Kundejournalen
„Kunder“ i BusinessCloud viser hver kunde i din virksomhed med kundens journal: noter om samtaler, opfølgninger, bilagene fra Invoice, projekter, udgifter, tilknyttede filer, mapper og aftaler samt historikken. Det er den samme kundestamme som i Invoice — en kunde, du opretter eller ændrer her, finder du på samme måde der; udstedte bilag beholder deres adresse.
Findes der allerede en kunde med samme navn, opretter journalen ikke i al stilhed en kunde mere, og den fletter heller ikke noget sammen. Den viser dig matchene: „Åbn denne kunde“ tager den eksisterende, „Opret alligevel“ opretter bevidst en kunde mere.
En ny kunde står også i adressebogen — i en virksomhed i indehaverens adressebog. Ændrer du navn, adresse eller kontaktoplysninger i journalen, følger kontakten med. Ikke omvendt: Det, du ændrer i adressebogen, overtager journalen ikke af sig selv.
Under „Noter“ registrerer du samtaler: Skriv tekst i „Ny note“, og klik på „Gem note“. Hver note viser, hvem der skrev den og hvornår, og „Historik“ viser, hvad der er sket med journalen.
- Åbn „Kunder“ i BusinessCloud, og klik på „Opret kunde“.
- Indtast navnet under „Kundens eller firmaets navn“ — det er det eneste obligatoriske felt.
- Klik på „Opret kunde“.
Opfølgninger: tage fat igen på dagen
En opfølgning minder dig om at tage fat i en kunde igen på en bestemt dag — for eksempel for at følge op på et tilbud. Den står som en heldagsaftale i den ansvarlige persons kalender og forsvinder derfra, så snart den er klaret. Hvis flere arbejder i virksomheden, vælger du under „Ansvarlig“, hvem der tager sig af den.
Øverst på siden tæller „Forfalder for dig“ dine opfølgninger, der forfalder i dag eller tidligere. I journalen viser hver af dem, om den er overskredet, forfalder i dag, er åben eller klaret, og om dens aftale står i kalenderen. „Færdig“ krydser den af, „Genåbn“ henter den tilbage. Dato, titel og note ændrer du i journalen, og aftalen følger med; det, du ændrer ved aftalen i kalenderen, overtager opfølgningen ikke.
- Åbn kundejournalen, og klik på „Opret opfølgning“.
- Beskriv kort sagen under „Hvad drejer det sig om?“, for eksempel „Følg op på tilbud til julefrokost“, og vælg dagen under „Forfaldsdato“.
- Klik på „Opret opfølgning“.
Projektsager
Et projekt samler alt det, der hører til en opgave – for eksempel cateringen til et bryllup. Projektsagen har en kunde, en status („Planlagt“, „I gang“, „På pause“ eller „Afsluttet“), en start- og en måldato og de personer i din virksomhed, der arbejder på projektet.
Du kan tilknytte en Deck-tavle med opgaverne, filer, mapper, aftaler, kundens dokumenter fra Invoice og udgifter – altid som en henvisning, aldrig som en kopi. Originalen bliver, hvor den er, og „Fjern tilknytning“ fjerner kun henvisningen. Hvis en original er slettet eller ikke længere er delt med dig, står der „Findes ikke længere“ eller „Ikke tilgængelig for dig“ ved tilknytningen. Dokumenter tilknytter du med „Tilknyt dokument“, og det kræver, at projektet har en kunde.
Når et projekt er slut, fjerner du det fra listen med „Arkivér“ – der bliver ikke slettet noget. „Vis arkiv“ viser de arkiverede projekter, og „Hent tilbage“ henter et af dem tilbage. Kun administrationen kan bruge „Slet projekt“: Det sletter sagen med dens tilknytninger og historik, men ingen fil, ingen aftale, ingen tavle og intet dokument. Udgifter mister kun deres tilknytning til projektet.
- Åbn „Projekter“ i BusinessCloud, og klik på „Opret projekt“.
- Skriv et navn under „Projektets navn“, vælg kunde og status, og klik på „Opret projekt“.
- Brug „Forbind Deck-tavle“, „Tilknyt fil“, „Tilknyt mappe“ eller „Tilknyt aftale“ i projektsagen til at forbinde det, der hører til.
Udgifter med bilag
Under „Udgifter“ registrerer du indgående fakturaer og kvitteringer med deres bilag: leverandør eller betegnelse, bilagsdato, bilagsnummer, beløb, valuta og en kategori, som du selv navngiver – og hvis du vil, også kunde og projekt. Det er ikke bogføring: ingen købsmoms og ingen bankafstemning.
Bilaget uploader du („Upload en fil“: PDF, almindelige billedformater eller XML, op til 20 MB), eller du henter det fra BusinessCloud med „Vælg fra dine filer“. Et uploadet bilag havner i din virksomheds fælles mappe under „Bilag“ og årstallet – uden virksomhed i dine egne filer. Et bilag fra dine filer bliver, hvor det er; udgiften henviser kun til det.
Du skriver beløbet, som man skriver det der, hvor du er; udgiften kender antallet af decimaler i hver valuta – ingen for yen, tre for kuwaitiske dinarer. Summer opgøres pr. valuta og lægges aldrig sammen på tværs af forskellige valutaer.
„Fjern tilknytning“ adskiller kun bilaget fra udgiften, og „Slet udgift“ sletter kun udgiften – i begge tilfælde bliver bilagsfilen i skyen.
- Åbn „Udgifter“ i BusinessCloud, og klik på „Registrér udgift“.
- Indtast leverandør, bilagsdato og beløb, og vælg valutaen.
- Vælg „Upload en fil“ eller „Vælg fra dine filer“ under „Bilag“.
- Klik på „Registrér udgift“.
Flere personer om de samme sager
Alle i dit firma arbejder med de samme kunder, projekter og udgifter. Alle må oprette og ændre kunder, skrive noter, oprette opfølgninger og projekter, oprette tilknytninger, arkivere projekter og registrere udgifter. Kun administrationen kan ændre eller slette andres noter og udgifter, slette andres opfølgninger, slette projekter og bruge „Download alt“; knapper, du ikke må bruge, bliver slet ikke vist.
Hvis to personer gemmer den samme sag kort efter hinanden, overskriver ingen den andens ændringer i stilhed. Den, der gemmer som nummer to, får vist „Nogen har ændret det i mellemtiden. Genindlæs, og tjek ændringen.“, ser de felter, der er forskellige, og vælger „Brug den gemte version“ – eller „Behold mine indtastninger“ og gemmer igen.
„Download alt“ downloader noter, opfølgninger, udgifter, projekter, tilknytninger og historikken som regneark i et ZIP-arkiv. Bilagsfilerne bliver i skyen; kunder og dokumenter tager du med via Download alt i Invoice.