دعوة أشخاص إلى شركتك
يعمل فريقك معك في BusinessCloud بحساب KENJTEC خاص بكل منهم: مع العملاء والمشاريع والنفقات والمستندات نفسها. تتم الدعوة من لوحة التحكم ضمن «الشركة والفريق». وهناك أيضًا تمنح الشركة اسمها ضمن «اسم الشركة» — ولا يراه إلا أفراد فريقك.
تأتي المقاعد ومساحة التخزين مع اشتراكك. ضمن «المقاعد والتخزين» ترى عدد المقاعد المشغولة (أحدها مقعدك)، وإجمالي مساحة التخزين في اشتراكك، وكم تبقى منها للتوزيع. يحصل كل شخص على حصته، ويبقى الباقي لك. وإذا كان اشتراكك يتضمن مقعدًا واحدًا فقط، فسيظهر ذلك هناك، ويأخذك «اشترك في باقة» إلى الاشتراكات.
تحمل كل دعوة دورًا. يعمل «عضو في الفريق» مع العملاء والمشاريع والنفقات ومسودات المستندات، أما «الإدارة» فتُصدر المستندات أيضًا وتضم أشخاصًا جددًا. ولا يحدد من ينتمي إلى الإدارة سواك أنت بصفتك المالك.
بعد الإرسال، تعرض لوحة التحكم رابط الدعوة — وإذا لم تصل الرسالة، فشارك الرابط بنفسك عبر «نسخ الرابط». وإلى أن يقبلها أحد، تشغل الدعوة مقعدًا، ويمكنك سحبها ضمن «دعوات مفتوحة» عبر «سحب».
- افتح لوحة التحكم واختر «الشركة والفريق».
- ضمن «دعوة أشخاص» أدخل «البريد الإلكتروني» واختر «الدور» و«التخزين (غيغابايت)».
- انقر على «إرسال الدعوة».
تبقى الدعوة صالحة لمدة سبعة أيام، وللعنوان الذي أُرسلت إليه فقط — ولا يصبح أحد عضوًا في شركتك لمجرد أنه يستخدم نطاق البريد نفسه.
قبول دعوة
إذا دعاك أحد، تصلك رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا. يقودك الرابط إلى صفحة تعرض من يدعوك وإلى أي شركة، وبأي دور، وحتى متى تبقى الدعوة صالحة. ولا تحتاج إلى بطاقة دفع لذلك — فمقعدك مدفوع مسبقًا.
لا يمكنك قبول الدعوة إلا بالعنوان نفسه الذي أُرسلت إليه تمامًا. وإذا لم يكن لديك حساب KENJTEC بعد، فأنشئ حسابًا عبر «إنشاء حساب» وأكّد الرمز الوارد في الرسالة، ثم تعود بعد ذلك إلى الدعوة. الحساب الذي له اشتراك خاص به يملك مكتبه الخاص — وللعمل ضمن شركة تستخدم حسابًا ثانيًا. كما أنك لا تعمل إلا في شركة واحدة فقط في كل مرة.
يوجد في BusinessCloud الخاصة بالشركة مجلد مشترك يحمل اسمها. وما يضعه أي شخص فيه يراه الجميع في الشركة، ويبقى هناك حتى لو غادر ذلك الشخص لاحقًا. ويمكنك المشاركة مباشرةً مع جميع أفراد الشركة.
- افتح الرابط الوارد في رسالة الدعوة.
- إذا لم تكن مسجّلًا الدخول، فانقر على «تسجيل الدخول» — أو على «إنشاء حساب» إذا لم يكن لديك حساب بعد.
- انقر على «قبول الدعوة».
- انقر على «فتح BusinessCloud».
تغيير مساحة التخزين وإنهاء عضوية أحد الأفراد
ضمن «في شركتك» يظهر كل من يعمل معك، مع دوره وتاريخ انضمامه. وهناك تغيّر مساحة التخزين لشخص ما — ودوره أيضًا إذا كنت المالك — ثم تعتمد التغيير عبر «حفظ». وتستطيع الإدارة تغيير مساحة تخزين الأفراد الذين يحملون دور «عضو في الفريق»، أما الأدوار فلا يمنحها إلا المالك.
عندما يغادر شخص ما، تزيله من الشركة وتختار من يتسلّم ما يملكه في BusinessCloud — أنت نفسك أو شخص باقٍ في الشركة. تُنقل الملفات واللوحات والقوائم والاستطلاعات والفرق، ولا تُنقل أبدًا كنسخة، أما التقاويم وجهات الاتصال وحجوزات المواعيد فتبقى لدى الشخص. وبعد ذلك تعرض «عمليات النقل» ما وصل في كل قسم.
بدور «عضو في الفريق» يمكنك أيضًا المغادرة بنفسك: ضمن «الشركة والفريق» عبر «مغادرة الشركة» ثم «نعم، مغادرة الشركة». يبقى حسابك في KENJTEC، وما أنشأته في الشركة يبقى لدى الشركة، وتنتقل ممتلكاتك في BusinessCloud إلى المالك.
إذا انتقلت إلى اشتراك يتضمن عددًا أقل من المقاعد، فلن يفقد أحد عضويته. لكن لا يدخل إلى BusinessCloud إلا بقدر عدد المقاعد المتاحة — أي من انضموا أولًا، ويظهر الآخرون في القائمة مع «بلا مقعد». ومن دون اشتراك يتضمن BusinessCloud لا يدخل أحد إلى الشركة، ولا يضيع شيء.
- ضمن «في شركتك» انقر على «إزالة من الشركة» بجانب الشخص المعني.
- اختر من ستنتقل إليه ممتلكاته في BusinessCloud.
- انقر على «نعم، إزالة من الشركة».
شركتك تبقى منفصلة عن غيرها
تعمل شركات كثيرة في BusinessCloud، ولا ترى أي منها الأخرى. وأينما بحثت عن أشخاص — عند مشاركة الملفات والتقاويم، وفي الفرق، وفي المعرفة والقوائم والاستطلاعات — لن تجد إلا أشخاصًا من شركتك، ومعهم وحدهم تشارك مباشرةً. وبالمقابل لا يستطيع أحد من شركة أخرى العثور عليك أو على زملائك أو فرقكم.
إذا كنت تعمل بمفردك، فشركتك تتكون منك وحدك: وعندها لا يمكنك المشاركة المباشرة مع أحد. ولمشاركة الملفات والمجلدات مع من هم في الخارج، استخدم رابط مشاركة — سواء كانت لديك شركة أم لا.
تسري أسماء الفرق وقواعد المعرفة على BusinessCloud بأكملها. فإذا ظهرت رسالة بأن الاسم مستخدم بالفعل رغم أنك لا تراه في أي مكان في شركتك، فهذا يعني أن فريقًا في شركة أخرى يحمله. اختر عندئذ اسمًا آخر، مثلًا مع اسم شركتك في بدايته.