Udstedelse
Ved udstedelsen bliver kladden til et bilag. Forinden tjekker Invoice, hvad ethvert bilag skal have: kundens navn og adresse, mindst én linje — og på fakturaer dit firmanavn, din adresse og leveringsdatoen. Mangler der noget, siger meddelelsen præcis hvad, fx „Es fehlt noch: Leistungsdatum“.
Derefter får bilaget sit nummer og, hvis det endnu ikke har en dato, dagens dato; Invoice låser summer, sprog, begge adresser, logo, farver og skrifttype fast. Invoice gemmer PDF'en i sit arkiv — det er den, du derefter åbner under „PDF“, og den, der bliver sendt. Lykkes arkiveringen ikke, bliver bilaget slet ikke udstedt.
Fra nu af er bilaget låst: Flytter din kunde, eller ændrer du dit brand, forbliver det, som det var. I din BusinessCloud vises fristen i kalenderen og en kopi af PDF'en i dine filer.
- Klik i „Dokumenter“ på „Udsted“ ved kladden — eller i formularen på „Gem og udsted“.
- Læs meddelelsen: Bilaget er udstedt og arkiveret.
Stopper „Gem og udsted“ ved en manglende oplysning, ligger bilaget allerede som kladde i „Dokumenter“. Tilføj det manglende der med „Rediger“ i stedet for at skrive det forfra.
Numre og nummerserie
Hvert nummer har formen præfiks, år, løbenummer: RE-2026-0012 for fakturaer, AN-2026-0003 for tilbud. Fakturaer og tilbud tælles hver for sig, hvert år starter igen ved 0001, og året er bilagsdatoens år.
Præfikserne ændrer du i indstillingerne under „Præfiks for fakturaer“ og „Præfiks for tilbud“ — kun bogstaver og cifre, højst otte. De gælder for nye numre, og tælleren fortsætter i stedet for at starte forfra: Med præfikset FT følger der altså FT-2026-0012 efter RE-2026-0011.
Invoice undgår huller, hvor det er muligt: Kladder har intet nummer, og sletter man det senest udstedte bilag af sin type i året, går dets nummer videre til det næste — undtagen ved en betalt faktura. Et nummer fra midten forbliver brugt, for to fakturaer med samme nummer ville være værre end et hul.
Tilbud accepteret eller afvist
Et udstedt tilbud står i „Dokumenter“ som „Åben“. Siger din kunde ja eller nej, registrerer du det under „Mere …“: „Markér som accepteret“ eller „Markér som afvist“. Rækken viser derefter „Accepteret“ eller „Afvist“.
Status er en note til dig; selve tilbuddet ændrer sig ikke. Et afvist tilbud kan ikke længere omdannes til en faktura. Dagen, hvor „Gyldigt indtil“ udløber, finder du i kalenderen i din BusinessCloud.
- Klik på „Mere …“ i tilbuddets række.
- Vælg „Markér som accepteret“ eller „Markér som afvist“.
Fra tilbud til faktura
„Omdan til faktura“ i rækken for et udstedt tilbud opretter en ny fakturakladde — med de samme linjer og tekster, samme valuta, sprog og moms og samme rabat. Tilbuddet forbliver, som det er; det bliver ikke efterfølgende omtolket til en faktura.
Den nye kladde har endnu ingen leveringsdato og ingen betalingsfrist. Åbn den med „Rediger“, udfyld begge dele, og udsted den derefter.
- Klik på „Omdan til faktura“ ved tilbuddet.
- Åbn den nye kladde med „Rediger“, og udfyld „Dato for ydelsen“ og „Betales senest“.
- Klik på „Gem og udsted“.
Genåbning af et udstedt bilag
Til den ombytning af cifre, du opdager med det samme: „Åbn igen (for at redigere)“ under „Mere …“ gør bilaget til en kladde igen. Du ændrer det med „Rediger“ og udsteder det på ny.
Bilaget beholder sit nummer, også ved fornyet udstedelse: Den rettede version erstatter den gamle — i arkivet såvel som i lageret i din BusinessCloud. Så længe det er en kladde, viser „PDF“ den version, du arbejder på. Kun hvis den nye bilagsdato falder i et andet år, får det et nummer fra det år. Har din kunde allerede fået bilaget, er annulleringen alligevel den klarere vej: Kunden har jo allerede den gamle version i hånden.
En betalt faktura kan ikke genåbnes, og det kan en annulleret faktura og dens kreditnota heller ikke — et annulleringspar forbliver, som det blev udstedt. Ved en betalt faktura fjerner du først betalingen — se Registrering af en betaling.
- Klik på „Mere …“ ved bilaget og derefter på „Åbn igen (for at redigere)“.
- Klik på „Rediger“, ret fejlen, og klik på „Gem kladde“.
- Udsted det på ny med „Udsted“.
Annullering
En udstedt faktura ophæver du med en annullering, ikke ved at slette den. „Annullér“ under „Mere …“ opretter en kreditnota: med eget nummer og de samme linjer med modsat fortegn; rabatten følger også med, så de to bilag udligner hinanden. På PDF'en hedder den „Annulleringsfaktura“, på bilagets sprog, og indledningen nævner den ophævede faktura.
Begge bilag bliver stående; den gamle faktura viser derefter „Annulleret“, den nye „Annulleringsfaktura“. Intet bliver slettet, og ingen af de to kan genåbnes bagefter. Kreditnotaen arkiveres og lægges i dine filer som enhver udstedt faktura, og Invoice fjerner den gamle fakturas betalingstermin fra din kalender.
Hver faktura kan annulleres præcis én gang. Selve kreditnotaen annullerer du ikke — skal fakturaen alligevel gælde, opretter du den på ny. Tilbud og kladder behøver ingen annullering.
- Klik på „Mere …“ ved fakturaen og derefter på „Annullér“.
- Bekræft sikkerhedsspørgsmålet.
Sletning af et bilag
Invoice er et værktøj til at skrive bilag, ikke et kassesystem: Du kan også slette et udstedt bilag med „Slet“ under „Mere …“ og et sikkerhedsspørgsmål. Det kan ikke fortrydes. For en faktura, som din kunde allerede har, er annulleringen den renere vej.
Var det det senest udstedte bilag af sin type i året, og var det ikke betalt, får det næste bilag dets nummer; ellers forbliver nummeret brugt. Kalenderaftalen og PDF-kopien i din BusinessCloud bliver liggende — dem fjerner du selv dér.
En annulleret faktura og dens kreditnota hører sammen og kan kun slettes samlet: Sikkerhedsspørgsmålet nævner begge numre, og derefter forsvinder begge. Et tilbud kan du også slette, selv om du allerede har lavet en faktura ud fra det — fakturaen bliver.
Det er dit ansvar at opbevare dine bilag. Med Download alt har du altid din egen kopi.
- Klik på „Mere …“ ved bilaget og derefter på „Slet“.
- Bekræft sikkerhedsspørgsmålet.