Einen Termin eintragen
Im „Kalender“ klickst du in der Wochen- oder Monatsansicht auf einen freien Platz oder oben links auf „Ereignis“. Ein kleines Fenster öffnet sich: Titel, Beginn und Ende, bei Bedarf „Ganztägig“ — dann „Speichern“.
„Weitere Einzelheiten“ öffnet den ganzen Termin. Dort trägst du Ort und Beschreibung ein, lässt einen Termin regelmäßig wiederkehren oder hängst eine Datei aus deinen Dateien an. Oben wechselst du die Ansicht zwischen Tag, Woche, Monat, Jahr und Liste; „Heute“ springt zurück zum aktuellen Tag.
In den Einzelheiten eines Termins gibst du ihm auch eine Erinnerung. Sie erscheint als Benachrichtigung in der BusinessCloud, mit wenigen Minuten Verzögerung.
- Öffne „Kalender“ in der BusinessCloud.
- Klicke in der Wochenansicht auf Tag und Uhrzeit.
- Gib unter „Titel“ einen Titel ein, zum Beispiel „Verkostung neue Röstung“.
- Klicke auf „Speichern“.
Weitere Kalender anlegen
Dein erster Kalender heißt „Persönlich“. Weitere legst du für alles an, was du getrennt sehen willst — einen Schichtplan, Veranstaltungen, Lieferungen. Jeder Kalender hat seine eigene Farbe; mit einem Klick auf seinen Eintrag in der linken Spalte blendest du seine Termine aus und wieder ein.
In welchem Kalender ein Termin steht, wählst du im Termin selbst. Termine aus einer Kalenderdatei eines anderen Programms holst du unten links unter „Kalender-Einstellungen“ mit „Kalender importieren“ herein.
- Klicke in der linken Spalte neben „Meine Kalender“ auf das Plus („Neu hinzufügen“).
- Wähle „Neuer Kalender“.
- Gib einen Namen ein, zum Beispiel „Schichtplan“, und bestätige mit der Eingabetaste.
Einen Kalender per Link zeigen
Einen Kalender gibst du über einen Link zum Ansehen weiter — etwa den Schichtplan an dein Team oder die Veranstaltungen an Stammgäste. Wer den Link öffnet, sieht die Termine im Browser; ändern kann er nichts.
An derselben Stelle stehen zwei weitere Wege: „Abonnement-Link kopieren“ liefert eine Adresse, die andere in ihr eigenes Kalenderprogramm eintragen, um deine Termine dort zu sehen. „Einbettungscode kopieren“ gibt dir ein Stück Code, mit dem der Kalender auf einer Website erscheint. „Freigabe-Link löschen“ macht den Link ungültig.
- Öffne in der linken Spalte beim Kalender die drei Punkte und wähle „Kalender bearbeiten und teilen“.
- Klicke bei „Link teilen“ auf das Plus.
- Kopiere den Link mit „Öffentlichen Link kopieren“ und schick ihn weiter.
Der Link gilt für jeden, der ihn kennt. Teile deshalb nur Kalender, deren Termine alle sehen dürfen — Privates gehört in einen eigenen Kalender.
Termine buchen lassen
Mit der Terminbuchung buchen deine Kunden selbst einen Termin bei dir — über eine Seite, die deine freien Zeiten zeigt: für eine Beratung, eine Abholung, ein erstes Gespräch. Sie gehört zu deinem Kalender: „Termine“ in der BusinessCloud öffnet ihn, und links unter „Terminpläne“ stehen deine Buchungsseiten.
Für jede Seite legst du fest, wie lange ein Termin dauert, in welchen Kalender gebuchte Termine kommen und zu welchen Zeiten gebucht werden kann. Zeiten, die in diesem Kalender oder in den Kalendern belegt sind, die du für Konflikte auswählst, bietet die Seite nicht an.
Dein Gast wählt eine freie Zeit, gibt Namen und E-Mail-Adresse ein und klickt auf „Termin buchen“. Danach bekommt er eine Mail mit einem Link; erst wenn er den Termin damit bestätigt, steht er in deinem Kalender. Jede Zeit bekommt dabei nur einer. Die Mails verschickt die BusinessCloud für dich — einrichten musst du dafür nichts.
Absagen oder verschieben kann dein Gast den Termin nicht selbst: Er antwortet auf die Mail, die Antwort kommt bei dir an, und du erledigst es in deinem Kalender. Endet dein Abo, antworten deine Buchungsseiten nicht mehr — wie deine anderen öffentlichen Links.
- Öffne „Termine“ in der BusinessCloud.
- Klicke links unter „Terminpläne“ auf „Neu erstellen“.
- Gib unter „Terminname“ einen Namen ein, zum Beispiel „Catering-Beratung“, und wähle „Dauer (Minuten)“, „Buchungskalender“ und unter „Buchungsverfügbarkeit“ die Zeiten, zu denen man buchen kann.
- Klicke auf „Speichern“.
- Öffne beim Terminplan die drei Punkte, wähle „Link kopieren“ und gib den Link weiter.
Fristen aus Invoice
Stellst du in Invoice eine Rechnung mit Zahlungsziel aus, steht die Frist als ganztägiger Termin in deinem Kalender, mit Belegnummer und Betrag; bei einem Angebot der Tag, an dem es abläuft. Im Termin führen Links zurück zu Invoice, und das PDF des Belegs hängt an. Einrichten musst du dafür nichts — alles Weitere steht unter Fristen im Kalender.
Kontakte anlegen und pflegen
In „Kontakte“ liegt dein Adressbuch — für Kunden, Lieferanten, dein Team und alle, mit denen deine Firma zu tun hat. „Neuer Kontakt“ legt einen Eintrag an; Name, Firma, Telefon, E-Mail-Adresse und Anschrift trägst du direkt ein.
Einen bestehenden Kontakt änderst du mit „Bearbeiten“ und „Speichern“. Ein ganzes Adressbuch aus einem anderen Programm holst du unten links unter „Kontakte-Einstellungen“ mit „Kontakte importieren“ herein — aus einer vCard-Datei (.vcf), wie sie die meisten Adressbücher und Telefone ausgeben.
- Öffne „Kontakte“ in der BusinessCloud.
- Klicke auf „Neuer Kontakt“.
- Trag Name, Firma, Telefon und E-Mail-Adresse ein und klicke auf „Speichern“.
Gruppen — und die Gruppe „Kunden“
Gruppen ordnen dein Adressbuch: Ein Kontakt kann in mehreren stehen, etwa in „Lieferanten“ und „Presse“. In der linken Spalte legst du unter „Kontaktgruppen“ neue an und siehst mit einem Klick, wer dazugehört.
Die Gruppe „Kunden“ füllt Invoice: Jeder Kunde, den du dort neu anlegst, steht mit Name, E-Mail-Adresse und Anschrift in dieser Gruppe deines Adressbuchs. Umgekehrt übernimmst du in Invoice Kontakte, statt sie neu zu tippen — siehe Kunden aus dem Adressbuch.
- Öffne den Kontakt und klicke auf „Bearbeiten“.
- Wähle im Feld „Kontaktgruppen“ die Gruppe aus.
- Klicke auf „Speichern“.