अवलोकन
“अवलोकन” टैब उन सवालों का जवाब देता है जिनके लिए कोई इनवॉइसिंग प्रोग्राम खोला जाता है। ऊपर छह टाइलें हैं: चालू वर्ष में “खुला”, “देय तारीख बीत गई”, “Abgerechnet” और “Eingegangen”, “भुगतान तक औसत समय” — जारी करने से अंतिम भुगतान तक के दिन — और “ड्राफ़्ट”।
उसके नीचे “अगली देय तारीखें” बकाया इनवॉइस सूचीबद्ध करता है, सबसे अधिक अतिदेय पहले, हर पंक्ति में “अनुस्मारक भेजें” के साथ। “बारह महीने” हर महीने की आपकी शुद्ध बिक्री दिखाता है, “प्रमुख ग्राहक” वर्ष में सबसे अधिक बिक्री वाले पाँच ग्राहक। यदि कोई आवर्ती इनवॉइस देय है, तो यहाँ “देखें” के साथ एक सूचना दिखती है।
गणना आपकी डिफ़ॉल्ट मुद्रा में होती है। अन्य मुद्राओं वाले दस्तावेज़ों को अवलोकन नहीं जोड़ता, क्योंकि विनिमय दर रोज़ बदलती है; वह केवल बताता है कि ऐसे दस्तावेज़ मौजूद हैं।
दस्तावेज़ ढूँढना
“दस्तावेज़” टैब सभी कोटेशन और इनवॉइस सूचीबद्ध करता है, सबसे नए पहले। खोज फ़ील्ड नंबर या ग्राहक के नाम से ढूँढता है; उसके बगल के बटन फ़िल्टर करते हैं: “सभी”, “खुला”, “देय तारीख बीत गई”, “ड्राफ़्ट”, “भुगतान हो गया” और “कोटेशन”।
हर पंक्ति अपनी स्थिति शब्दों में बताती है — “ड्राफ़्ट”, “खुला”, “आंशिक भुगतान”, “भुगतान हो गया”, “रद्द”, “रद्दीकरण चालान”, “स्वीकृत”, “अस्वीकार” या देय तिथि से अधिक हुए दिनों की संख्या। यदि दस्तावेज़ ईमेल से भेजा गया है, तो नंबर के नीचे “भेजा गया” लिखा होता है, और स्थिति के नीचे यह कि आपने कितनी बार याद दिलाया है। आंशिक भुगतान होने पर बकाया शेष राशि के पास एक पट्टी दिखाती है कि कितना आ चुका है।
- “दस्तावेज़” खोलें।
- खोज फ़ील्ड में कोई नंबर या ग्राहक का नाम टाइप करें।
- किसी फ़िल्टर से परिणाम सीमित करें, उदाहरण के लिए “देय तारीख बीत गई”।
भुगतान दर्ज करना
पैसा आ जाने पर इनवॉइस की पंक्ति में “भुगतान” पर क्लिक करें। विंडो में बकाया राशि पहले से राशि फ़ील्ड में होती है; साथ में “प्राप्ति की तारीख” और “भुगतान का तरीका” — मुक्त पाठ, जैसे “बैंक हस्तांतरण”, “Bar” या “M-Pesa”।
इससे इनवॉइस स्वयं नहीं बदलता, केवल उसकी स्थिति बदलती है: आंशिक राशि से वह “आंशिक भुगतान” हो जाता है, पूरी राशि से “भुगतान हो गया”। एक सेंट शेष रहने पर उसे भुगतान किया हुआ माना जाता है — विदेशी ट्रांसफ़र में राउंडिंग के कारण कोई रिमाइंडर शुरू नहीं होना चाहिए।
गलत टाइप हो गया? “और विकल्प…” में “प्राप्त भुगतान” के अंतर्गत हर भुगतान “entfernen” के साथ दिखता है; इसके बाद Invoice स्थिति की दोबारा गणना करता है।
- इनवॉइस पर “भुगतान” पर क्लिक करें।
- राशि, तारीख और “भुगतान का तरीका” जाँचें।
- “दर्ज करें” पर क्लिक करें।
तीन चरणों में भुगतान रिमाइंडर
जब कोई इनवॉइस देय तिथि पार कर लेता है, तो उसकी पंक्ति में “अनुस्मारक भेजें” दिखाई देता है — “इस तारीख तक भुगतान” के अगले दिन से, अवलोकन में भी। “Zahlungserinnerung” विंडो अगला चरण पता, विषय और संदेश के साथ दिखाती है — सब कुछ ग्राहक की भाषा में, और सब कुछ बदला जा सकता है।
तीनों चरण एक-दूसरे पर आधारित हैं, पर अशिष्ट नहीं होते: पहले एक विनम्र सूचना कि इनवॉइस शायद नज़र से छूट गया है, फिर दूसरी पूछताछ, जिसमें समाधान पर बात करने का प्रस्ताव होता है, और अंत में संपर्क करने का अनुरोध। इसमें बकाया राशि बताई जाती है, मूल राशि नहीं, और इनवॉइस PDF के रूप में संलग्न होता है। Invoice कोई शुल्क या विलंब ब्याज नहीं जोड़ता।
“भेजें” रिमाइंडर को KENJTEC के माध्यम से भेजता है, ठीक किसी दस्तावेज़ की तरह। चरण तभी बढ़ता है जब संदेश वास्तव में बाहर चला गया हो, और तीसरे चरण के बाद चरण तीसरा ही बना रहता है; पंक्ति दिखाती है कि आपने कितनी बार याद दिलाया है।
- अतिदेय इनवॉइस पर “अनुस्मारक भेजें” पर क्लिक करें।
- विषय और संदेश पढ़ें और चाहें तो उन्हें बदलें।
- “भेजें” पर क्लिक करें।
सेटिंग्स में “देय तारीख बीत चुके चालानों के लिए अपने आप अनुस्मारक भेजें” स्विच चालू होने पर Invoice अगला चरण अपने-आप भेजता है — रात में, जैसे ही कोई इनवॉइस निर्धारित दिनों जितना अतिदेय हो जाए (डिफ़ॉल्ट 3, 14 और 30)। यह स्विच चालू न होने पर कोई भी रिमाइंडर आपके बिना बाहर नहीं जाता; भेजना केवल सदस्यता के साथ होता है।
रिमाइंडर केवल दर्ज करना
यदि आपने स्वयं फ़ोन किया या लिखा है, तो इसे उसी विंडो में “केवल दर्ज करें” से दर्ज करें: चरण बढ़ जाता है, कुछ भेजा नहीं जाता। यह एक स्पष्ट रूप से की गई कार्रवाई है और इसलिए गिनी जाती है — तब अगला रिमाइंडर उसके बाद वाला चरण होगा।
यदि आउटबॉक्स सक्रिय नहीं है, तो विंडो में “भेजें” नहीं होता, और “केवल दर्ज करें” ही रास्ता रहता है। तैयार पाठ फिर भी वहाँ होता है; आप उसे कॉपी करके स्वयं भेजें।
- इनवॉइस पर “अनुस्मारक भेजें” पर क्लिक करें।
- ज़रूरत हो तो पाठ कॉपी करें।
- “केवल दर्ज करें” पर क्लिक करें।