ملف العميل
يعرض «العملاء» في BusinessCloud كل عميل لشركتك مع ملفه: ملاحظات حول المحادثات، والمتابعات، والمستندات من Invoice، والمشاريع، والمصروفات، والملفات والمجلدات والمواعيد المرتبطة، والسجل. إنها قائمة العملاء نفسها الموجودة في Invoice — فالعميل الذي تضيفه أو تعدّله هنا تجده هناك بالشكل نفسه تمامًا؛ أما المستندات الصادرة فتحتفظ بعنوانها.
إذا كان هناك عميل بالاسم نفسه، فلا يُنشئ الملف عميلًا ثانيًا دون علمك، ولا يدمج أي شيء. بل يعرض لك النتائج المطابقة: يأخذك «فتح هذا العميل» إلى العميل الموجود، ويضيف «الإنشاء على أي حال» عميلًا آخر عن قصد.
يظهر العميل الجديد أيضًا في دفتر العناوين — وفي حالة الشركة، في دفتر عناوين المالك. وإذا غيّرت في الملف الاسم أو العنوان أو بيانات الاتصال، تتحدّث جهة الاتصال تبعًا لذلك. لكن العكس لا يحدث: فما تغيّره في دفتر العناوين لا ينتقل إلى الملف تلقائيًا.
ضمن «الملاحظات» تدوّن المحادثات: اكتب النص في «ملاحظة جديدة» ثم انقر على «حفظ الملاحظة». تُظهر كل ملاحظة من كتبها ومتى، ويُظهر «السجل» ما جرى على الملف.
- افتح «العملاء» في BusinessCloud وانقر على «إضافة عميل».
- أدخل الاسم في «اسم العميل أو الشركة» — فهو الحقل الإلزامي الوحيد.
- انقر على «إضافة عميل».
المتابعات: العودة إلى الأمر في يومه
تذكّرك المتابعة بالعودة إلى عميل في يوم محدد — مثل الاستفسار عن عرض سعر. وتظهر كموعد لكامل اليوم في تقويم الشخص المسؤول، وتختفي منه بمجرد إنجازها. وإذا كان في الشركة أكثر من شخص، تختار ضمن «المسؤول» من سيتولى الأمر.
في أعلى الصفحة، يعدّ «مستحق عليك» متابعاتك المستحقة اليوم أو قبله. وفي السجل تُظهر كل متابعة ما إذا كانت متأخرة أو مستحقة اليوم أو مفتوحة أو منجزة، وما إذا كان موعدها في التقويم. يؤشّر «تم» عليها كمنجزة، ويعيدها «إعادة فتح». تغيّر التاريخ والعنوان والملاحظة في السجل، فيتحدّث الموعد تبعًا لذلك؛ أما ما تغيّره في الموعد داخل التقويم فلا تعتمده المتابعة.
- افتح سجل العميل وانقر على «إنشاء متابعة».
- صِف الأمر باختصار في «ما الموضوع؟»، مثل «الاستفسار عن عرض سعر حفل عيد الميلاد»، واختر اليوم في «تاريخ الاستحقاق».
- انقر على «إنشاء متابعة».
سجلات المشاريع
يجمع المشروع كل ما يخص طلبًا واحدًا — مثل خدمة الضيافة لحفل زفاف. ويتضمن سجل المشروع عميلًا وحالة («مُخطَّط» أو «قيد التنفيذ» أو «متوقف مؤقتًا» أو «مكتمل») وتاريخ بدء وتاريخًا مستهدفًا، والأشخاص من شركتك الذين يعملون عليه.
يمكن ربط لوحة Deck بمهامها، والملفات، والمجلدات، والمواعيد، ومستندات العميل من Invoice، والمصروفات — دائمًا كمرجع، وليس كنسخة أبدًا. يبقى الأصل في مكانه، ولا يزيل «إزالة الربط» سوى المرجع. وإذا حُذف الأصل أو لم يعد مشاركًا معك، تظهر عند الربط عبارة «لم يعد موجودًا» أو «غير متاح لك». تربط المستندات عبر «ربط مستند»؛ ولهذا يحتاج المشروع إلى عميل.
عندما ينتهي مشروع، تُخرجه من القائمة عبر «أرشفة» — دون حذف أي شيء. يعرض «إظهار الأرشيف» المشاريع المؤرشفة، ويعيد «استعادة» أحدها. ولا يستطيع استخدام «حذف المشروع» إلا الإدارة: فهو يحذف السجل مع روابطه وسجل تغييراته، لكنه لا يحذف أي ملف أو موعد أو لوحة أو مستند؛ أما المصروفات فتفقد فقط ارتباطها بالمشروع.
- افتح «المشاريع» في BusinessCloud وانقر على «إنشاء مشروع».
- أدخل اسمًا تحت «اسم المشروع»، واختر العميل والحالة، ثم انقر على «إنشاء مشروع».
- في سجل المشروع، اربط ما يخصه عبر «ربط لوحة Deck» أو «ربط ملف» أو «ربط مجلد» أو «ربط موعد».
المصروفات مع إيصالاتها
تحت «المصروفات» تسجّل فواتير الموردين والإيصالات مع مستنداتها: المورد أو الوصف، وتاريخ الإيصال، ورقم الإيصال، والمبلغ، والعملة، وفئة تسمّيها بحرية — ومع عميل ومشروع إن رغبت. هذه ليست محاسبة: لا ضريبة مدخلات ولا مطابقة بنكية.
ترفع الإيصال («رفع ملف»: PDF أو صيغ الصور الشائعة أو XML، حتى 20 ميغابايت) أو تأخذه من BusinessCloud عبر «الاختيار من ملفاتك». يُحفظ الإيصال المرفوع في المجلد المشترك لشركتك تحت «الإيصالات» والسنة — وإن لم تكن هناك شركة، ففي ملفاتك الخاصة. أما الإيصال المأخوذ من ملفاتك فيبقى في مكانه؛ ويكتفي المصروف بالإشارة إليه.
تكتب المبلغ بالطريقة المعتادة لديك؛ فالمصروف يعرف عدد الخانات العشرية لكل عملة — الين بلا خانات عشرية، والدينار الكويتي بثلاث. تُحسب المجاميع لكل عملة على حدة، ولا تُجمع أبدًا عبر عملات مختلفة.
«فك الربط» يفصل الإيصال عن المصروف فقط، و«حذف المصروف» يحذف المصروف فقط — وفي الحالتين يبقى ملف الإيصال في السحابة.
- افتح «المصروفات» في BusinessCloud وانقر على «تسجيل مصروف».
- أدخل المورد وتاريخ الإيصال والمبلغ، واختر العملة.
- تحت «الإيصال» اختر «رفع ملف» أو «الاختيار من ملفاتك».
- انقر على «تسجيل مصروف».
العمل المشترك على السجلات نفسها
يعمل الجميع في شركتك على العملاء والمشاريع والمصروفات نفسها. يحق لكل شخص إضافة العملاء وتعديلهم، وكتابة الملاحظات، وإنشاء المتابعات والمشاريع، وإضافة الروابط، وأرشفة المشاريع، وتسجيل المصروفات. أما تعديل ملاحظات الآخرين ومصروفاتهم أو حذفها، وحذف متابعات الآخرين، وحذف المشاريع، واستخدام «تنزيل الكل» فلا تملكه إلا الإدارة؛ والأزرار التي لا يُسمح لك باستخدامها لا تظهر لك أصلًا.
إذا حفظ شخصان السجل نفسه بفارق زمني قصير، فلا يستبدل أحدهما عمل الآخر بصمت. فمن يحفظ ثانيًا يقرأ «غيّر أحدهم هذا في الأثناء. أعد التحميل وراجع التغيير.»، ويرى الحقول المختلفة، ويختار «استخدام النسخة المحفوظة» — أو «الإبقاء على ما أدخلته» ثم يحفظ مرة أخرى.
ينزّل «تنزيل الكل» الملاحظات والمتابعات والمصروفات والمشاريع والروابط وسجل التغييرات كجداول في أرشيف ZIP. تبقى ملفات الإيصالات في السحابة؛ أما العملاء والمستندات فتأخذها معك عبر تنزيل الكل في Invoice.