Ein neues Dokument anlegen
Office ist kein eigener Bereich im Menü, sondern Teil deiner Dateien. Über „Neu“ legst du ein „Dokument“, eine „Tabelle“, eine „Präsentation“ oder ein „Diagramm“ an. Office speichert sie im offenen Dateiformat (.odt, .ods, .odp, .odg), und die neue Datei öffnet sich sofort zum Bearbeiten im Browser.
Zuerst fragt die BusinessCloud nach dem Dateinamen und schlägt den Namen des Eintrags vor, etwa „Dokument.odt“. Liegen Vorlagen bereit — etwa der Briefbogen deiner Marke —, wählst du danach zwischen „Leer“ und einer Vorlage.
- Öffne in „Dateien“ den Ordner, in den die Datei soll.
- Klicke auf „Neu“ und wähle „Dokument“.
- Gib unter „Dateiname“ einen Namen ein, zum Beispiel „Brief an die Rösterei“, und bestätige.
- Gibt es Vorlagen, wähle „Leer“ oder eine Vorlage und klicke auf „Erstellen“.
Im Browser bearbeiten
Ein Klick auf eine Office-Datei öffnet sie zum Bearbeiten — auch Dateien aus Word, Excel oder PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx). Die Werkzeuge stehen oben in Reitern, beginnend mit „Datei“; dort speicherst du, druckst oder lädst das Dokument in einem anderen Format herunter, zum Beispiel als PDF.
Oben rechts schließt du das Dokument. Danach liegt der letzte Stand in deinen Dateien, und gespeicherte Stände werden zu Versionen — einen früheren holst du über die Versionen zurück.
- Klicke in „Dateien“ auf das Dokument.
- Bearbeite es; die Werkzeuge findest du in den Reitern oben.
- Schließ das Dokument oben rechts, wenn du fertig bist.
Der Briefbogen deiner Marke
Hast du im BrandStudio ai eine Marke angelegt, liegt dein Briefbogen mit Logo, Farben und Firmendaten als Vorlage bereit: „Briefbogen.odt“ im Ordner „Vorlagen“. Beim Anlegen eines neuen Dokuments wählst du ihn statt „Leer“. Ändert sich deine Marke, zieht er nach; Briefe, die du schon damit geschrieben hast, bleiben, wie sie sind. Alles Weitere steht unter Briefbogen für Office.
Die Schriften deiner Marke
Die Schrift deiner Marke steht in Office in der Schriftauswahl — auch eine Schrift, die du im BrandStudio selbst hochgeladen hast. So sieht ein Brief auf deinem Briefbogen im Browser so aus, wie deine Marke es vorsieht.
Nach einer Änderung an deiner Marke dauert es einen Moment, bis die Schrift in Office bereitsteht. Ein Dokument, das schon offen war, schließt du dann und öffnest es neu.
- Öffne ein Dokument und markiere den Text.
- Wähle im Schriftfeld die Schrift deiner Marke.
Eigene Vorlagen
Was du immer wieder brauchst, legst du einmal als Vorlage an: eine Tabelle für die Inventur, eine Präsentation für Veranstaltungen. Jede Datei im Ordner „Vorlagen“ erscheint beim Anlegen einer neuen Datei ihrer Art zur Auswahl — im offenen Format, in dem Office auch neue Dateien anlegt: .odt für ein Dokument, .ods für eine Tabelle, .odp für eine Präsentation, .odg für ein Diagramm. Die Vorlage selbst bleibt dabei unverändert.
Eine Datei aus Word, Excel oder PowerPoint bietet „Neu“ nicht als Vorlage an. Öffne sie in Office, lade sie unter „Datei“ im offenen Format herunter und leg diese Fassung in „Vorlagen“.
Gibt es den Ordner noch nicht, steht im Menü „Neu“ der Eintrag „Vorlagenordner erstellen“. Hast du im BrandStudio eine Marke, ist er mit deinem Briefbogen schon da.
- Klicke in „Dateien“ auf „Neu“, wähle „Vorlagenordner erstellen“ und bestätige den Namen „Vorlagen“ mit „Erstellen“ — oder öffne den Ordner „Vorlagen“, wenn es ihn schon gibt.
- Leg eine fertige Datei hinein, zum Beispiel die Tabelle „Inventur Vorlage.ods“.
- Beim nächsten „Neu“ und „Tabelle“ steht sie zur Wahl.