Leute in deine Firma einladen
Deine Leute arbeiten mit einem eigenen KENJTEC-Konto in deiner BusinessCloud mit: mit denselben Kunden, Projekten, Ausgaben und Belegen. Eingeladen wird im Dashboard unter „Firma und Leute“. Dort gibst du der Firma unter „Name der Firma“ auch ihren Namen — ihn sehen nur deine eigenen Leute.
Plätze und Speicher kommen aus deinem Abo. Unter „Plätze und Speicher“ siehst du, wie viele Plätze belegt sind (einer davon ist deiner), wie viel Speicher dein Abo insgesamt hat und wie viel noch zu verteilen ist. Jede Person bekommt ihren Anteil, der Rest bleibt bei dir. Hat dein Abo nur einen Platz, steht das dort, und „Paket buchen“ führt dich zu den Abos.
Jede Einladung trägt eine Rolle. „Mitarbeit“ arbeitet mit Kunden, Projekten, Ausgaben und Belegentwürfen; die „Verwaltung“ stellt außerdem Belege aus und holt Leute dazu. Wer zur Verwaltung gehört, bestimmst nur du als Inhaber.
Nach dem Senden zeigt das Dashboard den Link der Einladung — kommt die Mail nicht an, gibst du ihn mit „Link kopieren“ selbst weiter. Bis jemand annimmt, belegt die Einladung einen Platz; unter „Offene Einladungen“ nimmst du sie mit „Zurücknehmen“ zurück.
- Öffne dein Dashboard und wähle „Firma und Leute“.
- Trag unter „Leute einladen“ die „Mailadresse“ ein und wähle „Rolle“ und „Speicher (GB)“.
- Klicke auf „Einladung senden“.
Eine Einladung gilt sieben Tage und nur für die Adresse, an die sie ging — dieselbe Mail-Domain macht niemanden zum Mitglied deiner Firma.
Eine Einladung annehmen
Hat dich jemand eingeladen, bekommst du eine Mail mit einem Link. Er führt auf eine Seite, die zeigt, wer dich in welche Firma einlädt, mit welcher Rolle und bis wann die Einladung gilt. Eine Karte brauchst du dafür nicht — dein Platz ist schon bezahlt.
Annehmen kannst du nur mit genau der Adresse, an die die Einladung ging. Hast du noch kein KENJTEC-Konto, legst du mit „Konto erstellen“ eines an und bestätigst den Code aus der Mail; danach geht es zurück zur Einladung. Ein Konto mit eigenem Abo hat sein eigenes Büro — zum Mitarbeiten in einer Firma nimmst du ein zweites Konto. Und du arbeitest immer nur in einer Firma mit.
In der BusinessCloud der Firma liegt ein gemeinsamer Ordner mit ihrem Namen. Was jemand hineinlegt, sehen alle in der Firma, und es bleibt dort, auch wenn die Person später geht. Direkt teilen kannst du mit allen in der Firma.
- Öffne den Link aus der Einladungsmail.
- Bist du nicht angemeldet, klicke auf „Anmelden“ — oder auf „Konto erstellen“, wenn du noch kein Konto hast.
- Klicke auf „Einladung annehmen“.
- Klicke auf „BusinessCloud öffnen“.
Speicher ändern und jemanden gehen lassen
Unter „In deiner Firma“ stehen alle, die mitarbeiten, mit Rolle und dem Tag, seit dem sie dabei sind. Dort änderst du den Speicher einer Person — als Inhaber auch ihre Rolle — und übernimmst es mit „Speichern“. Die Verwaltung ändert den Speicher der Leute mit „Mitarbeit“; Rollen vergibt nur der Inhaber.
Geht jemand, nimmst du die Person aus der Firma und wählst, wer übernimmt, was sie in der BusinessCloud besitzt — du selbst oder jemand, der bleibt. Übergeben werden Dateien, Bretter, Listen, Abstimmungen und Teams, nie als Kopie; Kalender, Kontakte und Terminbuchungen bleiben bei der Person. Was je Bereich angekommen ist, zeigen danach die „Übergaben“.
Mit der Rolle „Mitarbeit“ kannst du auch selbst gehen: unter „Firma und Leute“ mit „Firma verlassen“ und „Ja, Firma verlassen“. Dein KENJTEC-Konto bleibt; was du in der Firma angelegt hast, bleibt bei der Firma, und dein Besitz in der BusinessCloud geht an den Inhaber.
Wechselst du auf ein Abo mit weniger Plätzen, verliert niemand seine Mitgliedschaft. In die BusinessCloud kommen aber nur so viele, wie Plätze da sind — die, die zuerst dabei waren; die anderen stehen mit „ohne Platz“ in der Liste. Ohne Abo mit BusinessCloud kommt niemand in die Firma; es geht nichts verloren.
- Klicke unter „In deiner Firma“ bei der Person auf „Aus der Firma nehmen“.
- Wähle, an wen ihr Besitz in der BusinessCloud geht.
- Klicke auf „Ja, aus der Firma nehmen“.
Deine Firma bleibt unter sich
In der BusinessCloud arbeiten viele Firmen, und keine sieht die andere. Wo du Leute suchst — beim Teilen von Dateien und Kalendern, in Teams, in Wissen, Listen und Abstimmungen —, findest du nur Leute deiner Firma, und nur mit ihnen teilst du direkt. Umgekehrt findet niemand aus einer anderen Firma dich, deine Leute oder eure Teams.
Arbeitest du allein, besteht deine Firma nur aus dir: Direkt teilen geht dann mit niemandem. Nach draußen gibst du Dateien und Ordner mit einem Freigabelink weiter — mit und ohne Firma.
Namen von Teams und Wissensbereichen gelten in der ganzen BusinessCloud. Heißt es, ein Name sei schon vergeben, obwohl du ihn in deiner Firma nirgends siehst, trägt ihn ein Team einer anderen Firma. Nimm dann einen anderen, etwa mit dem Namen deiner Firma davor.