Dateien und Medien.

Dateien hochladen und Ordner anlegen

In „Dateien“ liegt alles, was du ablegst. Neues kommt über den Knopf „Neu“ oben links: „Dateien hochladen“ holt Dateien von deinem Gerät, „Ordner hochladen“ einen ganzen Ordner samt Inhalt. Du kannst Dateien auch einfach aus deinem Ordnerfenster in die Liste ziehen.

Mit „Neuer Ordner“ im selben Menü legst du einen Ordner an. Die Pfadleiste über der Liste zeigt, wo du gerade bist; ein Klick auf einen Ordner darin bringt dich zurück.

1. 1Öffne „Dateien“ in der BusinessCloud.
2. 2Klicke auf „Neu“ und wähle „Neuer Ordner“.
3. 3Gib unter „Ordnername“ einen Namen ein, zum Beispiel „Lieferanten“, und klicke auf „Erstellen“.
4. 4Öffne den neuen Ordner, klicke wieder auf „Neu“ und wähle „Dateien hochladen“.

Umbenennen, verschieben, Favoriten

Jede Datei und jeder Ordner hat rechts die drei Punkte „Aktionen“. Dort stehen unter anderem „Umbenennen“, „Verschieben oder kopieren“, „Herunterladen“, „Details“ und — je nach Eintrag — „Datei löschen“ oder „Ordner löschen“. Setzt du bei mehreren Einträgen das Häkchen, gilt eine Aktion für alle zugleich.

Mit „Zu den Favoriten hinzufügen“ bekommt ein Eintrag einen Stern; links findest du ihn dann unter „Favoriten“. „Neueste“ zeigt, was zuletzt geändert wurde. Deine Dateien stehen als Liste da; oben rechts darüber schaltest du auf Kacheln um und wieder zurück, und die BusinessCloud merkt sich deine Wahl.

1. 1Klicke bei der Datei auf die drei Punkte und wähle „Verschieben oder kopieren“.
2. 2Wähle den Zielordner aus, zum Beispiel „Lieferanten“.
3. 3Klicke auf „Nach Lieferanten verschieben“ oder „Nach Lieferanten kopieren“.

Per Link weitergeben

Eine Datei oder einen ganzen Ordner gibst du mit einem Freigabelink weiter. Wer den Link hat, sieht den Inhalt im Browser und kann ihn herunterladen — ohne Konto bei KENJTEC. Den Link verschickst du selbst, per E-Mail oder im Chat.

Im Menü des Links — den drei Punkten daneben — legst du unter „Freigabelink anpassen“ fest, was mit dem Link geht; je nach Spracheinstellung heißt der Eintrag „Link anpassen“. Vorgabe ist „Nur anzeigen“. Unter „Erweiterte Einstellungen“ schützt du den Link mit einem Passwort, lässt ihn mit „Ablaufdatum setzen“ an einem Tag deiner Wahl enden, und „Download verbergen“ nimmt den Knopf zum Herunterladen weg. „Freigabe aufheben“ macht einen Link sofort ungültig; für mehrere Empfänger legst du mit „Weiteren Link hinzufügen“ je einen eigenen an.

Welche Links du vergeben hast, zeigt links „Freigaben“ → „Über einen Link geteilt“. Direkt teilst du nur mit Leuten deiner Firma, und die BusinessCloud schlägt dir niemanden aus anderen Firmen vor — nach draußen geht, was du teilst, nur über deine Links.

1. 1Klicke bei der Datei oder dem Ordner auf die drei Punkte und wähle „Details“ — die Seitenleiste öffnet sich beim Reiter „Teilen“.
2. 2Klicke unter „Externe Freigaben“ bei „Öffentlichen Link erstellen“ auf das Plus („Neuen Freigabe-Link erstellen“).
3. 3Kopiere den Link über das Kopier-Symbol daneben und füge ihn in deine Nachricht ein.
4. 4Für Passwort oder Ablaufdatum: Öffne die drei Punkte am Link und wähle „Freigabelink anpassen“ (oder „Link anpassen“).
5. 5Öffne „Erweiterte Einstellungen“, setze die Häkchen und klicke auf „Freigabe aktualisieren“.

Ein Link ohne Passwort gilt für jeden, der ihn kennt. Für Vertrauliches setz ein Passwort und ein Ablaufdatum.

Frühere Fassungen zurückholen

Änderst du eine Datei oder lädst eine neue mit gleichem Namen hoch, behält die BusinessCloud die vorige Fassung. Das gilt auch für Dokumente, die du in Office bearbeitest. Du findest die Fassungen in der Seitenleiste der Datei unter „Versionen“, mit Datum und Uhrzeit.

„Version wiederherstellen“ macht eine ältere Fassung wieder zur aktuellen; die bisherige geht dabei nicht verloren, sondern wird selbst zur Version. Im Menü einer Version kannst du sie auch herunterladen oder mit „Diese Version benennen“ einen Namen geben, damit du einen wichtigen Stand wiedererkennst.

1. 1Klicke bei der Datei auf die drei Punkte und wähle „Details“.
2. 2Wechsle zum Reiter „Versionen“.
3. 3Öffne bei der gewünschten Fassung das Menü und wähle „Version wiederherstellen“.

Gelöschtes zurückholen

Was du löschst, ist nicht sofort weg. Es liegt links unter „Gelöschte Dateien“, mit dem ursprünglichen Ort und dem Zeitpunkt des Löschens. Auch ein Ordner kommt von dort samt Inhalt zurück.

„Wiederherstellen“ legt Datei oder Ordner an den alten Platz zurück. „Endgültig löschen“ entfernt einen Eintrag für immer — das lässt sich nicht rückgängig machen.

1. 1Klicke links auf „Gelöschte Dateien“.
2. 2Klicke in der Zeile der Datei auf „Wiederherstellen“.

Fotos und Videos unter „Medien“

„Medien“ in der BusinessCloud zeigt alle Bilder und Videos aus deinen Dateien als Zeitleiste, die neuesten oben — egal, in welchem Ordner sie liegen. Links grenzt du mit „Fotos“ oder „Videos“ ein; „Alle Medien“ zeigt wieder beides.

Unter „Alben“ stellst du Bilder zusammen, ohne sie zu verschieben: Ein Album zeigt auf die Dateien, sie bleiben in ihren Ordnern. So kann dasselbe Foto in mehreren Alben stehen.

1. 1Öffne „Medien“ in der BusinessCloud.
2. 2Wähle links „Alben“ und klicke auf „Neues Album“.
3. 3Gib unter „Name des Albums“ einen Namen ein, zum Beispiel „Saisonkarte Herbst“, und klicke auf „Album erstellen“ (je nach Spracheinstellung „Erstelle Album“).
4. 4Klicke auf „Fotos zu diesem Album hinzufügen“, wähle die Bilder aus und klicke auf „Hinzufügen zu Saisonkarte Herbst“.

Bilder für deine Website gehören ins MediaStudio ai: Dort bekommen sie eine öffentliche Adresse. Die BusinessCloud ist dein privater Speicher.

Speicherplatz und Ordner anderer Tools

Unten links in „Dateien“ steht, wie viel Speicher du belegst. Wie viel Speicher zu deinem Paket gehört, zeigt die Preisseite.

Einige Ordner legen andere KENJTEC-Tools für dich an. Invoice legt jede ausgestellte Rechnung und jedes Angebot als PDF unter „Buchhaltung“ ab, nach Art und Jahr geordnet — mehr dazu unter Belege in deinen Dateien. Was du im MediaStudio ai mit In BusinessCloud verschieben ablegst, landet im Ordner „MediaStudio“. Und der Briefbogen deiner Marke liegt im Ordner „Vorlagen“.

Diese Dateien gehören dir wie alle anderen: Du kannst sie umbenennen, verschieben oder per Link weitergeben. Umgekehrt holt das MediaStudio Bilder aus deiner BusinessCloud, wenn du sie veröffentlichen willst — das geht, sobald du die BusinessCloud einmal geöffnet hast; wie, steht unter Aus der BusinessCloud veröffentlichen.