書類一覧の各行にある「PDF」で、書類が新しいウィンドウで開きます。発行済みの書類は、発行時のままアーカイブから表示されます。その後ブランドやデザインを変更していても同じです。下書きは新たに描画され、番号の代わりに書類の言語で「下書き」と表示されます。
PDF には、ロゴまたは会社名入りのレターヘッド、タイトルと番号、顧客の住所、日付・提供日・期限を記載した枠、明細、合計が記載されます。その下に、IBAN が登録されている場合は振込時の参照情報付きの支払依頼、税に関する注記、結びの文が続きます。住所、連絡先、税番号、銀行口座を記載したフッターは、ページ番号とともに全ページに表示されます。2ページ目以降は、ヘッダーが「Fortsetzung」の表記付きで繰り返されます。
PDF には実際のテキストが含まれています。テキストを検索でき、スクリーンリーダーでも読み上げられます。
メールで送信する
発行済みの書類の行にある「送信」から「書類を送信」ウィンドウが開きます。宛先、件名、本文は書類の言語であらかじめ用意されており、すべて変更できます。「添付ファイル」には一緒に送られるものが表示されます。PDF と、請求書の場合は可能であれば電子請求書です。「コピー送信先（任意）」を使うと、たとえばご自身宛てに写しを送れます。
送信は KENJTEC を経由して行われます。顧客の受信トレイにはあなたの会社名が表示され、返信はあなた自身のアドレスに届きます。そのため、送ったメッセージはあなたのメールボックスには入りません。送信した内容は送信トレイで確認できます。送信後、一覧では番号の下に「送信済み」と表示されます。
下書きにはまだ番号がないため、送信できません。顧客にメールアドレスが登録されていない場合は、「宛先」欄に入力してください。「送信」ボタン自体が表示されない場合は、送信トレイが有効になっていません。その旨は設定に表示されます。PDF を開いてご自身で送信してください。
- 発行済みの書類で「送信」をクリックします。
- 「宛先」「件名」「テキスト」を確認し、必要に応じて「コピー送信先（任意）」を入力します。
- 「今すぐ送信」をクリックします。
送信トレイ
Invoice があなたの名前で送信したものは、すべて送信トレイに表示されます。書類も支払いリマインダーも、件名、受信者、日時とともに一覧になります。送信されなかったものも表示されます。各行には「配信済み」または「未送信」と記され、「未送信」の場合はその理由も示されます。
送信トレイは「設定」の一番下にある「送信履歴を見る」から開けます。直近 200 件のメッセージが表示されます。
- 「設定」を開きます。
- 一番下にある「送信履歴を見る」をクリックします。
電子請求書
発行した請求書はすべてZUGFeRD請求書です。EN 16931に準拠した電子請求書を「factur-x.xml」というファイルとして内蔵したPDF/A-3です。Invoiceは事前に公式の規則に照らして検証します。
すべての請求書は、ドイツの公的機関と受付ポータル向けのXRechnungとしても、Peppol BIS 3.0準拠のPeppolファイル（UBL）としても用意されます。「その他…」の「XRechnung（XML）をダウンロード」と「Peppol（UBL）をダウンロード」から取得できます。公的機関宛ての場合は、顧客の「購入者参照 / Leitweg-ID」にLeitweg-IDを入力します。入力がなければ請求書番号が入ります。Peppolでは、あなたと顧客のそれぞれにPeppol ID（例：0208:0123456789）が必要です。ファイルは、ご自身で選んだアクセスポイントからPeppolネットワークへ送信します。
発行済みの請求書には電子請求書が用意されます。これは欧州規格 EN 16931 に準拠した XML ファイルで、経理側で PDF を手入力し直さなくても読み込めます。「その他…」の「電子請求書（XML）をダウンロード」からダウンロードできます。請求書をメールで送信する場合は、自動的に添付されます。
同じXMLファイルを別途受け取ることもできます。このXMLファイルの作成には、あなたと顧客の双方について、名前、番地、市区町村、国が必要です。不足している項目があれば、Invoice が何が足りないかを一文で知らせます。さらに、差出人の情報に税番号またはVAT番号が必要です。2026年10月25日より前に発行した請求書は、これまでどおり変わりません。見積書と下書きには電子請求書はありません。
受信者が特定の形式を求めている場合は、このファイルを受け付けてもらえるかどうか事前に確認してください。
- 請求書の「その他…」をクリックします。
- 「電子請求書（XML）をダウンロード」をクリックします。
請求書の振込用コード
ユーロ建ての請求書には、設定に有効な IBAN が登録されていれば、右下に QR コードが入ります。顧客がバンキングアプリでこれをスキャンすると、受取人、IBAN、金額、振込目的 — 請求書番号 — が入力済みの状態で振込が用意されます。その下には、バンキングアプリでスキャンできる旨が書類の言語で記載されます。
ユーロ以外の通貨、見積書、IBAN が登録されていない場合にはコードは付きません。このコードの規格はユーロにしか対応していないためです。その場合も、銀行口座情報はいつもどおりフッターに記載されます。
