Einen Kunden anlegen
Im Reiter „Kunden“ steht oben die Karte „Neuer Kunde“. Pflicht sind „Name“, „Straße und Hausnummer“ und „Ort“ — ohne Anschrift lässt sich kein Beleg ausstellen. Die E-Mail-Adresse brauchst du, wenn Invoice Belege und Erinnerungen für dich verschicken soll.
Das Land trägst du als Kürzel ein (ES, GB, US); es entscheidet mit, ob Invoice beim Schreiben einen Steuervorschlag macht. Bleibt es leer, speichert Invoice DE. Einen Namen gibt es nur einmal: Legst du denselben Namen noch einmal an, bleibt es beim vorhandenen Kunden.
Legst du einen Kunden hier an, landet er von selbst auch im Adressbuch deiner BusinessCloud, in der Gruppe „Kunden“ — samt E-Mail-Adresse. In der Liste „Deine Kunden“ startest du mit „neuer Beleg“ direkt einen Beleg für ihn.
- Öffne den Reiter „Kunden“.
- Fülle unter „Neuer Kunde“ mindestens Name, Straße und Hausnummer und Ort aus.
- Klicke auf „Kunde anlegen“.
Sprache und Zahlungsziel am Kunden
Zwei Angaben am Kunden sparen dir bei jedem Beleg Arbeit. „Sprache seiner Belege“ legt fest, in welcher Sprache Invoice PDF, E-Mail und Erinnerungen für ihn setzt. Steht dort „wie im Absender eingestellt“, gilt die Sprache aus deinen Einstellungen.
„Zahlungsziel in Tagen“ gilt nur für diesen Kunden. Wählst du ihn in einem neuen Beleg, trägt Invoice „Zahlbar bis“ von selbst ein; bleibt das Feld leer, gilt dein Zahlungsziel aus den Einstellungen.
Die Reihenfolge ist immer dieselbe: Was du am Beleg wählst, geht vor; dann gilt, was am Kunden steht; dann deine Vorgabe.
- Klicke in „Deine Kunden“ beim Kunden auf „bearbeiten“.
- Wähle „Sprache seiner Belege“ und trag ein „Zahlungsziel in Tagen“ ein.
- Klicke auf „Änderungen speichern“.
Kunden aus dem Adressbuch
Wer schon in den Kontakten deiner BusinessCloud steht, muss nicht noch einmal getippt werden. Im Reiter „Kunden“ listet die Karte „Aus dem Adressbuch übernehmen“ die Kontakte, die noch kein Kunde sind; „übernehmen“ macht einen Kunden daraus. Steht bei einem Kontakt eine Firma, wird die Firma der Kunde; die Person steht in der Karte darunter.
Noch schneller geht es beim Schreiben: Im Feld „Kunde“ eines neuen Belegs stehen diese Kontakte unter den Vorschlägen, mit dem Zusatz „aus dem Adressbuch“. Wählst du einen, legt Invoice ihn beim Speichern als Kunden an.
Kunde und Kontakt bleiben verbunden, deshalb entsteht beim nächsten Mal kein zweiter Eintrag. Ihre Daten gleichen sich aber nicht ab: Änderst du später den Kunden in Invoice oder den Kontakt im Adressbuch, bleibt die andere Seite, wie sie ist. Hat ein Kontakt kein Land, setzt Invoice DE ein.
- Öffne „Kunden“.
- Such in „Aus dem Adressbuch übernehmen“ den Kontakt und klicke auf „übernehmen“.
- Prüfe danach mit „bearbeiten“ Land, Sprache und Zahlungsziel.
USt-IdNr. prüfen
„USt-IdNr. prüfen“ fragt das EU-Register, ob es die Nummer im Feld „USt-IdNr. / Steuer-ID“ gibt, und zeigt bei einer gültigen Nummer den eingetragenen Namen und Ort. Das lohnt sich vor allem, bevor du einem Unternehmen in einem anderen EU-Land einen Beleg ohne Steuer schreibst.
Die Antwort steht unter dem Formular: gültig, im Register unbekannt, oder das Register antwortet gerade nicht. Nummern von außerhalb der EU lassen sich nicht prüfen, weil es dort kein gemeinsames Register gibt. Die Prüfung hält dich nie auf — speichern kannst du den Kunden in jedem Fall.
- Trag die Nummer mit Länderkennung in „USt-IdNr. / Steuer-ID“ ein, zum Beispiel ESB12345678.
- Klicke auf „USt-IdNr. prüfen“.
- Lies die Antwort unter dem Formular.
Kunden ändern und löschen
„bearbeiten“ in der Liste „Deine Kunden“ öffnet den Kunden oben im Formular. Änderungen gelten ab dem nächsten Beleg; ausgestellte Belege behalten die Anschrift von damals.
„löschen“ gibt es nur bei Kunden ohne Beleg. Hängt noch ein Beleg an ihm — auch ein Entwurf — oder läuft eine wiederkehrende Rechnung auf ihn, bleibt er stehen. Der Kontakt im Adressbuch bleibt beim Löschen erhalten.
Die Liste zeigt je Kunde Anschrift, Sprache, die Zahl seiner Belege und was bei ihm offen ist.
- Klicke beim Kunden auf „bearbeiten“.
- Ändere die Angaben und klicke auf „Änderungen speichern“ — oder auf „Abbrechen“.
Leistungen, die immer wieder draufstehen
Im Reiter „Leistungen“ liegt, was du oft abrechnest: Beschreibung, Einheit, Preis je Einheit und Steuersatz. Pflegen musst du ihn nicht — jede Position eines Belegs, den du in der Maske speicherst, landet von selbst hier. Gleiche Beschreibung mit gleichem Preis zählt hoch, statt eine zweite Zeile anzulegen.
Die Liste „Deine Leistungen“ ist nach Häufigkeit sortiert, nicht nach dem Alphabet; die Spalte „Benutzt“ zeigt, wie oft. Im Beleg holst du eine Leistung mit „Aus Leistungen wählen“ als neue Position.
Ändern und Löschen wirken nur auf künftige Belege — was schon auf einem Beleg steht, bleibt.
- Öffne „Leistungen“.
- Trag unter „Leistung anlegen“ Beschreibung, Einheit und „Preis je Einheit“ ein und wähle den Steuersatz.
- Klicke auf „Leistung anlegen“.
„löschen“ entfernt eine Leistung ohne Rückfrage.