إدخال موعد
في «التقويم» انقر على مكان فارغ في عرض الأسبوع أو الشهر، أو على «حدث» في الأعلى يسارًا. تُفتح نافذة صغيرة: العنوان، والبداية والنهاية، و«كامل اليوم» عند الحاجة — ثم «حفظ».
يفتح «تفاصيل أكثر» الموعد كاملًا. هناك تُدخل المكان والوصف، أو تجعل الموعد يتكرر بانتظام، أو ترفق ملفًا من ملفاتك. وفي الأعلى تبدّل العرض بين اليوم والأسبوع والشهر والسنة والقائمة؛ ويعيدك «اليوم» إلى اليوم الحالي.
في تفاصيل الموعد يمكنك أيضًا إضافة تذكير له. يظهر التذكير كإشعار في BusinessCloud بتأخير بضع دقائق.
- افتح «التقويم» في BusinessCloud.
- في عرض الأسبوع، انقر على اليوم والساعة.
- أدخل عنوانًا في «العنوان»، مثل «تذوّق التحميصة الجديدة».
- انقر على «حفظ».
إنشاء تقاويم إضافية
يحمل تقويمك الأول اسم «شخصي». وتُنشئ تقاويم أخرى لكل ما تريد رؤيته منفصلًا — جدول مناوبات، أو فعاليات، أو توريدات. لكل تقويم لونه الخاص؛ وبنقرة على اسمه في العمود الأيسر تُخفي مواعيده ثم تُظهرها من جديد.
تختار التقويم الذي ينتمي إليه الموعد من داخل الموعد نفسه. ولجلب مواعيد من ملف تقويم لبرنامج آخر، استخدم «استيراد التقويم» ضمن «إعدادات التقويم» في الأسفل يسارًا.
- في العمود الأيسر، انقر على علامة الزائد بجوار «My calendars» («إضافة جديد»).
- اختر «تقويم جديد».
- أدخل اسمًا، مثل «جدول المناوبات»، وأكّد بمفتاح الإدخال.
عرض تقويم عبر رابط
يمكنك مشاركة تقويم للاطلاع عليه عبر رابط — مثل جدول المناوبات لفريقك أو الفعاليات للزبائن الدائمين. من يفتح الرابط يرى المواعيد في المتصفح، لكنه لا يستطيع تغيير أي شيء.
وفي المكان نفسه طريقتان أخريان: يمنحك «نسخ رابط الاشتراك» عنوانًا يضيفه الآخرون إلى برنامج التقويم الخاص بهم ليروا مواعيدك فيه. ويمنحك «نسخ كود التضمين» مقطعًا برمجيًا يُظهر التقويم على موقع إلكتروني. أما «حذف رابط المشاركة» فيُبطل الرابط.
- في العمود الأيسر، افتح النقاط الثلاث بجوار التقويم واختر «تعديل ومشاركة التقويم».
- انقر على علامة الزائد بجوار «رابط مشاركة».
- انسخ الرابط عبر «نسخ الرابط العام» وأرسله.
يعمل الرابط لكل من يعرفه. لذا لا تشارك إلا التقاويم التي يجوز للجميع رؤية مواعيدها — أما الأمور الخاصة فمكانها تقويم مستقل.
إتاحة حجز المواعيد
مع حجز المواعيد يحجز عملاؤك موعدًا لديك بأنفسهم — عبر صفحة تعرض أوقاتك المتاحة: لاستشارة، أو استلام طلب، أو محادثة أولى. وهي جزء من تقويمك: يفتحه «المواعيد» في BusinessCloud، وتظهر صفحات الحجز الخاصة بك على اليسار ضمن «جداول المواعيد».
لكل صفحة تحدد مدة الموعد، والتقويم الذي تُسجَّل فيه المواعيد المحجوزة، والأوقات التي يمكن الحجز فيها. ولا تعرض الصفحة الأوقات المشغولة في هذا التقويم أو في التقاويم التي تختارها للتحقق من التعارض.
يختار ضيفك وقتًا متاحًا، ويُدخل اسمه وبريده الإلكتروني، وينقر على «إحجِز موعداً». بعد ذلك تصله رسالة بريد إلكتروني فيها رابط؛ ولا يظهر الموعد في تقويمك إلا بعد أن يؤكده عبر هذا الرابط. ولا يمكن أن يحجز كل وقت إلا شخص واحد. ترسل BusinessCloud الرسائل نيابةً عنك — ولا تحتاج إلى إعداد أي شيء لذلك.
لا يستطيع ضيفك إلغاء الموعد أو تغيير وقته بنفسه: بل يردّ على الرسالة، فيصلك الرد، وتتولى أنت الأمر في تقويمك. وإذا انتهى اشتراكك، تتوقف صفحات الحجز عن الاستجابة — مثل روابطك العامة الأخرى.
- افتح «المواعيد» في BusinessCloud.
- على اليسار، ضمن «جداول المواعيد»، انقر على «إنشاء جديد».
- أدخل اسمًا في «اسم الموعد»، مثل «استشارة خدمات الضيافة»، واختر «Duration (minutes)» و«Booking calendar»، ثم حدد ضمن «Booking availability» الأوقات التي يمكن الحجز فيها.
- انقر على «حفظ».
- افتح النقاط الثلاث بجوار جدول المواعيد، واختر «نسخ الرابط»، ثم شارك الرابط.
المواعيد النهائية من Invoice
عندما تُصدر في Invoice فاتورة ذات أجل دفع، يظهر الموعد النهائي في تقويمك كموعد لكامل اليوم مع رقم المستند والمبلغ؛ وفي حالة عرض السعر، يظهر اليوم الذي تنتهي فيه صلاحيته. وفي الموعد روابط تعيدك إلى Invoice، وملف PDF الخاص بالمستند مرفق به. لا تحتاج إلى إعداد أي شيء لذلك — وتجد كل التفاصيل الأخرى في المواعيد النهائية في التقويم.
إضافة جهات الاتصال وتحديثها
في «جهات الاتصال» يوجد دفتر عناوينك — للعملاء والموردين وفريقك وكل من تتعامل معه شركتك. ينشئ «جهة إتصال جديدة» إدخالًا جديدًا؛ وتكتب فيه الاسم والشركة والهاتف والبريد الإلكتروني والعنوان مباشرةً.
تعدّل جهة اتصال موجودة عبر «تعديل» ثم «حفظ». ولجلب دفتر عناوين كامل من برنامج آخر، استخدم «إستيراد جهات الاتصال» ضمن «إعدادات جهات الاتصال» في الأسفل يسارًا — من ملف vCard (.vcf)، وهو ما تصدّره معظم دفاتر العناوين والهواتف.
- افتح «جهات الاتصال» في BusinessCloud.
- انقر على «جهة إتصال جديدة».
- أدخل الاسم والشركة والهاتف والبريد الإلكتروني، ثم انقر على «حفظ».
المجموعات — ومجموعة «العملاء»
تنظّم المجموعات دفتر عناوينك: يمكن أن تنتمي جهة الاتصال إلى عدة مجموعات، مثل «الموردون» و«الصحافة». في العمود الأيسر تُنشئ مجموعات جديدة ضمن «مجموعات الاتصال»، وترى بنقرة واحدة من ينتمي إليها.
يملأ Invoice مجموعة «العملاء»: فكل عميل جديد تضيفه هناك يظهر في هذه المجموعة من دفتر عناوينك مع اسمه وبريده الإلكتروني وعنوانه. وفي الاتجاه المعاكس، يمكنك في Invoice استخدام جهات الاتصال بدلًا من كتابتها من جديد — راجع العملاء من دفتر العناوين.
- افتح جهة الاتصال وانقر على «تعديل».
- اختر المجموعة في حقل «مجموعات الاتصال».
- انقر على «حفظ».