Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Sobald du über KENJTEC Daten anderer Menschen verarbeitest — die Mitglieder deines Login-Bereichs, die Antworten auf deine Formulare, die Bestellungen in deinem Shop, die Empfänger deiner Rechnungen —, bist du dafür der Verantwortliche im Sinne der DSGVO und wir sind dein Auftragsverarbeiter. Diese Vereinbarung regelt, was wir dabei dürfen und was wir schulden. Sie gilt ergänzend zu den Nutzungsbedingungen und wird mit deiner Zustimmung dazu Vertragsbestandteil.

Sie betrifft nicht deine eigenen Konto- und Rechnungsdaten. Für die sind wir selbst verantwortlich; was damit geschieht, steht in der Datenschutzerklärung.

1. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

Gegenstand ist die Bereitstellung der KENJTEC-Dienste, soweit du dabei personenbezogene Daten Dritter einstellst oder erheben lässt. Zweck ist allein die Erbringung dieser Dienste für dich — wir verfolgen damit keine eigenen Zwecke.

Dauer: Die Vereinbarung läuft, solange dein Vertrag über den jeweiligen Dienst läuft, und endet mit ihm.

Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Anzeigen, Versenden, Ändern und Löschen — in dem Umfang, den die von dir genutzten Funktionen vorsehen.

2. Betroffene und Datenarten

Welche Daten anfallen, entscheidest du mit den Funktionen, die du nutzt. Nach heutigem Stand sind das:

• Mitglieder deines Login-Bereichs: E-Mail-Adresse, Name (freiwillig), von dir vergebene Gruppen, Zustand (angefragt/Mitglied/gesperrt), Zeitpunkte von Aufnahme, Einladung, Bestätigung und letztem Zutritt.
• Ausfüllende deiner Formulare: alle Felder, die du selbst angelegt hast, sowie hochgeladene Dateien und Unterschriften.
• Käufer in deinem Shop: Name, E-Mail-Adresse, Liefer- und Rechnungsanschrift, Bestell- und Zahlungsstatus. Die Zahlungsdaten selbst erreichen uns nie — sie laufen unmittelbar über dein eigenes Zahlungskonto.
• Empfänger deiner Rechnungen und Angebote: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Belegangaben.
• Besucher deiner Seiten: IP-Adresse und technische Angaben, soweit für die Auslieferung erforderlich.

Wo welche Datei hingehört. Die Medienbibliothek (MediaStudio) ist zum Veröffentlichen gebaut: Was darin liegt, wird über eine öffentliche Adresse schnell, zwischengespeichert und für Suchmaschinen lesbar ausgeliefert; geschützt ist es allein durch einen unratbaren Dateinamen. Das ist Absicht und keine Lücke. Vertrauliche Geschäftsunterlagen gehören deshalb in den Speicher der BusinessCloud, der hinter deiner Anmeldung liegt. Wir weisen im Tool vor jedem Hochladen darauf hin.

3. Weisungen

Wir verarbeiten die Daten ausschließlich nach deinen dokumentierten Weisungen. Als solche gelten diese Vereinbarung, die Nutzungsbedingungen und die Einstellungen, die du in deinem Konto vornimmst — jede Einstellung ist eine Weisung.

Sind wir nach Unionsrecht oder deutschem Recht zu einer Verarbeitung verpflichtet, unterrichten wir dich vorher, sofern das Gesetz das nicht verbietet.

Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir es dir und dürfen ihre Ausführung aussetzen.

4. Vertraulichkeit

Alle Personen, die bei uns Zugang zu diesen Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. KENJTEC wird derzeit ohne Angestellte betrieben; Zugang haben allein die Geschäftsführung und ausdrücklich beauftragte Dienstleister, die ihrerseits vertraglich gebunden sind.

5. Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32)

Wir treffen die folgenden Maßnahmen. Genannt ist, was tatsächlich eingerichtet ist — nicht, was üblich klingt:

• Übertragung nur verschlüsselt. Alle Aufrufe laufen über TLS; unverschlüsselte Verbindungen werden umgeleitet.
• Passwörter werden nie im Klartext gespeichert, sondern nur als Prüfwert eines dafür vorgesehenen Verfahrens (bcrypt).
• Trennung nach Konten. Jede Abfrage ist an das Konto gebunden, dem die Daten gehören; fremde Datensätze verhalten sich wie nicht vorhanden.
• Zugangsbeschränkung. Verwaltende Konten benötigen einen zweiten Faktor.
• Zutrittslinks zum Mitgliederbereich sind eine Stunde gültig, Sitzungen dreißig Tage; beide lassen sich jederzeit entziehen.
• Mengenbegrenzungen gegen Missbrauch: höchstens 30 neue Mitglieder je Stunde und 5.000 Mitglieder je Website; wird die Stundengrenze erreicht, stellt das System die Aufnahme selbsttätig auf Freigabe durch dich um.
• Sicherung und Wiederherstellbarkeit. Die Datenbank wird täglich gesichert (14 Stände, Ablage in mehreren EU-Regionen), dazu Zeitpunkt-Wiederherstellung über sieben Tage; die Instanz läuft mit einem Zweitknoten in einer anderen Zone.
• Geheimnisse (Schlüssel, Zugangsdaten) liegen in einem eigenen Tresor, nie im Quelltext.

Ehrlich dazu: Die Daten sind auf den Datenträgern der Anbieter verschlüsselt, nicht zusätzlich auf Anwendungsebene. Wer bei uns berechtigt auf die Datenbank zugreift, sieht die Adressen im Klartext. Zugriffe der Geschäftsführung auf Mitgliederlisten werden derzeit nicht gesondert protokolliert.

6. Unterauftragsverarbeiter

Du stimmst dem Einsatz der folgenden Unterauftragsverarbeiter zu. Wir schließen mit ihnen Verträge, die ihnen dieselben Pflichten auferlegen, die wir dir gegenüber tragen, und unterrichten dich vor jeder Änderung so rechtzeitig, dass du widersprechen kannst.

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irland) — Betrieb und Datenbank in der Region europe-west1 (Belgien), Sicherungen in mehreren EU-Regionen. Alle Daten dieser Vereinbarung, soweit unten nichts anderes steht. Dazu die KI über Vertex AI (Gemini) in der EU-Mehrregion: Übermittelt wird, was du der KI übergibst — das können Texte, Bilder und bei deren Auswertung Formularantworten sein.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) — Auslieferung und Schutz aller Aufrufe (weltweites Netz) sowie Ablage der Mediendateien mit EU-Rechtshoheit (R2). Verarbeitet IP-Adressen der Besucher und die abgelegten Dateien.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irland; Muttergesellschaft Anthropic, PBC, USA) — die KI-Funktionen, die nicht über Google laufen (etwa Website, Formular oder Shop erzeugen), und der Ersatz, wenn Google nicht antwortet. Übermittelt wird, was du der KI übergibst; das können Formularinhalte und Bilder sein. Diese Übermittlung geht in die USA; die Berechnung der Antworten kann auch in anderen Ländern stattfinden.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, Frankreich) — KI-Funktionen über den europäischen Zugang, Verarbeitung in der EU. Übermittelt wird, was du der KI übergibst; das können Formularinhalte und Bilder sein.
• OpenAI (OpenAI Ireland Limited, Irland) — KI-Funktionen. Übermittelt wird, was du der KI übergibst; das können Formularinhalte und Bilder sein. Diese Übermittlung geht in die USA.
• Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg), Region eu-central-1 (Frankfurt) — maschinelle Prüfung von Bildern auf missbräuchliche Inhalte beim Eingang: in der Medienbibliothek (auch PDF-Dateien, dazu Schlagworte für die Suche), in Formularen (auch Bilder und Unterschriften, die deine Besucher hochladen), auf Websites und als Logo auf Rechnungen und Angeboten. Übermittelt wird eine verkleinerte Kopie (höchstens 1.024 Bildpunkte an der längsten Kante), nicht das Original. Nach den Bedingungen von AWS darf AWS solche Eingaben speichern und zur Verbesserung seiner Dienste nutzen, auch in einer anderen Region, solange dem nicht widersprochen wird; ob dieser Widerspruch für unser Konto eingerichtet ist, wird ergänzt.
• Mailjet (Mailjet SAS, Frankreich) — Versand der System- und Benachrichtigungsmails. Verarbeitet die Empfängeradressen, also auch die deiner Mitglieder, Käufer und Rechnungsempfänger.
• Stripe — Abrechnung deines KENJTEC-Vertrags. Zahlungen in deinem Shop laufen über dein eigenes Stripe-Konto und nicht über uns.
• Tucows (OpenSRS), Kanada — Domainregistrierung. Verarbeitet die Inhaberdaten, die du für eine Domain angibst. Diese Übermittlung geht nach Kanada.
• Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Slowenien) — Ausliefern der Schriften. Der Browser deiner Besucher verbindet sich dafür mit fonts.bunny.net.

Übermittlungen in Drittländer: an Anthropic (USA) auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die Anthropics Auftragsverarbeitungsvertrag enthält; an OpenAI (USA) auf Grundlage der Standardvertragsklauseln, die OpenAIs Auftragsverarbeitungsvertrag enthält; an Tucows (Kanada) auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses für Kanada; soweit Google, Cloudflare und Amazon Web Services Daten in die USA übermitteln, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise der Standardvertragsklauseln. Ein Teil der KI-Aufgaben läuft über Google in der EU; die übrigen Aufgaben und der Ersatz laufen über Anthropic (Speicherung in den USA) — auf die EU beschränken lassen sich die KI-Funktionen derzeit nicht. Sie laufen ausschließlich auf deine Anforderung: Ohne einen Klick von dir erreicht kein Inhalt einen KI-Dienst — es gibt keine Verarbeitung im Hintergrund und keine beim Hochladen. Von selbst läuft beim Hochladen allein die Bildprüfung bei Amazon Web Services in Frankfurt.

7. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Wendet sich eine betroffene Person an uns statt an dich, leiten wir sie an dich weiter und antworten nicht selbst.

Für Auskunft, Berichtigung und Löschung stehen dir die Funktionen deines Kontos zur Verfügung: Mitglieder kannst du einzeln ändern und löschen, die ganze Liste als Tabelle herunterladen, Formularantworten als Tabelle ausgeben und einzeln löschen. Reichen die Funktionen nicht aus, unterstützen wir dich auf Anfrage.

Mitglieder können sich über den Link in jeder Zutrittsmail selbst aus deiner Liste austragen. Diese Löschung wirkt sofort.

8. Unterstützung bei Pannen und Folgenabschätzung

Wird uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, die deine Daten betrifft, unterrichten wir dich unverzüglich und geben dir die Angaben, die du für deine Meldung nach Art. 33 DSGVO brauchst. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde und gegebenenfalls an die Betroffenen ist deine Aufgabe.

Bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und einer vorherigen Konsultation unterstützen wir dich mit den Angaben, über die wir verfügen.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Ende der Verarbeitung löschen wir die Daten oder geben sie dir zurück — du hast die Wahl.

Rückgabe: Die Mitgliederliste einer Website lädst du jederzeit als Tabelle herunter; Formularantworten ebenso. Das Dokument deiner Website samt Bildern nimmst du über „Die Seite mitnehmen" mit.

Löschung: Löschst du eine Website, geht ihre Mitgliederliste mit. Das Ende eines Abos löscht nichts. Lässt du dein Konto löschen, gehen deine Websites samt Mitgliederlisten, deine Medien, Shops und WordPress-Installationen mit — frühestens 30 Tage nach dem Ende der Laufzeit.

Solange du nicht löschst, speichern wir die Daten unbefristet, auch nach dem Ende eines Abos — es gibt keine automatische Löschung nach Ablauf einer Frist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere für Rechnungsbelege) bleiben unberührt; solche Belege bewahren wir auch nach einer Kündigung für die gesetzliche Dauer auf.

Ehrlich dazu: Beim Löschen deines Kontos weisen wir unsere Unterauftragsverarbeiter derzeit nicht selbsttätig zur Löschung an. Daten, die an Mailjet (Mailversand) oder Stripe (Abrechnung) geflossen sind, unterliegen dort deren eigenen Fristen. Wenn du die Löschung auch dort verlangst, schreib uns — wir stoßen sie an.

10. Nachweise und Überprüfungen

Wir stellen dir auf Anfrage die Angaben zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten erforderlich sind, und ermöglichen Überprüfungen. Überprüfungen kündigst du mit angemessener Frist an; sie dürfen den Betrieb nicht unangemessen stören und die Daten anderer Kunden nicht berühren.

11. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest wirksam.

Änderungen teilen wir dir mit; widersprichst du nicht binnen vier Wochen, gelten sie als angenommen. Auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung gesondert hin.