Het overzicht
Het tabblad “Overzicht” beantwoordt de vragen waarmee je een factuurprogramma opent. Bovenaan staan zes tegels: “Open”, “Achterstallig”, “Abgerechnet” en “Eingegangen” in het lopende jaar, “Gemiddelde tijd tot betaling” — de dagen van uitgifte tot de laatste betaling — en “Ontwerpen van Kenji”.
Daaronder somt “Binnenkort vervallend” de openstaande facturen op, de meest achterstallige eerst, met “Herinnering sturen” in elke rij. “Twaalf maanden” toont je netto-omzet per maand, “Grootste klanten” de vijf met de meeste omzet in het jaar. Is een terugkerende factuur aan de beurt, dan staat hier een melding met “Bekijken”.
Er wordt gerekend in je standaardvaluta. Documenten in andere valuta telt het overzicht niet op, omdat de koers dagelijks verandert; het vermeldt alleen dat ze er zijn.
Documenten vinden
Het tabblad “Documenten” toont alle offertes en facturen, de nieuwste eerst. Het zoekveld zoekt op nummer of klantnaam; de knoppen ernaast filteren: “Alle”, “Open”, “Achterstallig”, “Ontwerpen van Kenji”, “Betaald” en “Offertes”.
Elke rij vermeldt zijn status in woorden — “Concept”, “Open”, “Gedeeltelijk betaald”, “Betaald”, “Geannuleerd”, “Annuleringsfactuur”, “Geaccepteerd”, “Geweigerd” of het aantal dagen na de vervaldatum. Onder het nummer staat “verstuurd” als het document per e-mail is verstuurd, onder de status hoe vaak je een herinnering hebt gestuurd. Bij deelbetalingen toont een balk naast het openstaande restbedrag hoeveel er al binnen is.
- Open “Documenten”.
- Typ een nummer of een klantnaam in het zoekveld.
- Beperk de lijst met een filter, bijvoorbeeld “Achterstallig”.
Betaling registreren
Is er geld binnengekomen, klik dan in de rij van de factuur op “Betaling”. In het venster staat het openstaande bedrag al in het bedragveld; daarbij komen “Ontvangen op” en “Betaalmethode” — vrij in te vullen, bijvoorbeeld “Bankoverschrijving”, “Bar” of “M-Pesa”.
De factuur zelf verandert daardoor niet, alleen de status: een deelbedrag maakt haar “Gedeeltelijk betaald”, het volledige bedrag “Betaald”. Een restant van één cent geldt als betaald — afrondingen bij buitenlandse overboekingen mogen geen herinnering veroorzaken.
Vergist? “Meer …” toont onder “Ontvangen betalingen” elke betaling met “entfernen”; daarna berekent Invoice de status opnieuw.
- Klik bij de factuur op “Betaling”.
- Controleer bedrag, datum en “Betaalmethode”.
- Klik op “Vastleggen”.
Betalingsherinnering in drie fasen
Is een factuur over de vervaldatum, dan verschijnt in haar rij “Herinnering sturen” — vanaf de dag na “Te betalen vóór”, ook in het overzicht. Het venster “Zahlungserinnerung” toont de volgende fase met adres, onderwerp en tekst, alles in de taal van de klant en aan te passen.
De drie fasen bouwen op elkaar voort zonder onbeleefd te worden: eerst een vriendelijke opmerking dat de factuur waarschijnlijk is ondergesneeuwd, dan een tweede navraag met het aanbod om over een oplossing te praten, ten slotte het verzoek om contact op te nemen. Vermeld wordt het openstaande bedrag, niet het oorspronkelijke, en de factuur wordt als pdf bijgevoegd. Kosten en vertragingsrente rekent Invoice er niet bij.
“Versturen” stuurt de herinnering via KENJTEC, net als een document. De fase gaat pas omhoog als het bericht echt is verstuurd, en na de derde blijft het bij de derde; de rij toont hoe vaak je een herinnering hebt gestuurd.
- Klik bij de achterstallige factuur op “Herinnering sturen”.
- Lees onderwerp en tekst en pas ze aan als je wilt.
- Klik op “Versturen”.
Met de schakelaar “Automatisch herinneren aan achterstallige facturen” in de instellingen verstuurt Invoice de volgende fase zelf — 's nachts, zodra een factuur zoveel dagen achterstallig is als ingesteld (standaard 3, 14 en 30). Zonder de schakelaar gaat er geen herinnering zonder jou de deur uit; versturen kan alleen met een abonnement.
Herinnering alleen vastleggen
Heb je zelf gebeld of geschreven, leg dat dan in hetzelfde venster vast met “Alleen vastleggen”: de fase gaat omhoog, er wordt niets verstuurd. Dat is een bewuste handeling en telt daarom mee — de volgende herinnering is dan de volgende fase.
Is het postvak Uit niet geactiveerd, dan ontbreekt “Versturen” in het venster en blijft “Alleen vastleggen” de aangewezen weg. De kant-en-klare tekst staat er toch; je kopieert hem en verstuurt hem zelf.
- Klik bij de factuur op “Herinnering sturen”.
- Kopieer zo nodig de tekst.
- Klik op “Alleen vastleggen”.