顧客記録
BusinessCloud の「顧客」には、会社のすべての顧客がその記録とともに表示されます。会話のメモ、フォローアップ、Invoice の書類、プロジェクト、経費、リンクされたファイル、フォルダー、予定、そして履歴です。これは Invoice と同じ顧客データです。ここで作成・変更した顧客は、そちらにもまったく同じように表示されます。発行済みの書類は記載された住所をそのまま保持します。
同じ名前の顧客がすでに存在する場合でも、記録が黙って別の顧客を作成することはなく、何かを統合することもありません。一致した候補が表示され、「この顧客を開く」で既存の顧客を開くか、「このまま新規登録」で意図的に別の顧客を作成できます。
新しい顧客はアドレス帳にも登録されます。会社に所属している場合は、オーナーのアドレス帳に登録されます。記録で名前、住所、連絡先情報を変更すると、連絡先も追従します。逆はありません。アドレス帳で変更した内容は、記録には自動的に反映されません。
「メモ」には会話を記録します。「新しいメモ」にテキストを書き、「メモを保存」をクリックします。各メモには誰がいつ書いたかが表示され、「履歴」には記録に対して行われた変更が表示されます。
- BusinessCloud で「顧客」を開き、「顧客を登録」をクリックします。
- 「顧客名または会社名」に名前を入力します。これが唯一の必須項目です。
- 「顧客を登録」をクリックします。
フォローアップ：その日に改めて対応する
フォローアップは、特定の日に顧客へ改めて対応すること（たとえば見積もりの確認）を思い出させてくれます。担当者のカレンダーに終日予定として表示され、完了するとそこから消えます。会社で複数人が働いている場合は、「担当者」で誰が対応するかを選びます。
ページ上部の「あなたの期日到来分」には、今日またはそれ以前が期日のフォローアップの件数が表示されます。記録内の各フォローアップには、期限切れ、今日が期日、未完了、完了のいずれであるか、そして予定がカレンダーに入っているかどうかが表示されます。「完了」で完了にし、「再開」で元に戻します。日付、タイトル、メモは記録で変更すると予定も追従しますが、カレンダー上で予定を変更しても、フォローアップには反映されません。
- 顧客記録を開き、「フォローアップを作成」をクリックします。
- 「内容」に用件を簡潔に書き（例：「クリスマスパーティーの見積もりを確認する」）、「期日」で日付を選択します。
- 「フォローアップを作成」をクリックします。
プロジェクト記録
プロジェクトは、案件に関するすべてをまとめます。たとえば結婚式のケータリングです。プロジェクト記録には、顧客、状態（「計画中」、「進行中」、「一時停止」、「完了」のいずれか）、開始日と目標日、そして参加している社内のメンバーが含まれます。
リンクできるのは、タスクを含む Deck のボード、ファイル、フォルダー、予定、Invoice の顧客の書類、経費です。常に参照としてリンクされ、コピーされることはありません。元のデータはそのままの場所に残り、「リンクを解除」は参照だけを取り除きます。元のデータが削除された場合や、あなたへの共有が解除された場合は、リンクに「存在しません」または「あなたは利用できません」と表示されます。書類は「書類をリンク」でリンクします。そのためには、プロジェクトに顧客が設定されている必要があります。
プロジェクトが終わったら、「アーカイブ」で一覧から外します。その際、何も削除されません。「アーカイブを表示」でアーカイブされたプロジェクトを表示し、「元に戻す」で元に戻せます。「プロジェクトを削除」を実行できるのは管理者だけです。これはリンクと履歴を含めて記録を削除しますが、ファイル、予定、ボード、書類は一切削除しません。経費はプロジェクトへの割り当てが外れるだけです。
- BusinessCloud で「プロジェクト」を開き、「プロジェクトを作成」をクリックします。
- 「プロジェクト名」に名前を入力し、顧客と状態を選んで「プロジェクトを作成」をクリックします。
- プロジェクト記録で「Deck ボードを接続」「ファイルをリンク」「フォルダーをリンク」「予定をリンク」を使い、関連するものを接続します。
経費と領収書
「経費」では、仕入先からの請求書や領収書を、その証憑と一緒に登録します。登録するのは、仕入先または名称、証憑の日付、証憑番号、金額、通貨、自由に名前を付けられるカテゴリーです。必要に応じて顧客とプロジェクトも指定できます。これは会計処理ではありません。仕入税額控除も銀行照合も行いません。
領収書はアップロードするか（「ファイルをアップロード」：PDF、一般的な画像形式または XML、20 MB まで）、「ファイルから選ぶ」で BusinessCloud から取り込みます。アップロードした領収書は、会社の共有フォルダーの「領収書」内の年のフォルダーに保存されます。会社に所属していない場合は、自分のファイルに保存されます。自分のファイルから選んだ領収書は元の場所に残り、経費はそのファイルを参照するだけです。
金額は、お住まいの地域で普段書く形式で入力します。経費は通貨ごとの小数点以下の桁数を把握しています。円は小数なし、クウェート・ディナールは 3 桁です。合計は通貨ごとに計算され、異なる通貨をまたいで合算されることはありません。
「リンクを解除」は領収書を経費から切り離すだけで、「経費を削除」は経費だけを削除します。どちらの場合も、領収書ファイルはクラウドに残ります。
- BusinessCloud で「経費」を開き、「経費を登録」をクリックします。
- 仕入先、証憑の日付、金額を入力し、通貨を選びます。
- 「領収書」で「ファイルをアップロード」または「ファイルから選ぶ」を選びます。
- 「経費を登録」をクリックします。
複数人で同じ記録を扱う
会社の全員が、同じ顧客、プロジェクト、経費を扱います。誰でも顧客の追加と変更、メモの作成、フォローアップとプロジェクトの作成、リンクの追加、プロジェクトのアーカイブ、経費の登録ができます。他の人のメモや経費の編集・削除、他の人のフォローアップの削除、プロジェクトの削除、「すべてダウンロード」ができるのは管理者だけです。使用する権限のないボタンは、そもそも表示されません。
2 人が同じ記録を相次いで保存しても、どちらかの内容が知らないうちに上書きされることはありません。後から保存した人には「この間に誰かが変更しました。再読み込みして変更内容を確認してください。」と表示され、内容が異なる項目が示されます。そこで「保存されている内容を使う」を選ぶか、「自分の入力を残す」を選んでもう一度保存します。
「すべてダウンロード」では、メモ、フォローアップ、経費、プロジェクト、リンク、履歴を表形式で ZIP アーカイブとしてダウンロードします。領収書ファイルはクラウドに残ります。顧客と書類は、Invoice の「すべてダウンロード」 で持ち出せます。