المواعيد النهائية في التقويم
عندما تصدر فاتورة محددًا فيها «يُدفع بحلول»، يُدرج Invoice الموعد النهائي كموعد يمتد طوال اليوم في تقويمك في BusinessCloud، مع الرقم والمبلغ في العنوان؛ ويذكّرك التقويم به قبل ثلاثة أيام. أما في عرض السعر فيُسجَّل هناك اليوم الذي ينتهي فيه «صالح حتى».
في العرض التفصيلي للموعد يكون ملف PDF الخاص بالمستند مرفقًا، ويحمل الوصف روابط تعود إلى Invoice: رابطًا يفتح المستند ويبرز سطره، وفي الفواتير رابطًا يفتح تذكير الدفع مباشرة — حالما تصبح الفاتورة متأخرة.
إذا أصدرت مستندًا من جديد بعد إعادة فتحه، يستبدل Invoice موعده. وإذا تعذّر الإدراج في وقتٍ ما، يبقى المستند صادرًا رغم ذلك.
- افتح التقويم في BusinessCloud وانقر على الموعد.
- افتح العرض التفصيلي للموعد.
- انقر على الرابط المؤدي إلى المستند أو إلى تذكير الدفع — أو على ملف PDF المرفق.
المستندات في ملفاتك
عند الإصدار يضع Invoice نسخة من ملف PDF في ملفاتك: الفواتير تحت «المحاسبة/الفواتير/<السنة>»، وعروض الأسعار تحت «المحاسبة/عروض الأسعار/<السنة>»، وكلٌّ منها مسمّى برقم المستند. وتأخذ المجلدات لغة BusinessCloud لديك وقت حفظ أول مستند، وتحتفظ بهذا الاسم بعد ذلك، فلا ينقسم المجلد أبدًا إلى مجلدين. وهكذا تسلّم المجلد بسهولة إلى مستشارك الضريبي.
هذه النسخة ملكك: يمكنك نقلها أو إعادة تسميتها أو حذفها. ويبقى الأصل في أرشيف Invoice، ويفتح «PDF» في قائمة المستندات هذا الأصل دائمًا. وتصل فواتير الإلغاء إلى هنا أيضًا، بجانب الفاتورة التي تلغيها.
ورق مراسلات لـ Office
ينشئ Invoice من علامتك التجارية ورق مراسلات لمعالج النصوص في BusinessCloud: الشعار، واسم الشركة بلون التمييز وخط العناوين الخاصين بك مع خط تحته، وبيان عنوان الإرجاع فوق حقل العنوان، وتذييل يضم العنوان وبيانات الاتصال والأسطر الإضافية لعلامتك التجارية. وحيثما أمكن، يُضمَّن خط علامتك التجارية في الملف أيضًا. أما منطقة النص فتبقى فارغة — فالرسالة رسالتك.
اسم الملف «Briefbogen.odt» — و«Letterhead.odt» بأي لغة غير الألمانية — ويوجد في مجلد القوالب لديك. وفي الملفات يظهر تحت «Neu → Dokument» كقالب يمكن اختياره. ويتضمن أنماط فقرات بعلامتك التجارية — العناوين، والعنوان الرئيسي، والعنوان الفرعي، والاقتباس، ونص المتن — ونمطَي الأحرف «KENJTEC Akzent» و«KENJTEC Nebentext».
يجدّد Invoice ورق المراسلات عندما تتغير علامتك التجارية: عند كل تسجيل دخول، وعند فتح Invoice، وقبل أن تختار قالبًا؛ وإذا حذفته، يُنشئه Invoice من جديد. ولا يوجد ورق مراسلات دون علامة تجارية، وإذا كانت لديك عدة علامات، فإنه يحمل العلامة المختارة للمستندات. وتوضح البطاقة «ورق رسمي في Office» في الإعدادات مكان وجوده، وتنقلك إليه باستخدام «فتح مجلد القوالب».
- افتح الملفات في BusinessCloud وانقر على «Neu».
- اختر «Dokument»، واختر ورق المراسلات قالبًا.
- اكتب رسالتك.
تنزيل كل شيء
يُنزّل «تنزيل الكل» في أعلى يمين Invoice أرشيف ZIP: المستندات الصادرة بصيغة PDF، مرتبةً في «Rechnungen» و«عروض أسعار» وحسب السنة، إضافةً إلى جدولين — «belege.csv» يضم جميع المستندات بما فيها المسودات، و«kunden.csv» يضم عملاءك. تُفصل قيم الجدولين بفاصلة منقوطة، ويمكن فتحهما في برنامج جداول بيانات.
يذكّرك ملف LIESMICH في الأرشيف بأن حفظ مستنداتك مسؤوليتك أنت. والزر ظاهر دائمًا — وليس فقط عند إلغاء اشتراكك.
- انقر على «تنزيل الكل» في أعلى اليمين.
- احفظ الأرشيف في مكان خاص بك.