Invitere folk til dit firma
Dine folk arbejder med i din BusinessCloud med deres egen KENJTEC-konto: med de samme kunder, projekter, udgifter og bilag. Invitationer sendes i dashboardet under „Firma og team“. Der giver du også firmaet dets navn under „Firmanavn“ — det ser kun dine egne folk.
Pladser og lager kommer fra dit abonnement. Under „Pladser og lager“ ser du, hvor mange pladser der er optaget (en af dem er din), hvor meget lager dit abonnement har i alt, og hvor meget der stadig kan fordeles. Hver person får sin andel, resten bliver hos dig. Har dit abonnement kun én plads, står det der, og „Vælg en pakke“ fører dig til abonnementerne.
Hver invitation har en rolle. „Teammedlem“ arbejder med kunder, projekter, udgifter og bilagskladder; „Administration“ udsteder desuden bilag og henter folk ind. Hvem der hører til administrationen, bestemmer kun du som ejer.
Efter afsendelsen viser dashboardet invitationens link — kommer mailen ikke frem, giver du selv linket videre med „Kopiér link“. Indtil nogen accepterer, optager invitationen en plads; under „Åbne invitationer“ trækker du den tilbage med „Træk tilbage“.
- Åbn dit dashboard, og vælg „Firma og team“.
- Udfyld „Mailadresse“ under „Invitér folk“, og vælg „Rolle“ og „Lager (GB)“.
- Klik på „Send invitation“.
En invitation gælder i syv dage og kun for den adresse, den blev sendt til — det samme maildomæne gør ikke nogen til medlem af dit firma.
Acceptere en invitation
Har nogen inviteret dig, får du en mail med et link. Det fører til en side, der viser, hvem der inviterer dig til hvilket firma, med hvilken rolle og hvor længe invitationen gælder. Du behøver ikke et kort til det — din plads er allerede betalt.
Du kan kun acceptere med præcis den adresse, invitationen blev sendt til. Har du endnu ingen KENJTEC-konto, opretter du en med „Opret konto“ og bekræfter koden fra mailen; derefter kommer du tilbage til invitationen. En konto med eget abonnement har sit eget kontor — for at arbejde med i et firma bruger du en anden konto. Og du arbejder altid kun med i ét firma.
I firmaets BusinessCloud ligger en fælles mappe med firmaets navn. Det, nogen lægger i den, kan alle i firmaet se, og det bliver liggende, også hvis personen senere forlader firmaet. Du kan dele direkte med alle i firmaet.
- Åbn linket i invitationsmailen.
- Er du ikke logget ind, så klik på „Login“ — eller på „Opret konto“, hvis du endnu ikke har en konto.
- Klik på „Acceptér invitation“.
- Klik på „Åbn BusinessCloud“.
Ændre lager og lade nogen gå
Under „I din firma“ står alle, der arbejder med, med rolle og den dag, de kom med. Der ændrer du en persons lager — som ejer også personens rolle — og gemmer med „Gem“. Administrationen ændrer lageret for personer med rollen „Teammedlem“; roller tildeles kun af ejeren.
Forlader nogen firmaet, fjerner du personen fra firmaet og vælger, hvem der overtager det, personen ejer i BusinessCloud — dig selv eller en, der bliver. Filer, tavler, lister, afstemninger og teams overdrages, aldrig som kopi; kalendere, kontakter og tidsbestillinger bliver hos personen. Hvad der er nået frem i hvert område, viser „Overdragelser“ bagefter.
Med rollen „Teammedlem“ kan du også selv forlade firmaet: under „Firma og team“ med „Forlad firmaet“ og „Ja, forlad firmaet“. Din KENJTEC-konto bevares; det, du har oprettet i firmaet, bliver hos firmaet, og det, du ejer i BusinessCloud, går til ejeren.
Skifter du til et abonnement med færre pladser, mister ingen sit medlemskab. Men kun så mange, som der er pladser til, kommer ind i BusinessCloud — dem, der kom med først; de andre står på listen med „uden plads“. Uden et abonnement med BusinessCloud kommer ingen ind i firmaet; intet går tabt.
- Klik under „I din firma“ på „Fjern fra firmaet“ ud for personen.
- Vælg, hvem der skal have det, personen ejer i BusinessCloud.
- Klik på „Ja, fjern fra firmaet“.
Dit firma holder sig for sig selv
I BusinessCloud arbejder mange firmaer, og ingen af dem ser de andre. Hvor du søger efter folk — når du deler filer og kalendere, i teams, i Viden, Lister og Afstemninger — finder du kun folk fra dit firma, og kun med dem deler du direkte. Omvendt kan ingen fra et andet firma finde dig, dine folk eller jeres teams.
Arbejder du alene, består dit firma kun af dig: Så kan du ikke dele direkte med nogen. Udadtil giver du filer og mapper videre med et delingslink — med eller uden firma.
Navne på teams og vidensområder gælder i hele BusinessCloud. Får du at vide, at et navn allerede er taget, selvom du ikke ser det nogen steder i dit firma, bruges det af et team i et andet firma. Vælg så et andet, fx med dit firmas navn foran.