Oversigten
Fanen »Oversigt« besvarer de spørgsmål, man åbner et faktureringsprogram med. Øverst står seks felter: »Åben«, »Forfalden«, »Faktureret« og »Modtaget« i indeværende år, »Gennemsnitlig betalingstid« — dagene fra udstedelse til sidste betaling — og »Udkast«.
Nedenunder viser »Næste forfald« de åbne fakturaer, de mest forfaldne først, med »Send påmindelse« i hver række. »Tolv måneder« viser din nettoomsætning pr. måned, »Største kunder« de fem med størst omsætning i året. Er en tilbagevendende faktura forfalden, vises her en note med »Se nærmere«.
Der regnes i din standardvaluta. Bilag i andre valutaer lægger oversigten ikke sammen, fordi kursen ændrer sig dagligt; den nævner kun, at de findes.
Finde bilag
Fanen »Dokumenter« viser alle tilbud og fakturaer, de nyeste først. Søgefeltet finder efter nummer eller kundenavn; knapperne ved siden af filtrerer: »Alle«, »Åben«, »Forfalden«, »Udkast«, »Betalt« og »Tilbud«.
Hver række angiver sin status med ord — »Udkast«, »Åben«, »Delvist betalt«, »Betalt«, »Annulleret«, »Annulleringsfaktura«, »Accepteret«, »Afvist« eller antallet af dage efter fristen. Under nummeret står »sendt«, hvis bilaget blev sendt via e-mail, og under status, hvor mange gange du har mindet om betaling. Ved delbetalinger viser en bjælke ved siden af det udestående restbeløb, hvor meget der allerede er kommet ind.
- Åbn »Dokumenter«.
- Skriv et nummer eller et kundenavn i søgefeltet.
- Afgræns med et filter, for eksempel »Forfalden«.
Registrere betaling
Er der kommet penge ind, klikker du på »Betaling« i fakturaens række. I vinduet står det udestående beløb allerede i beløbsfeltet; derudover er der »Modtaget den« og »Betalingsmåde« — fritekst, f.eks. »Bankoverførsel«, »Kontant« eller »M-Pesa«.
Selve fakturaen ændres ikke, kun dens status: Et delbeløb gør den »Delvist betalt«, det fulde beløb »Betalt«. En rest på én cent regnes som betalt — afrundinger ved udenlandske overførsler skal ikke udløse en påmindelse.
Tastefejl? »Mere …« viser under »Modtagne betalinger« hver betaling med »entfernen«; derefter beregner Invoice status igen.
- Klik på »Betaling« ved fakturaen.
- Kontrollér beløb, dato og »Betalingsmåde«.
- Klik på »Registrér«.
Betalingspåmindelse i tre trin
Har en faktura overskredet fristen, vises »Send påmindelse« i dens række — fra dagen efter »Betales senest«, også i oversigten. Vinduet »Betalingspåmindelse« viser det næste trin med adresse, emne og tekst, alt sammen på kundens sprog og redigerbart.
De tre trin bygger oven på hinanden uden at blive uhøflige: først en venlig bemærkning om, at fakturaen nok er blevet overset, dernæst en ny henvendelse med tilbud om at tale om en løsning og til sidst en opfordring til at tage kontakt. Der nævnes det udestående beløb, ikke det oprindelige, og fakturaen vedhæftes som PDF. Gebyrer og morarenter lægger Invoice ikke til.
»Send« sender påmindelsen via KENJTEC, ligesom et bilag. Trinnet stiger først, når beskeden faktisk er sendt, og efter det tredje forbliver det ved det tredje; rækken viser, hvor mange gange du har mindet om betaling.
- Klik på »Send påmindelse« ved den forfaldne faktura.
- Læs emne og tekst, og ret dem, hvis du vil.
- Klik på »Send«.
Med kontakten »Send automatisk påmindelser om forfaldne fakturaer« i indstillingerne sender Invoice selv det næste trin — om natten, så snart betalingsfristen for en faktura er overskredet med det indstillede antal dage (standard 3, 14 og 30). Uden kontakten sendes ingen påmindelse uden dig; der sendes kun med et abonnement.
Kun registrere en påmindelse
Har du selv ringet eller skrevet, registrerer du det i samme vindue med »Registrér kun«: Trinnet stiger, men intet sendes. Det er en bevidst handling og tæller derfor med — den næste påmindelse er så det følgende trin.
Er udbakken ikke aktiveret, mangler »Send« i vinduet, og »Registrér kun« er vejen frem. Den færdige tekst står der alligevel; du kopierer den og sender den selv.
- Klik på »Send påmindelse« ved fakturaen.
- Kopiér teksten efter behov.
- Klik på »Registrér kun«.