इनवॉइस जारी और रद्द करना.

जारी करना

जारी करने पर ड्राफ़्ट एक दस्तावेज़ बन जाता है। इससे पहले Invoice जाँचता है कि हर दस्तावेज़ के लिए क्या आवश्यक है: ग्राहक का नाम और पता, कम से कम एक मद — और बिलों में आपकी कंपनी का नाम, आपका पता और सेवा की तिथि। यदि कुछ छूटा हो, तो संदेश ठीक-ठीक बताता है कि क्या छूटा है, जैसे “Es fehlt noch: Leistungsdatum”।

फिर दस्तावेज़ को उसका नंबर मिलता है और, यदि उस पर अभी कोई तिथि नहीं है, तो आज की तिथि; Invoice योग, भाषा, दोनों पते, लोगो, रंग और फ़ॉन्ट स्थायी रूप से तय कर देता है। PDF को Invoice अपने संग्रह में रख लेता है — यही वह है जिसे आप बाद में “PDF” के अंतर्गत खोलते हैं और जो भेजा जाता है। यदि इसे संग्रहित करना सफल न हो, तो दस्तावेज़ जारी ही नहीं होता।

अब से दस्तावेज़ लॉक है: यदि आपका ग्राहक स्थान बदलता है या आप अपना ब्रांड बदलते हैं, तब भी यह वैसा ही रहता है जैसा था। आपके BusinessCloud में नियत तिथि कैलेंडर में दिखती है और PDF की एक प्रति आपकी फ़ाइलों में।

1. 1“दस्तावेज़” में ड्राफ़्ट पर “जारी करें” पर क्लिक करें — या फ़ॉर्म में “सहेजें और जारी करें” पर।
2. 2संदेश पढ़ें: दस्तावेज़ जारी और संग्रहित हो गया है।

यदि “सहेजें और जारी करें” किसी छूटी हुई जानकारी के कारण विफल हो जाए, तो दस्तावेज़ पहले से ही “दस्तावेज़” में ड्राफ़्ट के रूप में मौजूद होता है। उसे दोबारा लिखने के बजाय वहीं “संपादित करें” से छूटी जानकारी जोड़ें।

नंबर और नंबर-श्रृंखला

हर नंबर का रूप होता है उपसर्ग, वर्ष, क्रमांक: बिलों के लिए RE-2026-0012, कोटेशन के लिए AN-2026-0003। बिल और कोटेशन अलग-अलग गिने जाते हैं, हर वर्ष फिर से 0001 से शुरू होता है, और वर्ष दस्तावेज़ की तिथि का वर्ष होता है।

उपसर्ग आप सेटिंग्स में “चालान का उपसर्ग” और “अनुमान का उपसर्ग” के अंतर्गत बदलते हैं — केवल अक्षर और अंक, अधिकतम आठ। ये नए नंबरों पर लागू होते हैं, और गिनती नए सिरे से शुरू होने के बजाय आगे चलती रहती है: यानी RE-2026-0011 के बाद उपसर्ग FT के साथ FT-2026-0012 आता है।

Invoice जहाँ संभव हो, अंतरालों से बचता है: ड्राफ़्ट का कोई नंबर नहीं होता, और यदि आप किसी वर्ष में अपने प्रकार का सबसे हाल में जारी दस्तावेज़ हटाते हैं, तो उसका नंबर अगले दस्तावेज़ को मिल जाता है — भुगतान किए गए बिल को छोड़कर। बीच का कोई नंबर उपयोग किया हुआ ही रहता है, क्योंकि एक ही नंबर वाले दो बिल एक अंतराल से अधिक बुरे होंगे।

कोटेशन स्वीकृत या अस्वीकृत

जारी किया गया कोटेशन “दस्तावेज़” में “खुला” के रूप में दिखता है। आपका ग्राहक हाँ या ना कहे, तो आप इसे “और विकल्प…” के अंतर्गत दर्ज करते हैं: “स्वीकृत चिह्नित करें” या “अस्वीकृत चिह्नित करें”। इसके बाद पंक्ति “स्वीकृत” या “अस्वीकार” दिखाती है।

यह स्थिति आपके लिए एक नोट है; कोटेशन स्वयं नहीं बदलता। अस्वीकृत कोटेशन को अब बिल में नहीं बदला जा सकता। “इस तारीख तक मान्य” जिस दिन समाप्त होता है, वह दिन आपको अपने BusinessCloud के कैलेंडर में मिलता है।

1. 1कोटेशन की पंक्ति में “और विकल्प…” पर क्लिक करें।
2. 2“स्वीकृत चिह्नित करें” या “अस्वीकृत चिह्नित करें” चुनें।

कोटेशन से बिल बनाना

किसी जारी कोटेशन की पंक्ति में “चालान में बदलें” एक नया बिल ड्राफ़्ट बनाता है — उन्हीं मदों और पाठों, उसी मुद्रा, भाषा और कर तथा उसी छूट के साथ। कोटेशन जैसा है वैसा ही रहता है; उसे बाद में बिल के रूप में नहीं बदला जाता।

नए ड्राफ़्ट में अभी न सेवा की तिथि है और न भुगतान की अंतिम तिथि। इसे “संपादित करें” से खोलें, दोनों दर्ज करें और फिर इसे जारी करें।

1. 1कोटेशन पर “चालान में बदलें” पर क्लिक करें।
2. 2नए ड्राफ़्ट को “संपादित करें” से खोलें और “सेवा की तारीख” तथा “इस तारीख तक भुगतान” दर्ज करें।
3. 3“सहेजें और जारी करें” पर क्लिक करें।

जारी किए गए दस्तावेज़ को फिर से खोलना

अंकों की उस अदला-बदली के लिए, जो आपको तुरंत दिख जाए: “और विकल्प…” के अंतर्गत “फिर से खोलें (संपादन के लिए)” दस्तावेज़ को फिर से ड्राफ़्ट बना देता है। आप इसे “संपादित करें” से बदलते हैं और फिर से जारी करते हैं।

दस्तावेज़ अपना नंबर बनाए रखता है, दोबारा जारी करने पर भी: सुधारा गया संस्करण पुराने की जगह ले लेता है — संग्रह में भी और आपके BusinessCloud के भंडारण में भी। जब तक यह ड्राफ़्ट है, “PDF” वह संस्करण दिखाता है जिस पर आप अभी काम कर रहे हैं। केवल तभी, जब नई दस्तावेज़ तिथि किसी दूसरे वर्ष में आती है, इसे उस वर्ष का नंबर मिलता है। यदि आपके ग्राहक को दस्तावेज़ पहले ही मिल चुका है, तो फिर भी रद्दीकरण अधिक स्पष्ट तरीका है: पुराना संस्करण तो पहले से उसके पास है।

भुगतान किया गया बिल फिर से नहीं खोला जा सकता, रद्द किया गया बिल और उसका रद्दीकरण बिल भी नहीं — रद्दीकरण-जोड़ी वैसी ही रहती है जैसी जारी की गई थी। भुगतान किए गए बिल के लिए पहले भुगतान प्रविष्टि हटाएँ — देखें भुगतान दर्ज करना।

1. 1दस्तावेज़ पर “और विकल्प…” और फिर “फिर से खोलें (संपादन के लिए)” पर क्लिक करें।
2. 2“संपादित करें” पर क्लिक करें, सुधार करें और “ड्राफ़्ट सहेजें” पर क्लिक करें।
3. 3इसे “जारी करें” से फिर से जारी करें।

रद्द करना

जारी किए गए बिल को आप रद्दीकरण से निरस्त करते हैं, हटाकर नहीं। “और विकल्प…” के अंतर्गत “रद्द करें” एक रद्दीकरण बिल बनाता है: अपने अलग नंबर के साथ और उन्हीं मदों के साथ, लेकिन उलटे चिह्न सहित; छूट भी साथ जाती है, ताकि दोनों दस्तावेज़ एक-दूसरे को संतुलित करें। PDF पर इसका शीर्षक दस्तावेज़ की भाषा में “रद्दीकरण चालान” होता है, और परिचय में निरस्त किए गए बिल का उल्लेख होता है।

दोनों दस्तावेज़ बने रहते हैं; पुराना बिल इसके बाद “रद्द” दिखाता है, नया “रद्दीकरण चालान”। कुछ भी हटाया नहीं जाता, और बाद में दोनों में से किसी को भी फिर से नहीं खोला जा सकता। रद्दीकरण बिल किसी भी जारी बिल की तरह संग्रहित होता है और आपकी फ़ाइलों में रखा जाता है, और पुराने बिल की भुगतान-तिथि वाली प्रविष्टि को Invoice आपके कैलेंडर से हटा देता है।

हर बिल को ठीक एक बार रद्द किया जा सकता है। रद्दीकरण बिल को स्वयं आप रद्द नहीं करते — यदि बिल फिर भी मान्य होना चाहिए, तो उसे नए सिरे से बनाएँ। कोटेशन और ड्राफ़्ट को रद्दीकरण की आवश्यकता नहीं होती।

1. 1बिल पर “और विकल्प…” और फिर “रद्द करें” पर क्लिक करें।
2. 2पुष्टि संवाद में पुष्टि करें।

दस्तावेज़ हटाना

Invoice दस्तावेज़ लिखने का एक टूल है, कैश रजिस्टर सिस्टम नहीं: आप जारी किए गए दस्तावेज़ को भी हटा सकते हैं, “और विकल्प…” के अंतर्गत “हटाएँ” से और एक पुष्टि के बाद। इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता। जो बिल आपके ग्राहक के पास पहले से है, उसके लिए रद्दीकरण अधिक साफ़ तरीका है।

यदि यह उस वर्ष में अपने प्रकार का सबसे हाल में जारी दस्तावेज़ था और इसका भुगतान नहीं हुआ था, तो अगले दस्तावेज़ को इसका नंबर मिलता है; अन्यथा नंबर उपयोग किया हुआ ही रहता है। आपके BusinessCloud में कैलेंडर प्रविष्टि और PDF प्रति बनी रहती हैं — उन्हें आप वहाँ स्वयं हटाएँ।

रद्द किया गया बिल और उसका रद्दीकरण बिल एक साथ जुड़े हैं और केवल एक साथ ही हटाए जा सकते हैं: पुष्टि संवाद में दोनों नंबर दिखते हैं, फिर दोनों गायब हो जाते हैं। आप किसी कोटेशन को तब भी हटा सकते हैं, जब आप उससे पहले ही बिल बना चुके हों — बिल बना रहता है।

अपने दस्तावेज़ सुरक्षित रखना आपकी ज़िम्मेदारी है। सब कुछ डाउनलोड करें से आपके पास हमेशा अपनी एक प्रति रहती है।

1. 1दस्तावेज़ पर “और विकल्प…” और फिर “हटाएँ” पर क्लिक करें।
2. 2पुष्टि संवाद में पुष्टि करें।