag. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt. Voor een factuur die je klant al heeft, is de annulering de nettere weg.
Was het het laatst uitgereikte document van die soort in dat jaar en was het niet betaald, dan krijgt het volgende document het nummer ervan; anders blijft het nummer verbruikt. De afspraak en de pdf-kopie in je BusinessCloud blijven staan — die verwijder je daar zelf.
Een geannuleerde factuur en de bijbehorende creditfactuur horen bij elkaar en kunnen alleen samen worden verwijderd: de controlevraag noemt beide nummers, daarna verdwijnen ze allebei. Een offerte kun je ook verwijderen als je er al een factuur van hebt gemaakt — de factuur blijft bestaan.
Het bewaren van je documenten is jouw verantwoordelijkheid. Met Alles downloaden heb je altijd een eigen kopie.
- Klik bij het document op “Meer …” en daarna op “Verwijderen”.
- Bevestig de controlevraag.