カレンダーの期限
「支払期限」を指定した請求書を発行すると、Invoice がその期限を終日の予定として BusinessCloud のカレンダーに登録します。タイトルには番号と金額が入り、三日前にカレンダーから通知されます。見積書の場合は、「有効期限」の期限が切れる日が登録されます。
予定の詳細表示には書類の PDF が添付され、説明欄には Invoice に戻るリンクが入っています。書類を開いてその行を強調表示するリンクと、請求書の場合は、期限を過ぎ次第、支払いリマインダーを直接開くリンクです。
書類を再度開いてから発行し直すと、Invoice はその予定を置き換えます。予定の登録がうまくいかなかった場合でも、書類は発行済みのままです。
- BusinessCloud でカレンダーを開き、予定をクリックします。
- 予定の詳細表示を開きます。
- 書類または支払いリマインダーへのリンク、あるいは添付の PDF をクリックします。
ファイル内の書類
書類を発行すると、Invoice が PDF のコピーをあなたのファイルに保存します。請求書は「経理/請求書/<年>」に、見積書は「経理/見積書/<年>」に、書類番号をファイル名として保存されます。フォルダー名には最初の書類を保存した時点の BusinessCloud の言語が使われ、その後も変わらないため、フォルダーが二つに分かれることはありません。フォルダーはそのまま税理士に渡せます。
このコピーはあなたのものです。移動、名前の変更、削除も自由に行えます。原本は Invoice のアーカイブに残り、書類一覧の「PDF」は常に原本を開きます。取消請求書もここに、取り消す対象の請求書と並んで保存されます。
Office 用のレターヘッド
Invoice はあなたのブランドをもとに、BusinessCloud のワープロ用レターヘッドを作成します。ロゴ、アクセントカラーと見出し用書体で表示した会社名とその下の線、宛名欄の上の差出人表示、そして住所・連絡先・ブランドの追加行を記したフッターです。可能な場合は、ブランドの書体もファイルに埋め込まれます。本文領域は空白です — 手紙の中身はあなたのものです。
ファイル名は「Briefbogen.odt」— ドイツ語以外の言語では「Letterhead.odt」— で、テンプレートフォルダーに保存されます。ファイルでは「Neu → Dokument」からテンプレートとして選べます。ブランドに合わせた段落スタイル — 見出し、タイトル、サブタイトル、引用、本文 — と、文字スタイル「KENJTEC Akzent」「KENJTEC Nebentext」が含まれています。
ブランドが変更されると、Invoice がレターヘッドを更新します。サインインのたび、Invoice を開いたとき、そしてテンプレートを選ぶ前です。削除した場合は、Invoice が新たに作成します。ブランドがなければレターヘッドは作成されず、複数のブランドがある場合は、書類用に選んだブランドが使われます。設定の「Officeのレターヘッド」カードに保存場所が表示され、「テンプレートフォルダーを開く」からそこへ移動できます。
- BusinessCloud でファイルを開き、「Neu」をクリックします。
- 「Dokument」を選び、テンプレートとしてレターヘッドを選択します。
- 手紙を書きます。
すべてをダウンロードする
Invoice の右上にある「すべてダウンロード」から、ZIP アーカイブをダウンロードできます。アーカイブには、発行済みの証憑の PDF が「Rechnungen」と「見積書」に分けて年ごとに整理されて含まれています。さらに、下書きを含むすべての証憑をまとめた「belege.csv」と、顧客をまとめた「kunden.csv」の 2 つの表も含まれています。これらの表はセミコロン区切りで、表計算ソフトで開くことができます。
アーカイブ内の LIESMICH には、証憑はご自身で保管する必要があることが記載されています。このボタンは解約時だけでなく、常に表示されています。
- 右上の「すべてダウンロード」をクリックします。
- アーカイブをご自身の保存先に保存します。