予定を登録する
「カレンダー」で、週表示または月表示の空いている場所をクリックするか、左上の「イベント」をクリックします。小さなウィンドウが開くので、タイトル、開始と終了を入力し、必要に応じて「終日」を選んでから「保存」をクリックします。
「詳細情報」をクリックすると、予定の全項目が開きます。ここで場所や説明を入力したり、予定を定期的に繰り返すよう設定したり、「ファイル」に保存されているファイルを添付したりできます。上部では、表示を日、週、月、年、リストに切り替えられます。「今日」をクリックすると、今日の日付に戻ります。
予定の詳細では、リマインダーも設定できます。リマインダーは BusinessCloud の通知として、数分遅れて表示されます。
- BusinessCloud で「カレンダー」を開きます。
- 週表示で日付と時刻をクリックします。
- 「タイトル」にタイトルを入力します（例：「新しい焙煎の試飲」）。
- 「保存」をクリックします。
ほかのカレンダーを作成する
最初のカレンダーの名前は「個人」です。シフト表、イベント、納品など、分けて表示したいものごとにカレンダーを追加で作成できます。カレンダーにはそれぞれ固有の色があり、左側の列にあるその項目をクリックすると、予定の表示と非表示を切り替えられます。
予定をどのカレンダーに入れるかは、予定そのものの中で選択します。ほかのプログラムのカレンダーファイルにある予定は、左下の「カレンダー設定」にある「カレンダーのインポート」で取り込みます。
- 左側の列で「マイカレンダー」の横にあるプラス（「新規作成」）をクリックします。
- 「新しいカレンダー」を選択します。
- 名前（例：「シフト表」）を入力し、Enter キーで確定します。
カレンダーをリンクで見せる
カレンダーは、閲覧用のリンクで他の人に渡せます。たとえば、シフト表をチームに、イベントを常連客に渡すといった使い方です。リンクを開いた人はブラウザーで予定を見られますが、変更は一切できません。
同じ場所には、ほかに二つの方法があります。「購読リンクをコピー」は、他の人が自分のカレンダープログラムに登録してあなたの予定をそこで見るためのアドレスを提供します。「埋め込みコードをコピー」は、カレンダーをウェブサイト上に表示するためのコードを提供します。「共有リンクを削除」はリンクを無効にします。
- 左側の列でカレンダーの三点メニューを開き、「カレンダー編集、共有」を選択します。
- 「URLで共有」の横にあるプラスをクリックします。
- 「公開リンクをコピー」でリンクをコピーし、相手に送ります。
このリンクは、知っている人なら誰でも使えます。そのため、全員に見られても構わない予定だけが入ったカレンダーを共有してください。プライベートな予定は別のカレンダーに入れましょう。
予約を受け付ける
予約機能を使うと、顧客はあなたの空き時間を表示するページから、自分で予約を入れられます。相談、受け取り、最初の打ち合わせなどに利用できます。この機能はカレンダーの一部です。BusinessCloud の「予定」でカレンダーが開き、左側の「予約スケジュール」に予約ページが表示されます。
ページごとに、予定の所要時間、予約された予定を入れるカレンダー、予約を受け付ける時間帯を設定します。このカレンダー、または競合確認用に選んだカレンダーで埋まっている時間は、ページに表示されません。
ゲストは空いている時間を選び、名前とメールアドレスを入力して「予約する」をクリックします。その後、リンク付きのメールがゲストに届きます。ゲストがこのリンクで予約を確定して初めて、予定があなたのカレンダーに入ります。各時間を予約できるのは一人だけです。メールは BusinessCloud があなたに代わって送信するため、そのための設定は何も必要ありません。
ゲストが自分で予約をキャンセルしたり変更したりすることはできません。ゲストがメールに返信すると、その返信があなたに届くので、あなたがカレンダーで対応します。プランが終了すると、ほかの公開リンクと同様に、予約ページも応答しなくなります。
- BusinessCloud で「予定」を開きます。
- 左側の「予約スケジュール」で「新規作成」をクリックします。
- 「予定名」に名前（例：「ケータリング相談」）を入力し、「期間（分）」と「予約カレンダー」を選び、「予約可能時間」で予約を受け付ける時間を選択します。
- 「保存」をクリックします。
- 予約スケジュールの三点メニューを開き、「リンクをコピー」を選択してリンクを渡します。
Invoice からの期限
Invoice で支払期限付きの請求書を発行すると、その期限が書類番号と金額付きの終日予定としてカレンダーに入ります。見積書の場合は、有効期限が切れる日が入ります。予定には Invoice に戻るリンクがあり、書類の PDF も添付されます。そのための設定は何も必要ありません。詳しくは カレンダー上の期限 をご覧ください。
連絡先を作成・管理する
「連絡先」はあなたのアドレス帳です。顧客、仕入先、チーム、そして会社が関わるすべての人のためのものです。「新しい連絡先」で項目を作成し、名前、会社、電話番号、メールアドレス、住所を直接入力します。
既存の連絡先は「編集」と「保存」で変更します。ほかのプログラムのアドレス帳をまとめて取り込むには、左下の「連絡先の設定」にある「連絡先のインポート」を使います。ほとんどのアドレス帳や電話が出力できる vCard ファイル（.vcf）から取り込めます。
- BusinessCloud で「連絡先」を開きます。
- 「新しい連絡先」をクリックします。
- 名前、会社、電話番号、メールアドレスを入力し、「保存」をクリックします。
グループ — そしてグループ「顧客」
グループを使うとアドレス帳を整理できます。一つの連絡先を複数のグループ、たとえば「仕入先」と「プレス」の両方に入れることもできます。左側の列の「連絡先グループ」で新しいグループを作成し、ワンクリックで所属している人を確認できます。
グループ「顧客」には Invoice から顧客が登録されます。そこで新しく作成した顧客はすべて、名前、メールアドレス、住所とともにアドレス帳のこのグループに入ります。逆に、Invoice では連絡先を入力し直す代わりにそのまま取り込めます。詳しくは アドレス帳から顧客を取り込む をご覧ください。
- 連絡先を開き、「編集」をクリックします。
- 「連絡先グループ」欄でグループを選択します。
- 「保存」をクリックします。