請求書の発行と取り消し.

発行

発行すると、下書きが正式な書類になります。その前に Invoice は、すべての書類に必要な項目を確認します。顧客の氏名と住所、少なくとも1件の明細、そして請求書の場合はあなたの会社名、住所、提供日です。不足がある場合は、メッセージで具体的に示されます（例：「Es fehlt noch: Leistungsdatum」）。

続いて書類に番号が付き、日付がまだ入っていなければ当日の日付が入ります。Invoice は合計、言語、双方の住所、ロゴ、色、フォントを確定します。Invoice は PDF をアーカイブに保管します。これが、以後「PDF」で開く PDF であり、送信される PDF です。保管に失敗した場合、書類は発行されません。

これ以降、書類はロックされます。顧客が移転したり、あなたがブランドを変更したりしても、書類は元のままです。お使いの BusinessCloud では、期限がカレンダーに、PDF のコピーがファイルに表示されます。

1. 1「書類」で下書きの「発行」をクリックします。または、入力画面で「保存して発行」をクリックします。
2. 2メッセージを確認します。書類が発行され、アーカイブされたことが表示されます。

「保存して発行」が未入力の項目で止まった場合でも、書類はすでに下書きとして「書類」に保存されています。書き直さずに、そこで「編集」から不足分を補ってください。

番号と採番

番号はすべて「接頭辞・年・連番」の形式です。請求書は RE-2026-0012、見積書は AN-2026-0003 のようになります。請求書と見積書は別々にカウントされ、毎年 0001 から始まります。年は書類日付の年です。

接頭辞は、設定の「請求書番号の接頭辞」と「見積書番号の接頭辞」で変更できます。使えるのは英字と数字のみで、最大8文字です。変更は新しい番号に適用され、カウンターはリセットされずにそのまま続きます。たとえば RE-2026-0011 の後に接頭辞を FT にすると、次は FT-2026-0012 になります。

Invoice はできる限り欠番を避けます。下書きには番号がなく、その年に最後に発行した同じ種類の書類を削除すると、その番号は次の書類に引き継がれます。ただし、支払済みの請求書は除きます。途中の番号は使用済みのままになります。同じ番号の請求書が2通あるほうが、欠番よりも問題だからです。

見積書の承諾または辞退

発行済みの見積書は、「書類」で「公開中」と表示されます。顧客から承諾または辞退の返事があったら、「その他…」から「承認済みにする」または「不承認にする」で記録します。その後、行には「承認済み」または「承認されませんでした」と表示されます。

このステータスはあなた用のメモで、見積書自体は変わりません。辞退された見積書は、請求書に変換できなくなります。「有効期限」の期限日は、BusinessCloud のカレンダーで確認できます。

1. 1見積書の行で「その他…」をクリックします。
2. 2「承認済みにする」または「不承認にする」を選びます。

見積書から請求書へ

発行済みの見積書の行で「請求書に変換」をクリックすると、新しい請求書の下書きが作成されます。明細とテキスト、通貨、言語、税、割引は見積書と同じです。見積書はそのまま残り、後から請求書に読み替えられることはありません。

新しい下書きには、まだ提供日と支払期限が入っていません。「編集」で開いて両方を入力してから、発行してください。

1. 1見積書で「請求書に変換」をクリックします。
2. 2新しい下書きを「編集」で開き、「サービス提供日」と「支払期限」を入力します。
3. 3「保存して発行」をクリックします。

発行済みの書類を再び開く

すぐに気づいた数字の入れ違いなどには、「その他…」の「再度開く（編集用）」で書類を下書きに戻せます。「編集」で変更し、再度発行します。

書類は再発行しても番号が変わりません。訂正版が旧版に置き換わります。これはアーカイブでも、BusinessCloud の保存場所でも同様です。下書きの間は、「PDF」で作業中の版が表示されます。新しい書類日付が別の年になる場合に限り、その年の番号が付きます。顧客がすでに書類を受け取っている場合は、それでも取り消しのほうが明確な方法です。顧客はすでに旧版を手元に持っているからです。

支払済みの請求書は再び開けません。取り消した請求書とその取消請求書も同様で、取り消しのペアは発行時のまま残ります。支払済みの請求書の場合は、先に入金記録を削除してください。詳しくは入金を記録するをご覧ください。

1. 1書類の「その他…」をクリックし、続いて「再度開く（編集用）」をクリックします。
2. 2「編集」をクリックして訂正し、「下書きを保存」をクリックします。
3. 3「発行」で再度発行します。

取り消し

発行済みの請求書は、削除ではなく取り消しによって無効にします。「その他…」の「取り消す」で取消請求書が作成されます。取消請求書には独自の番号が付き、同じ明細が逆の符号で記載されます。割引も引き継がれるため、両方の書類が相殺されます。PDF では書類の言語で「取消請求書」という見出しになり、導入文で取り消した請求書が示されます。

両方の書類が残り、元の請求書には「キャンセル済み」、新しい書類には「取消請求書」と表示されます。何も削除されず、どちらも後から再び開くことはできません。取消請求書は、ほかの発行済み請求書と同様にアーカイブされ、ファイルに保存されます。また、Invoice は元の請求書の支払期日の予定をカレンダーから削除します。

各請求書は、ちょうど1回だけ取り消せます。取消請求書自体は取り消せません。やはり請求書を有効にしたい場合は、新しく作成してください。見積書と下書きには取り消しは不要です。

1. 1請求書の「その他…」をクリックし、続いて「取り消す」をクリックします。
2. 2確認ダイアログで確定します。

書類の削除

Invoice は書類を作成するためのツールであり、レジシステムではありません。発行済みの書類でも、「その他…」の「削除」から確認を経て削除できます。削除は元に戻せません。顧客がすでに受け取っている請求書の場合は、取り消しのほうが適切な方法です。

削除した書類がその年に最後に発行した同じ種類の書類で、かつ未払いだった場合は、次の書類にその番号が付きます。それ以外の場合、番号は使用済みのままです。BusinessCloud にある予定と PDF のコピーは残るため、そちらでご自身で削除してください。

取り消した請求書とその取消請求書は一体のもので、一緒にしか削除できません。確認ダイアログに両方の番号が表示され、その後、両方とも削除されます。すでに請求書に変換した見積書も削除できます。その場合も請求書は残ります。

書類の保管はご自身の責任です。すべてダウンロードを使えば、いつでも自分用のコピーを手元に置けます。

1. 1書類の「その他…」をクリックし、続いて「削除」をクリックします。
2. 2確認ダイアログで確定します。