PDF, भेजना और ई-इनवॉइस.

PDF

दस्तावेज़ सूची की हर पंक्ति में “PDF” दस्तावेज़ को एक नई विंडो में खोलता है। जारी किया गया दस्तावेज़ संग्रह से आता है, ठीक वैसा ही जैसा वह जारी हुआ था — भले ही ब्रांड या डिज़ाइन तब से बदल गया हो। ड्राफ़्ट नए सिरे से बनाया जाता है और उस पर नंबर के स्थान पर दस्तावेज़ की भाषा में “ड्राफ़्ट” लिखा होता है।

PDF पर आपका लेटरहेड लोगो या कंपनी नाम के साथ, शीर्षक और नंबर, ग्राहक का पता, तिथि, सेवा की तिथि और नियत तिथि वाला एक बॉक्स, मद और योग होते हैं। इनके नीचे, यदि IBAN दर्ज है, तो भुगतान संदर्भ सहित भुगतान का अनुरोध, फिर आपकी कर टिप्पणी और समापन पंक्ति आती है। पता, संपर्क, कर नंबर और बैंक विवरण वाला फ़ुटर हर पृष्ठ पर होता है, साथ में पृष्ठ संख्या; दूसरे पृष्ठ से हेडर “Fortsetzung” टिप्पणी के साथ दोहराया जाता है।

PDF में असली पाठ होता है: आप उसमें खोज सकते हैं, और स्क्रीन रीडर उसे पढ़ सकते हैं।

ईमेल से भेजना

जारी किए गए दस्तावेज़ की पंक्ति में “भेजें” से “दस्तावेज़ भेजें” विंडो खुलती है। पता, विषय और संदेश पहले से तैयार होते हैं — दस्तावेज़ की भाषा में — और आप सब कुछ बदल सकते हैं। “संलग्न फ़ाइलें” के अंतर्गत लिखा होता है कि साथ में क्या जाएगा: PDF और इनवॉइस के मामले में, जहाँ संभव हो, ई-इनवॉइस। “प्रति भेजें (वैकल्पिक)” एक प्रति भेजता है, उदाहरण के लिए स्वयं आपको।

भेजना KENJTEC के माध्यम से होता है: आपके ग्राहक के इनबॉक्स में आपकी कंपनी का नाम दिखता है, और जवाब आपके अपने पते पर आते हैं। इसलिए यह संदेश आपके मेलबॉक्स में नहीं होता — जो बाहर गया, वह आउटबॉक्स दिखाता है। इसके बाद सूची में नंबर के नीचे “भेजा गया” लिखा होता है।

ड्राफ़्ट भेजे नहीं जा सकते, उनका अभी कोई नंबर नहीं होता। यदि ग्राहक का कोई ईमेल पता दर्ज नहीं है, तो उसे “प्रति” फ़ील्ड में दर्ज करें। यदि “भेजें” बटन बिल्कुल नहीं दिखता, तो आउटबॉक्स सक्रिय नहीं है — तब सेटिंग्स में यही बताया जाता है; PDF खोलें और उसे स्वयं भेजें।

1. 1जारी किए गए दस्तावेज़ पर “भेजें” पर क्लिक करें।
2. 2“प्रति”, “विषय” और “टेक्स्ट” जाँचें और ज़रूरत हो तो “प्रति भेजें (वैकल्पिक)” भरें।
3. 3“अभी भेजें” पर क्लिक करें।

आउटबॉक्स

Invoice ने आपके नाम से जो कुछ भी भेजा है, वह सब आउटबॉक्स में है — दस्तावेज़ और भुगतान रिमाइंडर, विषय, प्राप्तकर्ता और समय सहित। जो बाहर नहीं गया, वह भी वहाँ दिखता है: हर पंक्ति में “पहुँचाया गया” या “नहीं भेजा गया” लिखा होता है, और “नहीं भेजा गया” के साथ उसका कारण भी।

यह आपको “सेटिंग्स” में सबसे नीचे “भेजी गई मेल देखें” के अंतर्गत मिलेगा। इसमें अंतिम 200 संदेश दिखाए जाते हैं।

1. 1“सेटिंग्स” खोलें।
2. 2सबसे नीचे “भेजी गई मेल देखें” पर क्लिक करें।

ई-इनवॉइस

हर जारी किया गया इनवॉइस एक ZUGFeRD इनवॉइस है: एक PDF/A-3, जिसके अंदर EN 16931 के अनुसार ई-इनवॉइस “factur-x.xml” नाम की फ़ाइल के रूप में रहता है। Invoice पहले इसे आधिकारिक नियमों के अनुसार जाँचता है।

हर इनवॉइस जर्मन सरकारी विभागों और ई-चालान पोर्टल के लिए XRechnung के रूप में और Peppol BIS 3.0 के अनुसार Peppol फ़ाइल (UBL) के रूप में भी मिलता है — “और विकल्प…” में “XRechnung (XML) डाउनलोड करें” और “Peppol (UBL) डाउनलोड करें” से। किसी सरकारी विभाग के लिए ग्राहक की जानकारी में “खरीदार संदर्भ / Leitweg-ID” में उसकी Leitweg-ID दर्ज करें; कुछ दर्ज न हो, तो वहाँ इनवॉइस नंबर आता है। Peppol के लिए आपको और आपके ग्राहक को एक-एक Peppol ID (जैसे 0208:0123456789) चाहिए; फ़ाइल आप अपनी पसंद के एक्सेस पॉइंट से Peppol नेटवर्क में भेजते हैं।

किसी जारी इनवॉइस के साथ एक ई-इनवॉइस भी होता है: यूरोपीय मानक EN 16931 के अनुसार एक XML फ़ाइल, जिसे लेखा-प्रणाली PDF को दोबारा टाइप करने के बजाय सीधे पढ़ सकती है। आप इसे “और विकल्प…” के अंतर्गत “ई-चालान (XML) डाउनलोड करें” से डाउनलोड करते हैं; यदि आप इनवॉइस ईमेल से भेजते हैं, तो यह अपने-आप साथ में संलग्न हो जाती है।

वही XML फ़ाइल आपको अलग से भी मिलती है। इसके लिए आपके और ग्राहक दोनों के नाम, सड़क, शहर और देश आवश्यक हैं; कुछ छूटा हो, तो Invoice एक वाक्य में बताता है कि क्या। इसके अलावा, भेजने वाले की जानकारी में टैक्स नंबर या VAT नंबर होना चाहिए। 25 अक्टूबर 2026 से पहले जारी किए गए इनवॉइस जैसे हैं, वैसे ही रहते हैं। कोटेशन और ड्राफ़्ट के लिए कोई ई-इनवॉइस नहीं होता।

यदि कोई प्राप्तकर्ता किसी विशेष फ़ॉर्मेट की माँग करता है, तो पहले उससे पुष्टि कर लें कि वह यह फ़ाइल स्वीकार करता है या नहीं।

1. 1इनवॉइस पर “और विकल्प…” पर क्लिक करें।
2. 2“ई-चालान (XML) डाउनलोड करें” पर क्लिक करें।

इनवॉइस पर भुगतान कोड

यूरो में बने इनवॉइस पर नीचे दाईं ओर एक QR कोड होता है, यदि आपकी सेटिंग्स में एक मान्य IBAN दर्ज है। आपका ग्राहक इसे अपने बैंकिंग ऐप से स्कैन करता है, और प्राप्तकर्ता, IBAN, राशि और भुगतान संदर्भ — इनवॉइस नंबर — ट्रांसफ़र में पहले से भरे होते हैं। इसके नीचे दस्तावेज़ की भाषा में लिखा होता है कि इसे बैंकिंग ऐप से स्कैन किया जा सकता है।

अन्य मुद्राओं, कोटेशन और IBAN न होने पर कोई कोड नहीं बनता; इन कोड का मानक केवल यूरो को जानता है। ऐसे में बैंक विवरण हमेशा की तरह फ़ुटर में रहता है।