会社にメンバーを招待する
メンバーはそれぞれ自分の KENJTEC アカウントを使って、あなたの BusinessCloud で一緒に作業します。顧客、プロジェクト、経費、証憑はメンバー全員で共通です。招待はダッシュボードの「会社とメンバー」から行います。ここでは「会社名」で会社の名前も設定できます。この名前は、あなたの会社のメンバーにしか表示されません。
席とストレージはプランに含まれています。「席とストレージ」では、使用中の席の数（そのうち 1 席はあなたの分）、プラン全体のストレージ容量、そしてまだ割り当てられる容量を確認できます。各メンバーにはそれぞれの割り当て分が付与され、残りはあなたの分になります。現在のプランが 1 席だけの場合はその旨が表示され、「プランを申し込む」からプラン一覧に移動できます。
招待にはそれぞれ役割が設定されます。「メンバー」は顧客、プロジェクト、経費、証憑の下書きを扱えます。「管理」はさらに証憑を発行し、メンバーを招待することもできます。誰を管理に加えるかは、オーナーであるあなただけが決められます。
送信すると、ダッシュボードに招待リンクが表示されます。メールが届かない場合は、「リンクをコピー」でリンクをコピーし、ご自身で相手に伝えてください。相手が承諾するまで、招待は席を一つ使用します。「未承諾の招待」で「取り消す」をクリックすると、招待を取り消せます。
- ダッシュボード を開き、「会社とメンバー」を選択します。
- 「メンバーを招待」で「メールアドレス」を入力し、「役割」と「ストレージ（GB）」を選択します。
- 「招待を送信」をクリックします。
招待の有効期間は七日間で、送信先のアドレスでしか使えません。同じメールドメインを使っていても、それだけで会社のメンバーになることはありません。
招待を承諾する
誰かに招待されると、リンク付きのメールが届きます。リンク先のページには、誰があなたをどの会社にどの役割で招待しているか、招待がいつまで有効かが表示されます。カードは必要ありません。あなたの席はすでに支払い済みです。
承諾できるのは、招待の送信先とまったく同じアドレスだけです。KENJTEC アカウントをまだお持ちでない場合は、「アカウントを作成」でアカウントを作成し、メールに届いたコードで確認します。その後、招待ページに戻ります。自分のプランを持つアカウントには専用のオフィスがあるため、会社で一緒に作業するには別のアカウントを使ってください。また、一緒に作業できる会社は常に一社だけです。
会社の BusinessCloud には、会社名の付いた共有フォルダーがあります。誰かがそこに入れたものは会社の全員に表示され、その人が後で会社を離れても残ります。会社内の誰とでも直接共有できます。
- 招待メールのリンクを開きます。
- ログインしていない場合は「ログイン」をクリックします。アカウントをまだお持ちでない場合は「アカウントを作成」をクリックします。
- 「招待を承諾」をクリックします。
- 「BusinessCloud を開く」をクリックします。
ストレージの変更とメンバーの退出
「会社のメンバー」には、一緒に作業している全員が、役割と参加日とともに表示されます。ここでメンバーのストレージを変更できます。オーナーであれば役割も変更できます。変更は「保存」で確定します。「管理」の役割を持つ人は、役割が「メンバー」の人のストレージを変更できます。役割を割り当てられるのはオーナーだけです。
メンバーが辞めるときは、その人を会社から外し、その人が BusinessCloud で所有しているものを誰が引き継ぐかを選びます。引き継ぐのは、あなた自身か、会社に残るメンバーです。引き継がれるのはファイル、ボード、リスト、投票、チームで、コピーとして渡されることはありません。カレンダー、連絡先、予約はその人のもとに残ります。各領域で何が引き継がれたかは、その後「引き継ぎ」に表示されます。
役割が「メンバー」の場合は、自分で退出することもできます。「会社とメンバー」で「会社から退出」をクリックし、「はい、退出します」を選択します。KENJTEC アカウントはそのまま残ります。会社内で作成したものは会社に残り、BusinessCloud であなたが所有していたものはオーナーに移ります。
席数の少ないプランに切り替えても、メンバー資格を失う人はいません。ただし、BusinessCloud に入れるのは席の数までで、先に参加した人が優先されます。それ以外の人は、一覧に「席なし」と表示されます。BusinessCloud を含むプランがない場合、誰も会社に入れませんが、失われるものはありません。
- 「会社のメンバー」で、対象のメンバーの「会社から外す」をクリックします。
- その人が BusinessCloud で所有しているものを引き継ぐ人を選択します。
- 「はい、会社から外します」をクリックします。
あなたの会社はほかの会社から切り離されています
BusinessCloud では多くの会社が作業していますが、ほかの会社が見えることはありません。ファイルやカレンダーの共有、チーム、ナレッジ、リスト、投票などで人を探しても、見つかるのは自社のメンバーだけで、直接共有できるのも自社のメンバーだけです。逆に、ほかの会社の人があなたやあなたのメンバー、チームを見つけることもありません。
一人で作業している場合、会社のメンバーはあなただけなので、誰とも直接共有することはできません。社外にファイルやフォルダーを渡すには、共有リンク を使います。これは会社の有無にかかわらず利用できます。
チーム名とナレッジベース名は、BusinessCloud 全体で共通です。会社内のどこにも見当たらないのに、その名前はすでに使われていると表示された場合は、ほかの会社のチームがその名前を使っています。その場合は、先頭に会社名を付けるなどして、別の名前にしてください。