Die Kundenakte
„Kunden“ in der BusinessCloud zeigt jeden Kunden deiner Firma mit seiner Akte: Notizen zu Gesprächen, Wiedervorlagen, die Belege aus Invoice, Projekte, Ausgaben, verknüpfte Dateien, Ordner und Termine und den Verlauf. Es ist derselbe Kundenstamm wie in Invoice — einen Kunden, den du hier anlegst oder änderst, findest du dort genauso; ausgestellte Belege behalten ihre Anschrift.
Gibt es schon einen Kunden mit demselben Namen, legt die Akte nicht still einen zweiten an und führt auch nichts zusammen. Sie zeigt dir die Treffer: „Diesen Kunden öffnen“ nimmt den vorhandenen, „Trotzdem neu anlegen“ legt bewusst einen weiteren an.
Ein neuer Kunde steht auch im Adressbuch — in einer Firma in dem des Inhabers. Änderst du in der Akte Name, Anschrift oder Kontaktdaten, zieht der Kontakt nach. Umgekehrt nicht: Was du im Adressbuch änderst, übernimmt die Akte nicht von selbst.
Unter „Notizen“ hältst du Gespräche fest: Text in „Neue Notiz“ schreiben, „Notiz speichern“ klicken. Jede Notiz zeigt, wer sie wann geschrieben hat, und der „Verlauf“ zeigt, was sich an der Akte getan hat.
- Öffne „Kunden“ in der BusinessCloud und klicke auf „Kunde anlegen“.
- Trag unter „Name des Kunden oder der Firma“ den Namen ein — er ist das einzige Pflichtfeld.
- Klicke auf „Kunde anlegen“.
Wiedervorlagen: am Tag wieder anfassen
Eine Wiedervorlage erinnert dich daran, einen Kunden an einem bestimmten Tag wieder anzufassen — etwa ein Angebot nachzufragen. Sie steht als ganztägiger Termin im Kalender der zuständigen Person und verschwindet von dort, sobald sie erledigt ist. Arbeiten mehrere in der Firma, wählst du unter „Zuständig“, wer sich kümmert.
Oben auf der Seite zählt „Für dich fällig“ deine Wiedervorlagen, die heute oder früher fällig sind. In der Akte zeigt jede, ob sie überfällig, heute fällig, offen oder erledigt ist und ob ihr Termin im Kalender steht. „Erledigt“ hakt sie ab, „Wieder öffnen“ holt sie zurück. Datum, Titel und Notiz änderst du in der Akte, der Termin zieht nach; was du am Termin im Kalender änderst, übernimmt die Wiedervorlage nicht.
- Öffne die Kundenakte und klicke auf „Wiedervorlage anlegen“.
- Beschreib unter „Worum geht es?“ kurz die Sache, zum Beispiel „Angebot Weihnachtsfeier nachfragen“, und wähle unter „Fällig am“ den Tag.
- Klicke auf „Wiedervorlage anlegen“.
Projektakten
Ein Projekt hält zusammen, was zu einem Auftrag gehört — zum Beispiel das Catering für eine Hochzeit. Die Projektakte trägt einen Kunden, einen Zustand („Geplant“, „In Arbeit“, „Pausiert“ oder „Abgeschlossen“), Start und Ziel und die Leute deiner Firma, die mitarbeiten.
Verknüpft werden ein Deck-Brett mit den Aufgaben, Dateien, Ordner, Termine, die Belege des Kunden aus Invoice und Ausgaben — immer als Verweis, nie als Kopie. Das Original bleibt, wo es ist, und „Verknüpfung entfernen“ nimmt nur den Verweis weg. Ist ein Original gelöscht oder für dich nicht mehr freigegeben, steht an der Verknüpfung „Nicht mehr vorhanden“ oder „Für dich nicht erreichbar“. Belege verknüpfst du mit „Beleg verknüpfen“; dafür braucht das Projekt einen Kunden.
Ist ein Projekt vorbei, nimmst du es mit „Archivieren“ aus der Liste — gelöscht wird dabei nichts. „Archiv zeigen“ zeigt die archivierten Projekte, „Zurückholen“ holt eines zurück. „Projekt löschen“ kann nur die Verwaltung: Es löscht die Akte mit ihren Verknüpfungen und ihrem Verlauf, aber keine Datei, keinen Termin, kein Brett und keinen Beleg; Ausgaben verlieren nur die Zuordnung zum Projekt.
- Öffne „Projekte“ in der BusinessCloud und klicke auf „Projekt anlegen“.
- Gib unter „Name des Projekts“ einen Namen ein, wähle Kunde und Zustand und klicke auf „Projekt anlegen“.
- Verbinde in der Projektakte mit „Deck-Brett verbinden“, „Datei verknüpfen“, „Ordner verknüpfen“ oder „Termin verknüpfen“, was dazugehört.
Ausgaben mit ihrem Beleg
Unter „Ausgaben“ erfasst du Eingangsrechnungen und Quittungen mit ihrem Beleg: Lieferant oder Bezeichnung, Belegdatum, Belegnummer, Betrag, Währung und eine Kategorie, die du frei benennst — auf Wunsch mit Kunde und Projekt. Das ist keine Buchhaltung: keine Vorsteuer, kein Bankabgleich.
Den Beleg lädst du hoch („Datei hochladen“: PDF, gängige Bildformate oder XML, bis 20 MB) oder nimmst ihn mit „Aus deinen Dateien wählen“ aus der BusinessCloud. Ein hochgeladener Beleg landet im gemeinsamen Ordner deiner Firma unter „Belege“ und dem Jahr — ohne Firma in deinen eigenen Dateien. Ein Beleg aus deinen Dateien bleibt, wo er ist; die Ausgabe verweist nur darauf.
Den Betrag schreibst du so, wie man ihn bei dir schreibt; die Ausgabe kennt die Nachkommastellen jeder Währung — Yen ohne, Kuwait-Dinar mit drei. Summen bildet sie je Währung, nie über verschiedene Währungen hinweg.
„Verknüpfung lösen“ trennt nur den Beleg von der Ausgabe, „Ausgabe löschen“ löscht nur die Ausgabe — die Belegdatei bleibt in beiden Fällen in der Cloud.
- Öffne „Ausgaben“ in der BusinessCloud und klicke auf „Ausgabe erfassen“.
- Trag Lieferant, Belegdatum und Betrag ein und wähle die Währung.
- Wähle unter „Beleg“ „Datei hochladen“ oder „Aus deinen Dateien wählen“.
- Klicke auf „Ausgabe erfassen“.
Zu mehreren an denselben Akten
Alle in deiner Firma arbeiten an denselben Kunden, Projekten und Ausgaben. Jede Person darf Kunden anlegen und ändern, Notizen schreiben, Wiedervorlagen und Projekte anlegen, verknüpfen, Projekte archivieren und Ausgaben erfassen. Fremde Notizen und Ausgaben ändern oder löschen, fremde Wiedervorlagen löschen, Projekte löschen und „Alles herunterladen“ kann nur die Verwaltung; Knöpfe, die du nicht benutzen darfst, siehst du gar nicht erst.
Speichern zwei Leute dieselbe Akte kurz nacheinander, überschreibt niemand den anderen still. Wer als Zweiter speichert, liest „Jemand hat das inzwischen geändert. Lade neu und prüfe die Änderung.“, sieht die Felder, die sich unterscheiden, und wählt „Aktuellen Stand übernehmen“ — oder „Meine Eingaben behalten“ und speichert noch einmal.
„Alles herunterladen“ lädt Notizen, Wiedervorlagen, Ausgaben, Projekte, Verknüpfungen und den Verlauf als Tabellen in einem ZIP-Archiv herunter. Die Belegdateien bleiben in der Cloud; Kunden und Belege nimmst du über Alles herunterladen in Invoice mit.