कंपनी विवरण और लोगो सेट करना.

Invoice आपको कहाँ मिलता है

Invoice कोटेशन और चालान लिखता है। यह आपके BusinessCloud ai में रहता है और वहाँ टूल मेनू में “चालान” के रूप में दिखता है — अंग्रेज़ी इंटरफ़ेस में “Invoices” के रूप में। आप अपने KENJTEC खाते से साइन इन रहते हैं, कोई दूसरा पासवर्ड नहीं होता। Invoice ठीक इसी खाते के साथ काम करता है: BrandStudio से आपके ब्रांड और आपके डेटा के साथ। यह AI बैलेंस खर्च नहीं करता।

ऊपर सात टैब हैं: “अवलोकन”, “नया दस्तावेज़”, “दस्तावेज़”, “ग्राहक”, “सेवाएँ”, “आवर्ती” और “सेटिंग्स”। ऊपर दाईं ओर “+ नया दस्तावेज़” और “सब कुछ डाउनलोड करें” हैं। टैब आप ऐरो कुंजियों से भी बदल सकते हैं; हर विंडो “रद्द करें” या Escape कुंजी से बंद होती है। इंटरफ़ेस प्लेटफ़ॉर्म के लिए चुनी हुई भाषा में दिखता है — दस्तावेज़ों को Invoice आपके ग्राहक की भाषा में तैयार करता है।

जब तक कंपनी का नाम या पता नहीं भरा गया है, Invoice सीधे “सेटिंग्स” खोलता है, और उस टैब पर चेतावनी का चिह्न दिखता है। यदि ये भरे हुए हैं, लेकिन अभी कोई ग्राहक नहीं है, तो “ग्राहक” खुलता है।

यदि आप WordPressBuilder ai में WooCommerce शॉप चलाते हैं, तो उसके भुगतान किए गए ऑर्डर Invoice में चालान के रूप में आ सकते हैं। इसके लिए वहाँ स्विच का नाम “ऑर्डर Invoice में चालान बनते हैं” है।

1. 1अपना डैशबोर्ड खोलें और “टूल” चुनें।
2. 2“BusinessCloud ai” पर क्लिक करें। यदि उसके नीचे “जोड़ें” लिखा है, तो BusinessCloud अभी आपके पैकेज में शामिल नहीं है।
3. 3BusinessCloud का टूल मेनू खोलें और “चालान” पर क्लिक करें।

दस्तावेज़ पर आपकी कंपनी

टैब “सेटिंग्स” में जो कुछ है, वह हर नए दस्तावेज़ पर दिखता है: “तुम्हारी कंपनी” के अंतर्गत कंपनी का नाम, पता, देश, ईमेल, फ़ोन और वेबसाइट, “कर” के अंतर्गत आपका टैक्स नंबर और आपकी “VAT पहचान / कर पहचान”, “बैंक विवरण” के अंतर्गत IBAN, BIC और बैंक। PDF में ये विवरण हर पृष्ठ के फ़ुटर में होते हैं।

चालान जारी करते समय Invoice आपकी कंपनी के लिए कंपनी का नाम, सड़क और शहर अनिवार्य रूप से माँगता है। पिन कोड और टैक्स नंबर Invoice में वैकल्पिक हैं; आपका देश जिन अन्य विवरणों की माँग करता है, उन्हें आप स्वयं भरते हैं। कोटेशन आप इन कंपनी विवरणों के बिना भी जारी कर सकते हैं।

देश को आप दो अक्षरों के कोड के रूप में भरते हैं, उदाहरण के लिए PT, GB या US। इससे तय होता है कि Invoice आपको कौन-सी टैक्स दरें सुझाता है और टैक्स को क्या कहा जाता है। यदि फ़ील्ड खाली रहता है, तो Invoice DE सहेजता है।

बदलाव अगले दस्तावेज़ से लागू होते हैं। जारी किए गए दस्तावेज़ों में उस समय के विवरण बने रहते हैं।

1. 1टैब “सेटिंग्स” खोलें।
2. 2“तुम्हारी कंपनी” के अंतर्गत फ़ील्ड भरें — तारांकन वाले फ़ील्ड अनिवार्य हैं।
3. 3“कर” और “बैंक विवरण” के अंतर्गत वह भरें जो आपके चालानों पर होना चाहिए।
4. 4नीचे “सेटिंग्स सहेजें” पर क्लिक करें।

IBAN होने पर आपके यूरो चालानों पर अतिरिक्त रूप से एक बैंक ट्रांसफ़र कोड होता है — देखें चालान पर बैंक ट्रांसफ़र कोड।

प्रेषक आपके ब्रांड का अनुसरण करता है

यदि आपने अपनी कंपनी BrandStudio ai में दर्ज की है, तो आपको उसे यहाँ दोबारा टाइप नहीं करना होगा। जब तक Invoice में कंपनी का नाम, सड़क और शहर खाली हैं, हर नए दस्तावेज़ पर आपके ब्रांड का नाम, पता और संपर्क विवरण होते हैं। तब टैब के ऊपर का कार्ड “ये विवरण BrandStudio से हैं।” दिखाता है, और फ़ील्ड केवल पढ़ने के लिए होते हैं। यदि आप BrandStudio में कंपनी बदलते हैं, तो वह यहाँ भी बदल जाती है।

रंग और फ़ॉन्ट हमेशा ब्रांड से आते हैं, लोगो भी — जब तक आप अपना लोगो अपलोड नहीं करते। टैक्स नंबर, बैंक विवरण और डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स हमेशा आपकी होती हैं और Invoice में रहती हैं।

“चालानों के लिए अलग विवरण इस्तेमाल करें” फ़ील्ड को ब्रांड के मानों के साथ खोलता है; “सेटिंग्स सहेजें” के बाद आपके अपने मान लागू होते हैं। “ब्रांड पर लौटें” कंपनी का नाम, पता और संपर्क फिर से खाली कर देता है, जबकि टैक्स, बैंक और डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स बनी रहती हैं। यदि BrandStudio में कंपनी का नाम या पता नहीं है, तो टैब यह बताता है — तब चालान तभी बन सकते हैं, जब वे वहाँ भरे हों।

1. 1“सेटिंग्स” खोलें और “चालानों के लिए अलग विवरण इस्तेमाल करें” पर क्लिक करें।
2. 2कंपनी का नाम, पता या संपर्क बदलें और “सेटिंग्स सहेजें” पर क्लिक करें।
3. 3वापस जाने के लिए “ब्रांड पर लौटें” पर क्लिक करें और पुष्टि करें।

जारी किए गए दस्तावेज़ प्रेषक को स्थिर कर देते हैं — लोगो, रंगों और फ़ॉन्ट सहित। नया ब्रांड कल के किसी चालान को नहीं बदलता।

यदि आप कई ब्रांड चलाते हैं

यदि आप BrandStudio में कई ब्रांड चलाते हैं — जैसे किसी एजेंसी के रूप में —, तो Invoice यह अनुमान नहीं लगाता कि आपके दस्तावेज़ों पर कौन-सा ब्रांड होना चाहिए। “सेटिंग्स” में ऊपर का कार्ड “आप कई ब्रांड सँभालते हैं।” कहता है, और जब तक आप चुनते नहीं, फ़ील्ड में भरे आपके अपने विवरण लागू होते हैं।

ब्रांड चुनने के बाद उस पर वही नियम लागू होता है जो केवल एक ब्रांड होने पर: रंग और फ़ॉन्ट उसी से आते हैं, लोगो तब तक जब तक आप अपना लोगो अपलोड नहीं करते, और कंपनी विवरण तब तक जब तक आपके फ़ील्ड खाली हैं। यही ब्रांड आपके Office के लेटरहेड पर भी दिखता है।

1. 1“सेटिंग्स” खोलें।
2. 2फ़ील्ड “ब्रांड चुनें…” में अपने दस्तावेज़ों के लिए ब्रांड चुनें।
3. 3“दस्तावेज़ों के लिए इस्तेमाल करें” पर क्लिक करें।

लेटरहेड में लोगो

लोगो हर नए दस्तावेज़ पर ऊपर बाईं ओर होता है। अपना लोगो न होने पर Invoice BrandStudio से आपके ब्रांड का लोगो लेता है; सेटिंग्स में कार्ड “लोगो” दिखाता है कि अभी कौन-सा लोगो लागू है और वह कहाँ से आता है। यदि कोई भी लोगो नहीं है, तो वहाँ आपकी कंपनी का नाम होता है।

केवल चालानों के लिए अपना लोगो प्राथमिकता पाता है: PNG या JPEG, अधिकतम 2 MB। “अलग लोगो हटाएँ” उसे फिर से हटा देता है — उसके बाद फिर ब्रांड का लोगो लागू होता है, और ब्रांड न हो तो आपकी कंपनी का नाम।

रंगीन पट्टी पर गहरे रंग के लोगो को अपने-आप हल्की पृष्ठभूमि मिलती है, ताकि वह पढ़ने योग्य रहे। पहले से जारी दस्तावेज़ों में उनका पुराना लोगो बना रहता है।

1. 1“सेटिंग्स” खोलें और कार्ड “लोगो” तक स्क्रॉल करें।
2. 2कोई PNG या JPEG फ़ाइल चुनें।
3. 3“अपलोड करें” पर क्लिक करें।

नए दस्तावेज़ों के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स

कार्ड “नए दस्तावेज़ों के डिफ़ॉल्ट मान” हर नए दस्तावेज़ में पहले से जानकारी भर देता है, ताकि आपको हर बार वही सेटिंग न करनी पड़े: “मुद्रा”, “दस्तावेज़ों की भाषा” (तब तक लागू, जब तक ग्राहक पर कुछ और सेट नहीं है), “भुगतान अवधि (दिन)” (“इस तारीख तक भुगतान” अपने-आप भरता है), चालान और कोटेशन नंबरों के उपसर्ग, एक “हर दस्तावेज़ पर कर संबंधी टिप्पणी” और एक “अपना पाद लेख” — कंपनी रजिस्टर, प्रबंधन या खुलने के समय के लिए।

यदि आप सामान्यतः कोई टैक्स नहीं दिखाते, तो “नए दस्तावेज़ों पर डिफ़ॉल्ट रूप से कर न दिखाएँ” चालू करें। कारण आप स्वयं टैक्स नोट में लिखें, जैसे “VAT exempt”। यदि आप कुछ नहीं लिखते, तो दस्तावेज़ पर भी कुछ नहीं होता — Invoice अपनी ओर से कोई वाक्य नहीं जोड़ता।

हर डिफ़ॉल्ट सेटिंग किसी एक दस्तावेज़ पर बदली जा सकती है। डिज़ाइन Invoice अपने-आप याद रखता है: आख़िरी बार चुना गया डिज़ाइन अगले दस्तावेज़ पर लागू होता है।

1. 1“सेटिंग्स” खोलें और “नए दस्तावेज़ों के डिफ़ॉल्ट मान” तक स्क्रॉल करें।
2. 2मुद्रा, भाषा और भुगतान अवधि सेट करें; ज़रूरत हो तो उपसर्ग, टैक्स नोट और फ़ुटर भरें।
3. 3“सेटिंग्स सहेजें” पर क्लिक करें।

अपना फ़ुटर न होने पर दस्तावेज़ BrandStudio से आपके ब्रांड की अतिरिक्त पंक्तियाँ ले लेता है, जैसे कंपनी रजिस्टर की प्रविष्टि।