Kalender og kontakter.

Tilføje en aftale

I „Kalender“ klikker du på en ledig plads i uge- eller månedsvisningen eller øverst til venstre på „Begivenhed“. Et lille vindue åbner sig: titel, start og slut, om nødvendigt „Hele dagen“ — derefter „Gem“.

„Flere detaljer“ åbner hele aftalen. Der angiver du sted og beskrivelse, lader en aftale gentage sig regelmæssigt eller vedhæfter en fil fra dine filer. Øverst skifter du visningen mellem dag, uge, måned, år og liste; „I dag“ springer tilbage til den aktuelle dag.

I en aftales detaljer kan du også give den en påmindelse. Den vises som en notifikation i BusinessCloud med få minutters forsinkelse.

1. 1Åbn „Kalender“ i BusinessCloud.
2. 2Klik på dag og klokkeslæt i ugevisningen.
3. 3Indtast en titel under „Titel“, for eksempel „Smagning af den nye ristning“.
4. 4Klik på „Gem“.

Oprette flere kalendere

Din første kalender hedder „Personlig“. Flere opretter du til alt, hvad du vil se adskilt — en vagtplan, arrangementer, leverancer. Hver kalender har sin egen farve; med et klik på dens punkt i venstre kolonne skjuler du dens aftaler og viser dem igen.

Hvilken kalender en aftale hører til, vælger du i selve aftalen. Aftaler fra et andet programs kalenderfil henter du ind nederst til venstre under „Kalender indstillinger“ med „Importér kalendere“.

1. 1Klik i venstre kolonne på plusset ved siden af „My calendars“ („Tilføj ny“).
2. 2Vælg „Ny kalender“.
3. 3Indtast et navn, for eksempel „Vagtplan“, og bekræft med Enter.

Vise en kalender via link

En kalender kan du give videre til visning via et link — for eksempel vagtplanen til dit team eller arrangementerne til stamgæster. Den, der åbner linket, ser aftalerne i browseren, men kan ikke ændre noget.

Samme sted er der to andre muligheder: „Kopier abonnementslink“ giver en adresse, som andre indtaster i deres eget kalenderprogram for at se dine aftaler der. „Kopier indlejringskode“ giver dig et stykke kode, som viser kalenderen på et websted. „Slet delingslink“ gør linket ugyldigt.

1. 1Åbn de tre prikker ved kalenderen i venstre kolonne, og vælg „Redigér og del kalender“.
2. 2Klik på plusset ved „Del link“.
3. 3Kopiér linket med „Kopier offentligt link“, og send det videre.

Linket gælder for alle, der kender det. Del derfor kun kalendere, hvis aftaler alle må se — private ting hører hjemme i en separat kalender.

Lade andre booke aftaler

Med aftalebooking booker dine kunder selv en aftale hos dig — via en side, der viser dine ledige tider: til en rådgivning, en afhentning, en første samtale. Den hører til din kalender: „Aftaler“ i BusinessCloud åbner den, og til venstre under „Aftaleplanlægninger“ står dine bookingsider.

For hver side bestemmer du, hvor lang en aftale er, hvilken kalender bookede aftaler havner i, og på hvilke tidspunkter der kan bookes. Tider, der er optaget i denne kalender eller i de kalendere, du vælger til konflikter, tilbyder siden ikke.

Din gæst vælger en ledig tid, indtaster navn og e-mailadresse og klikker på „Book aftale“. Derefter modtager gæsten en mail med et link; først når aftalen bekræftes med det, står den i din kalender. Hver tid kan kun bookes af én. Mailene sender BusinessCloud for dig — du skal ikke sætte noget op til det.

Din gæst kan ikke selv aflyse eller flytte aftalen: Gæsten svarer på mailen, svaret når frem til dig, og du klarer det i din kalender. Hvis dit abonnement ophører, svarer dine bookingsider ikke længere — ligesom dine andre offentlige links.

1. 1Åbn „Aftaler“ i BusinessCloud.
2. 2Klik til venstre under „Aftaleplanlægninger“ på „Opret ny“.
3. 3Indtast et navn under „Aftale navn“, for eksempel „Cateringrådgivning“, og vælg „Duration (minutes)“, „Booking calendar“ og under „Booking availability“ de tidspunkter, hvor der kan bookes.
4. 4Klik på „Gem“.
5. 5Åbn de tre prikker ved aftaleplanlægningen, vælg „Kopiér link“, og giv linket videre.

Frister fra Invoice

Når du i Invoice udsteder en faktura med betalingsfrist, står fristen som en heldagsaftale i din kalender med bilagsnummer og beløb; for et tilbud den dag, hvor det udløber. I aftalen fører links tilbage til Invoice, og bilagets PDF er vedhæftet. Du skal ikke sætte noget op til det — alt andet står under Frister i kalenderen.

Oprette og vedligeholde kontakter

I „Kontakter“ ligger din adressebog — til kunder, leverandører, dit team og alle, som din virksomhed har med at gøre. „Ny kontakt“ opretter en post; navn, firma, telefon, e-mailadresse og postadresse indtaster du direkte.

En eksisterende kontakt ændrer du med „Redigér“ og „Gem“. En hel adressebog fra et andet program henter du ind nederst til venstre under „Kontaktindstillinger“ med „Importér kontakter“ — fra en vCard-fil (.vcf), som de fleste adressebøger og telefoner kan eksportere.

1. 1Åbn „Kontakter“ i BusinessCloud.
2. 2Klik på „Ny kontakt“.
3. 3Indtast navn, firma, telefon og e-mailadresse, og klik på „Gem“.

Grupper — og gruppen „Kunder“

Grupper organiserer din adressebog: En kontakt kan stå i flere, for eksempel i „Leverandører“ og „Presse“. I venstre kolonne opretter du nye under „Kontaktgrupper“ og ser med et klik, hvem der hører til.

Gruppen „Kunder“ fyldes af Invoice: Hver ny kunde, du opretter der, står med navn, e-mailadresse og postadresse i denne gruppe i din adressebog. Omvendt overtager du kontakter i Invoice i stedet for at skrive dem igen — se Kunder fra adressebogen.

1. 1Åbn kontakten, og klik på „Redigér“.
2. 2Vælg gruppen i feltet „Kontaktgrupper“.
3. 3Klik på „Gem“.