Databehandling (art. 28 i GDPR)

Så snart du via KENJTEC behandler data om andre mennesker — medlemmerne af dit login-område, svarene på dine formularer, bestillingerne i din shop, modtagerne af dine fakturaer — er du dataansvarlig i GDPR's forstand, og vi er din databehandler. Denne aftale fastlægger, hvad vi må i den forbindelse, og hvad vi skylder. Den gælder som supplement til handelsbetingelserne og bliver med dit samtykke hertil en del af aftalen.

Den vedrører ikke dine egne konto- og faktureringsdata. For dem er vi selv dataansvarlige; hvad der sker med dem, står i privatlivspolitikken.

1. Genstand, varighed, karakter og formål

Genstand er leveringen af KENJTEC-tjenesterne, i det omfang du derved indlæser eller lader indsamle personoplysninger om tredjeparter. Formålet er alene at levere disse tjenester til dig — vi forfølger ingen egne formål hermed.

Varighed: Aftalen løber, så længe din aftale om den pågældende tjeneste løber, og ophører sammen med den.

Behandlingens karakter: Indsamling, opbevaring, visning, afsendelse, ændring og sletning — i det omfang de funktioner, du bruger, lægger op til.

2. Registrerede og datakategorier

Hvilke data der opstår, bestemmer du med de funktioner, du bruger. Efter den nuværende stand er det:

• Medlemmer af dit login-område: e-mailadresse, navn (frivilligt), grupper du tildeler, status (anmodet/medlem/spærret), tidspunkter for optagelse, invitation, bekræftelse og seneste adgang.
• Udfyldere af dine formularer: alle felter, du selv har oprettet, samt uploadede filer og underskrifter.
• Købere i din shop: navn, e-mailadresse, leverings- og faktureringsadresse, ordre- og betalingsstatus. Selve betalingsoplysningerne når aldrig frem til os — de går direkte via din egen betalingskonto.
• Modtagere af dine fakturaer og tilbud: navn, adresse, e-mailadresse, bilagsoplysninger.
• Besøgende på dine sider: IP-adresse og tekniske oplysninger, i det omfang det er nødvendigt for leveringen.

Hvilken fil hører til hvor. Mediebiblioteket (MediaStudio) er bygget til at udgive: det, der ligger deri, leveres via en offentlig adresse — hurtigt, i cache og læsbart for søgemaskiner; den eneste beskyttelse er et ugætteligt filnavn. Det er tilsigtet og ikke et hul. Fortrolige forretningsdokumenter hører derfor hjemme i BusinessClouds lager, som ligger bag dit login. Vi gør opmærksom på det i værktøjet før hver upload.

3. Instrukser

Vi behandler udelukkende data efter dine dokumenterede instrukser. Som sådanne gælder denne aftale, handelsbetingelserne og de indstillinger, du foretager på din konto — hver indstilling er en instruks.

Er vi efter EU-retten eller tysk ret forpligtet til en behandling, underretter vi dig forinden, medmindre loven forbyder det.

Anser vi en instruks for ulovlig, siger vi det til dig og må udsætte udførelsen af den.

4. Fortrolighed

Alle personer, der hos os har adgang til disse data, er underlagt tavshedspligt. KENJTEC drives i øjeblikket uden ansatte; adgang har alene direktionen og udtrykkeligt bemyndigede leverandører, som selv er kontraktligt bundet.

5. Behandlingssikkerhed (art. 32)

Vi træffer følgende foranstaltninger. Nævnt er det, der faktisk er indrettet — ikke det, der lyder sædvanligt:

• Overførsel kun krypteret. Alle kald går via TLS; ukrypterede forbindelser omdirigeres.
• Adgangskoder gemmes aldrig i klartekst, men kun som kontrolværdi fra en dertil egnet metode (bcrypt).
• Adskillelse efter konti. Hver forespørgsel er bundet til den konto, som data tilhører; fremmede datasæt opfører sig, som om de ikke fandtes.
• Adgangsbegrænsning. Administrerende konti kræver en anden faktor.
• Adgangslinks til medlemsområdet er gyldige i én time, sessioner i tredive dage; begge kan til enhver tid tilbagekaldes.
• Mængdebegrænsninger mod misbrug: højst 30 nye medlemmer i timen og 5.000 medlemmer pr. website; nås timegrænsen, stiller systemet af sig selv optagelsen om til godkendelse af dig.
• Sikkerhedskopiering og genoprettelighed. Databasen sikkerhedskopieres dagligt (14 versioner, opbevaring i flere EU-regioner), dertil tidspunktsgenoprettelse over syv dage; instansen kører med en sekundær knude i en anden zone.
• Hemmeligheder (nøgler, adgangsoplysninger) ligger i en særskilt nøgleboks, aldrig i kildekoden.

Ærligt om det: Data er krypteret på udbydernes datamedier, ikke yderligere på applikationsniveau. Den, der hos os har berettiget adgang til databasen, ser adresserne i klartekst. Direktionens adgang til medlemslister logges i øjeblikket ikke særskilt.

6. Underdatabehandlere

Du samtykker i brugen af følgende underdatabehandlere. Vi indgår aftaler med dem, der pålægger dem de samme forpligtelser, som vi har over for dig, og vi underretter dig før enhver ændring så betids, at du kan gøre indsigelse.

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irland) — drift og database i regionen europe-west1 (Belgien), sikkerhedskopier i flere EU-regioner. Alle data i denne aftale, medmindre andet står nedenfor. Dertil AI'en via Vertex AI (Gemini) i EU-multiregionen: Overført bliver det, du giver AI'en — det kan være tekster, billeder og, når de analyseres, formularsvar.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) — levering og beskyttelse af alle kald (verdensomspændende net) samt opbevaring af mediefilerne med EU-jurisdiktion (R2). Behandler besøgendes IP-adresser og de opbevarede filer.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irland; moderselskab Anthropic, PBC, USA) — de AI-funktioner, der ikke kører via Google (fx at generere et website, en formular eller en shop), og reserveløsningen, når Google ikke svarer. Overført bliver det, du giver AI'en; det kan være formularindhold og billeder. Denne overførsel går til USA; beregningen af svarene kan også finde sted i andre lande.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, Frankrig) — AI-funktioner via den europæiske adgang, behandling i EU. Overført bliver det, du giver AI'en; det kan være formularindhold og billeder.
• OpenAI (OpenAI Ireland Limited, Irland) — AI-funktioner. Overført bliver det, du giver AI'en; det kan være formularindhold og billeder. Denne overførsel går til USA.
• Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxembourg), region eu-central-1 (Frankfurt) — maskinel kontrol af billeder for misbrugsindhold ved modtagelsen: i mediebiblioteket (også PDF-filer, dertil nøgleord til søgningen), i formularer (også billeder og underskrifter, som dine besøgende uploader), på websites og som logo på fakturaer og tilbud. Overført bliver en formindsket kopi (højst 1.024 billedpunkter på den længste kant), ikke originalen. Ifølge AWS' vilkår må AWS opbevare sådanne input og bruge dem til at forbedre sine tjenester, også i en anden region, så længe der ikke gøres indsigelse herimod; om denne indsigelse er oprettet for vores konto, vil blive tilføjet.
• Mailjet (Mailjet SAS, Frankrig) — afsendelse af system- og notifikationsmails. Behandler modtageradresserne, altså også dine medlemmers, køberes og fakturamodtageres.
• Stripe — afregning af din KENJTEC-aftale. Betalinger i din shop går via din egen Stripe-konto og ikke via os.
• Tucows (OpenSRS), Canada — domæneregistrering. Behandler de indehaveroplysninger, du angiver for et domæne. Denne overførsel går til Canada.
• Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Slovenien) — levering af skrifttyperne. Dine besøgendes browser forbinder sig hertil med fonts.bunny.net.

Overførsler til tredjelande: til Anthropic (USA) på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, som Anthropics databehandleraftale indeholder; til OpenAI (USA) på grundlag af de standardkontraktbestemmelser, som OpenAIs databehandleraftale indeholder; til Tucows (Canada) på grundlag af afgørelsen om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet for Canada; i det omfang Google, Cloudflare og Amazon Web Services overfører data til USA, på grundlag af EU-US Data Privacy Framework, subsidiært standardkontraktbestemmelserne. En del af AI-opgaverne kører via Google i EU; de øvrige opgaver og reserveløsningen kører via Anthropic (opbevaring i USA) — AI-funktionerne kan i øjeblikket ikke begrænses til EU. De kører udelukkende på din anmodning: uden et klik fra dig når intet indhold frem til en AI-tjeneste — der sker ingen behandling i baggrunden og ingen ved upload. Af sig selv kører ved upload alene billedkontrollen hos Amazon Web Services i Frankfurt.

7. Bistand ved de registreredes rettigheder

Henvender en registreret sig til os i stedet for til dig, henviser vi vedkommende til dig og svarer ikke selv.

Til indsigt, berigtigelse og sletning har du din kontos funktioner til rådighed: Medlemmer kan du ændre og slette enkeltvis, hente hele listen som tabel, udlæse formularsvar som tabel og slette dem enkeltvis. Rækker funktionerne ikke, bistår vi dig på anmodning.

Medlemmer kan selv melde sig ud af din liste via linket i hver adgangsmail. Denne sletning virker med det samme.

8. Bistand ved brud og konsekvensanalyse

Bliver vi bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der berører dine data, underretter vi dig uden unødig forsinkelse og giver dig de oplysninger, du skal bruge til din anmeldelse efter art. 33 i GDPR. Anmeldelsen til tilsynsmyndigheden og i givet fald til de registrerede er din opgave.

Ved en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse og en forudgående høring bistår vi dig med de oplysninger, vi råder over.

9. Sletning og tilbagelevering

Efter behandlingens ophør sletter vi data eller leverer dem tilbage til dig — du har valget.

Tilbagelevering: Medlemslisten for et website henter du til enhver tid som tabel; formularsvar ligeledes. Dokumentet til dit website inklusive billeder tager du med via »Tag siden med«.

Sletning: Sletter du et website, forsvinder dets medlemsliste med. Afslutningen af et abonnement sletter intet. Får du din konto slettet, forsvinder dine websites inklusive medlemslister, dine medier, shops og WordPress-installationer med — tidligst 30 dage efter aftaleperiodens udløb.

Så længe du ikke sletter, opbevarer vi data uden tidsbegrænsning, også efter et abonnements ophør — der findes ingen automatisk sletning efter en frists udløb. Lovbestemte opbevaringspligter (især for fakturabilag) berøres ikke; sådanne bilag opbevarer vi også efter en opsigelse i den lovbestemte periode.

Ærligt om det: Når du sletter din konto, instruerer vi i øjeblikket ikke af os selv vores underdatabehandlere om at slette. Data, der er gået til Mailjet (mailafsendelse) eller Stripe (afregning), er dér underlagt deres egne frister. Vil du have sletningen gennemført også dér, så skriv til os — så sætter vi den i gang.

10. Dokumentation og kontrol

Vi stiller på anmodning de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af disse forpligtelser, og muliggør kontroller. Kontroller varsler du med rimeligt varsel; de må ikke forstyrre driften urimeligt og ikke berøre andre kunders data.

11. Afsluttende bestemmelser

Tysk ret finder anvendelse. Skulle en bestemmelse være ugyldig, forbliver resten gyldig.

Ændringer meddeler vi dig; gør du ikke indsigelse inden fire uger, anses de for accepteret. På denne følge gør vi særskilt opmærksom i meddelelsen.