Frister i kalenderen
Udsteder du en faktura med »Betales senest«, opretter Invoice fristen som en heldagsbegivenhed i din kalender i BusinessCloud, med nummer og beløb i titlen; tre dage før minder kalenderen dig om den. Ved et tilbud står der den dag, hvor »Gyldigt indtil« udløber.
I den detaljerede visning af begivenheden er bilagets PDF vedhæftet, og beskrivelsen indeholder links tilbage til Invoice: et, der åbner bilaget og fremhæver dets række, og for fakturaer et, der åbner betalingspåmindelsen direkte — så snart fakturaen er forfalden.
Udsteder du et bilag igen efter at have genåbnet det, erstatter Invoice dets begivenhed. Mislykkes indførslen i kalenderen en enkelt gang, er bilaget alligevel udstedt.
- Åbn kalenderen i BusinessCloud, og klik på begivenheden.
- Åbn den detaljerede visning af begivenheden.
- Klik på linket til bilaget eller til betalingspåmindelsen — eller på den vedhæftede PDF.
Bilag i dine filer
Ved udstedelsen lægger Invoice en kopi af PDF'en i dine filer: fakturaer under »Bogføring/Fakturaer/<år>«, tilbud under »Bogføring/Tilbud/<år>«, navngivet efter bilagsnummeret. Mapperne får det sprog, din BusinessCloud har, når det første bilag lægges der, og beholder navnet bagefter, så mappen aldrig deler sig i to. Så kan du nemt give mappen videre til din revisor.
Denne kopi er din: Du må flytte, omdøbe eller slette den. Originalen bliver i arkivet i Invoice, og »PDF« i bilagslisten åbner altid den. Også kreditnotaer havner her, ved siden af den faktura, de annullerer.
Brevpapir til Office
Ud fra dit brand opretter Invoice et brevpapir til tekstbehandlingen i BusinessCloud: logo, firmanavn i din accentfarve og overskriftsskrifttype med en streg under, returadressen over adressefeltet og en sidefod med adresse, kontaktoplysninger og dit brands ekstra linjer. Hvor det er muligt, er dit brands skrifttype også indlejret i filen. Tekstområdet er tomt — brevet er dit.
Filen hedder »Briefbogen.odt« — på andre sprog end tysk »Letterhead.odt« — og ligger i din skabelonmappe. I filerne kan du vælge den som skabelon under »Ny → Dokument«. Den indeholder afsnitstypografier i dit brands design — overskrifter, titel, undertitel, citat og brødtekst — og tegntypografierne »KENJTEC Akzent« og »KENJTEC Nebentext«.
Invoice fornyer brevpapiret, når dit brand er blevet ændret: ved hvert login, når du åbner Invoice, og før du vælger en skabelon; har du slettet det, opretter Invoice det igen. Uden brand er der intet brevpapir, og har du flere, får det det brand, der er valgt til bilag. Kortet »Brevpapir i Office« i indstillingerne viser, hvor det ligger, og fører dig derhen med »Åbn skabelonmappe«.
- Åbn filerne i BusinessCloud, og klik på »Ny«.
- Vælg »Dokument« og brevpapiret som skabelon.
- Skriv dit brev.
Downloade alt
»Download alt« øverst til højre i Invoice downloader et ZIP-arkiv: de udstedte bilag som PDF, sorteret efter »Rechnungen« og »Angebote« og efter år, samt to tabeller — »belege.csv« med alle bilag inklusive kladder og »kunden.csv« med dine kunder. Tabellerne bruger semikolon som skilletegn og kan åbnes i et regneark.
En LIESMICH i arkivet minder dig om, at du selv opbevarer dine bilag. Knappen er altid synlig — ikke først, når du opsiger.
- Klik på »Download alt« øverst til højre.
- Gem arkivet et sted, du selv råder over.