एक सीरीज़ बनाना
“आवर्ती” टैब में “+ नई श्रृंखला” से आप तय करते हैं कि नियमित रूप से क्या बिल किया जाएगा: “नाम (केवल आपके लिए)”, “ग्राहक”, “अंतराल” — साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक, अर्धवार्षिक या वार्षिक —, “अगले दस्तावेज़ की तारीख” और, यदि सीरीज़ समाप्त होनी चाहिए, “इस तारीख तक चले (वैकल्पिक)”।
इसके साथ वह आता है जो दस्तावेज़ पर लिखा होता है: “किस चीज़ का बिल बन रहा है”, “प्रति दस्तावेज़ राशि” — कर के बिना कीमत — और कर दर। एक सीरीज़ में एक मद होती है; मुद्रा और भाषा आपकी सेटिंग्स और ग्राहक से आती हैं। सूची में राशि कर सहित दिखती है।
यदि किसी महीने में वह तारीख नहीं होती — जैसे फ़रवरी में 31 तारीख —, तो तिथि उस महीने के अंतिम दिन पर आ जाती है और उसके बाद वहीं रहती है।
- “आवर्ती” खोलें और “+ नई श्रृंखला” पर क्लिक करें।
- नाम, ग्राहक, अंतराल, “अगले दस्तावेज़ की तारीख”, “किस चीज़ का बिल बन रहा है” और “प्रति दस्तावेज़ राशि” भरें।
- “सहेजें” पर क्लिक करें।
जब कोई सीरीज़ देय हो
जब “अगले दस्तावेज़ की तारीख” वाली तारीख आ जाती है, तो सीरीज़ सूची में “तारीख आ गई” के रूप में दिखती है, और अवलोकन इसकी सूचना “देखें” के साथ देता है। “अभी बनाएँ” इनवॉइस ड्राफ़्ट बनाता है; इस दौरान सीरीज़ की तारीख एक अंतराल आगे बढ़ जाती है, ताकि किसी अवधि का दो बार बिल न बने।
आप बटन पहले भी दबा सकते हैं — उस इनवॉइस के लिए जिसे एक सप्ताह पहले भेजना हो। इसके बाद ड्राफ़्ट “दस्तावेज़” में प्रतीक्षा करता है।
- सीरीज़ पर “अभी बनाएँ” पर क्लिक करें।
- “दस्तावेज़” खोलें — वहाँ नया ड्राफ़्ट मौजूद है।
देय दिन से पहले की रात में Invoice ड्राफ़्ट अपने-आप बनाता है, और सीरीज़ की तारीख आगे बढ़ जाती है। यदि सीरीज़ में “दस्तावेज़ सीधे जारी करें (केवल मसौदा न बनाएँ)” चालू है, तो Invoice उसे साथ ही जारी कर देता है; “और ग्राहक को भेजें” के साथ वह ईमेल से आपके ग्राहक को भी जाता है — भेजना केवल सदस्यता के साथ होता है। दोनों स्विच तब तक बंद रहते हैं जब तक आप उन्हें चालू नहीं करते।
ड्राफ़्ट में क्या होता है
सीरीज़ से बना ड्राफ़्ट एक सामान्य इनवॉइस है, अभी बिना नंबर के। तारीख और सेवा-तिथि के रूप में उसमें सीरीज़ की तारीख होती है; “इस तारीख तक भुगतान” ग्राहक की भुगतान शर्तों या आपकी सेटिंग्स के अनुसार होता है। मद, राशि और कर दर सीरीज़ से आते हैं, कर-सूचना आपकी सेटिंग्स से।
आप इसे जाँचते हैं, ज़रूरत हो तो “संपादित करें” से बदलते हैं, जारी करते हैं और भेजते हैं — किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह। बिना देखे भेजा गया इनवॉइस कभी न कभी ऐसे ग्राहक तक पहुँच जाता है जिसने बहुत पहले रद्द कर दिया था; इसलिए यह कदम आपके हाथ में रहता है।
- “दस्तावेज़” में ड्राफ़्ट को “संपादित करें” से खोलें और उसे जाँचें।
- “सहेजें और जारी करें” पर क्लिक करें।
- इसे “भेजें” से भेजें।
सीरीज़ बदलना, रोकना, समाप्त करना
“bearbeiten” सीरीज़ को उसी विंडो में खोलता है। यदि आप “श्रृंखला सक्रिय” बंद करते हैं, तो आप उसे हटाए बिना रोक देते हैं — तब सूची में “रुका हुआ” दिखता है, और वह फिर देय नहीं होती। “इस तारीख तक चले (वैकल्पिक)” वाली तारीख बीत जाने पर भी वह देय नहीं होती।
“मिटाएँ” पुष्टि के बाद सीरीज़ को हटा देता है; उससे पहले ही बन चुके दस्तावेज़ बने रहते हैं। जिस ग्राहक के लिए अभी कोई सीरीज़ चल रही है, उसे हटाया नहीं जा सकता।
- सीरीज़ पर “bearbeiten” पर क्लिक करें।
- सीरीज़ रोकने के लिए “श्रृंखला सक्रिय” बंद करें, या राशि और अंतराल बदलें।
- “सहेजें” पर क्लिक करें।