Fristen im Kalender
Stellst du eine Rechnung mit „Zahlbar bis“ aus, trägt Invoice die Frist als ganztägigen Termin in deinen Kalender der BusinessCloud ein, mit Nummer und Betrag im Titel; drei Tage vorher erinnert der Kalender daran. Bei einem Angebot steht dort der Tag, an dem „Gültig bis“ abläuft.
In der ausführlichen Ansicht des Termins hängt das PDF des Belegs an, und die Beschreibung trägt Links zurück zu Invoice: einen, der den Beleg öffnet und seine Zeile hervorhebt, und bei Rechnungen einen, der gleich die Zahlungserinnerung öffnet — sobald die Rechnung überfällig ist.
Stellst du einen Beleg nach dem Wieder-Öffnen neu aus, ersetzt Invoice seinen Termin. Klappt der Eintrag einmal nicht, bleibt der Beleg trotzdem ausgestellt.
- Öffne in der BusinessCloud den Kalender und klicke auf den Termin.
- Öffne die ausführliche Ansicht des Termins.
- Klicke auf den Link zum Beleg oder zur Zahlungserinnerung — oder auf das angehängte PDF.
Belege in deinen Dateien
Beim Ausstellen legt Invoice eine Kopie des PDFs in deine Dateien: Rechnungen unter „Buchhaltung/Rechnungen/<Jahr>“, Angebote unter „Buchhaltung/Angebote/<Jahr>“, benannt nach der Belegnummer. Die Ordner heißen in der Sprache, die deine BusinessCloud beim ersten abgelegten Beleg hat, und behalten diese Namen danach — so entsteht nie ein zweiter Ordner daneben. Den Ordner gibst du einfach an deine Steuerberatung weiter.
Diese Kopie gehört dir: Du darfst sie verschieben, umbenennen oder löschen. Das Original bleibt im Archiv von Invoice, und „PDF“ in der Belegliste öffnet immer dieses. Auch Stornorechnungen landen hier, neben der Rechnung, die sie aufheben.
Briefbogen für Office
Aus deiner Marke setzt Invoice einen Briefbogen für die Textverarbeitung in der BusinessCloud: Logo, Firmenname in deiner Akzentfarbe und Titelschrift mit einer Linie darunter, die Rücksendeangabe über dem Anschriftfeld und eine Fußzeile mit Anschrift, Kontakt und den Zusatzzeilen deiner Marke. Wo es geht, steckt auch die Schrift deiner Marke in der Datei. Der Textbereich ist leer — der Brief ist deiner.
Die Datei heißt „Briefbogen.odt“ — in einer anderen Sprache als Deutsch „Letterhead.odt“ — und liegt in deinem Vorlagenordner. In den Dateien steht sie unter „Neu → Dokument“ als Vorlage zur Wahl. Sie bringt Absatzvorlagen in deiner Marke mit — Überschriften, Titel, Untertitel, Zitat und Textkörper — und die Zeichenvorlagen „KENJTEC Akzent“ und „KENJTEC Nebentext“.
Invoice erneuert den Briefbogen, wenn sich deine Marke geändert hat: bei jeder Anmeldung, beim Öffnen von Invoice und bevor du eine Vorlage wählst; hast du ihn gelöscht, legt Invoice ihn neu an. Ohne Marke gibt es keinen Briefbogen, und führst du mehrere, trägt er die für Belege gewählte. Die Karte „Briefbogen in Office“ in den Einstellungen sagt, wo er liegt, und führt mit „Zum Vorlagenordner“ hin.
- Öffne in der BusinessCloud die Dateien und klicke auf „Neu“.
- Wähle „Dokument“ und als Vorlage den Briefbogen.
- Schreib deinen Brief.
Alles herunterladen
„Alles herunterladen“ oben rechts in Invoice lädt ein ZIP-Archiv: die ausgestellten Belege als PDF, sortiert nach „Rechnungen“ und „Angebote“ und nach Jahr, dazu zwei Tabellen — „belege.csv“ mit allen Belegen samt Entwürfen und „kunden.csv“ mit deinen Kunden. Die Tabellen trennen mit Semikolon und lassen sich in einer Tabellenkalkulation öffnen.
Eine LIESMICH im Archiv erinnert daran, dass du deine Belege selbst aufbewahrst. Der Knopf steht immer sichtbar da — nicht erst, wenn du kündigst.
- Klicke oben rechts auf „Alles herunterladen“.
- Speichere das Archiv an einem eigenen Ort.