Emettere
Con l'emissione la bozza diventa un documento. Prima Invoice verifica ciò che serve a ogni documento: nome e indirizzo del cliente, almeno una voce e, per le fatture, la tua ragione sociale, il tuo indirizzo e la data della prestazione. Se manca qualcosa, il messaggio dice esattamente cosa, per esempio «Es fehlt noch: Leistungsdatum».
Poi il documento riceve il suo numero e, se non ne ha ancora una, la data del giorno; Invoice fissa totali, lingua, entrambi gli indirizzi, logo, colori e carattere. Invoice salva il PDF nel suo archivio: è quello che poi apri con «PDF» e che viene inviato. Se l'archiviazione non riesce, il documento non viene affatto emesso.
Da questo momento il documento è bloccato: se il tuo cliente cambia indirizzo o tu modifichi il tuo marchio, resta com'era. Nella tua BusinessCloud la scadenza compare nel calendario e una copia del PDF nei tuoi file.
- In «Documenti» fai clic su «Emetti» accanto alla bozza, oppure su «Salva ed emetti» nel modulo.
- Leggi il messaggio: il documento è emesso e archiviato.
Se «Salva ed emetti» si blocca per un dato mancante, il documento si trova già come bozza in «Documenti». Completa lì ciò che manca con «Modifica», invece di riscriverlo da capo.
Numeri e numerazione
Ogni numero ha la forma prefisso, anno, numero progressivo: RE-2026-0012 per le fatture, AN-2026-0003 per i preventivi. Fatture e preventivi hanno contatori separati, ogni anno si riparte da 0001 e l'anno è quello della data del documento.
I prefissi li cambi nelle impostazioni, in «Prefisso delle fatture» e «Prefisso dei preventivi»: solo lettere e cifre, al massimo otto. Valgono per i nuovi numeri e il contatore prosegue invece di ripartire: dopo RE-2026-0011, con il prefisso FT, segue quindi FT-2026-0012.
Invoice evita i buchi dove può: le bozze non hanno numero e, se elimini l'ultimo documento emesso del suo tipo nell'anno, il suo numero passa al successivo, tranne nel caso di una fattura pagata. Un numero nel mezzo resta consumato, perché due fatture con lo stesso numero sarebbero peggio di un buco.
Preventivo accettato o rifiutato
Un preventivo emesso compare in «Documenti» come «Aperto». Se il tuo cliente accetta o rifiuta, lo registri in «Altro…»: «Segna come accettato» o «Segna come rifiutato». Dopo, la riga mostra «Accettato» o «Rifiutato».
Lo stato è un promemoria per te; il preventivo in sé non cambia. Un preventivo rifiutato non può più essere trasformato in fattura. Il giorno in cui scade «Valido fino al» lo trovi nel calendario della tua BusinessCloud.
- Nella riga del preventivo fai clic su «Altro…».
- Scegli «Segna come accettato» o «Segna come rifiutato».
Dal preventivo alla fattura
«Converti in fattura» nella riga di un preventivo emesso crea una nuova bozza di fattura, con le stesse voci e gli stessi testi, la stessa valuta, lingua e imposta e lo stesso sconto. Il preventivo resta com'è; non viene trasformato a posteriori in fattura.
La nuova bozza non ha ancora né data della prestazione né scadenza di pagamento. Aprila con «Modifica», inserisci entrambe e poi emettila.
- Fai clic su «Converti in fattura» accanto al preventivo.
- Apri la nuova bozza con «Modifica» e compila «Data della prestazione» e «Da pagare entro».
- Fai clic su «Salva ed emetti».
Riaprire un documento emesso
Per l'inversione di cifre che noti subito: «Riapri (per modificare)» in «Altro…» riporta il documento allo stato di bozza. Lo modifichi con «Modifica» e lo emetti di nuovo.
Il documento mantiene il suo numero, anche quando lo emetti di nuovo: la versione corretta sostituisce quella vecchia, sia nell'archivio sia nello spazio di archiviazione della tua BusinessCloud. Finché è una bozza, «PDF» mostra la versione su cui stai lavorando. Solo se la nuova data del documento cade in un altro anno riceve un numero di quell'anno. Se il tuo cliente ha già ricevuto il documento, lo storno resta comunque la strada più chiara: ha già in mano la vecchia versione.
Una fattura pagata non può essere riaperta, e nemmeno una fattura stornata e la relativa fattura di storno: una coppia di storno resta così com'è stata emessa. Per una fattura pagata, rimuovi prima l'incasso: vedi Registrare un pagamento.
- Fai clic su «Altro…» accanto al documento e poi su «Riapri (per modificare)».
- Fai clic su «Modifica», correggi e fai clic su «Salva bozza».
- Emettilo di nuovo con «Emetti».
Stornare
Una fattura emessa la annulli con uno storno, non eliminandola. «Annulla» in «Altro…» crea una fattura di storno: con un proprio numero e le stesse voci con segno invertito; anche lo sconto viene riportato, così i due documenti si compensano. Sul PDF si intitola «Fattura di storno», nella lingua del documento, e l'introduzione cita la fattura annullata.
Entrambi i documenti restano; la vecchia fattura mostra poi «Annullato», la nuova «Fattura di storno». Non viene eliminato nulla, e nessuno dei due può più essere riaperto. La fattura di storno viene archiviata e salvata nei tuoi file come ogni fattura emessa, e Invoice rimuove dal tuo calendario la scadenza di pagamento della vecchia fattura.
Ogni fattura può essere stornata una sola volta. Una fattura di storno non la storni: se la fattura deve valere comunque, la crei di nuovo. Preventivi e bozze non richiedono storno.
- Fai clic su «Altro…» accanto alla fattura e poi su «Annulla».
- Conferma la richiesta.
Eliminare un documento
Invoice è uno strumento per scrivere documenti, non un sistema di cassa: puoi eliminare anche un documento emesso, con «Elimina» in «Altro…» e una richiesta di conferma. L'operazione non si può annullare. Per una fattura che il tuo cliente ha già, lo storno è la strada più pulita.
Se era l'ultimo documento emesso del suo tipo nell'anno e non era pagato, il documento successivo riceve il suo numero; altrimenti il numero resta consumato. L'appuntamento e la copia del PDF nella tua BusinessCloud restano dove sono: li rimuovi tu stesso lì.
Una fattura stornata e la sua fattura di storno vanno insieme e si possono eliminare solo insieme: la richiesta di conferma indica entrambi i numeri, poi scompaiono tutte e due. Puoi eliminare un preventivo anche se ne hai già ricavato una fattura: la fattura resta.
Conservare i tuoi documenti spetta a te. Con Scaricare tutto hai in qualsiasi momento una copia tua.
- Fai clic su «Altro…» accanto al documento e poi su «Elimina».
- Conferma la richiesta.