Eine Serie einrichten
Im Reiter „Wiederkehrend“ legst du mit „+ Neue Serie“ fest, was regelmäßig abgerechnet wird: „Bezeichnung (nur für dich)“, „Kunde“, „Rhythmus“ — wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich —, „Nächster Beleg am“ und, wenn die Serie enden soll, „Läuft bis (optional)“.
Dazu kommt, was auf dem Beleg steht: „Was wird abgerechnet“, „Betrag je Beleg“ — der Preis ohne Steuer — und der Steuersatz. Eine Serie trägt eine Position; Währung und Sprache kommen aus deinen Einstellungen und vom Kunden. Die Liste zeigt den Betrag mit Steuer.
Gibt es den Tag in einem Monat nicht — etwa den 31. im Februar —, rückt der Termin auf den letzten Tag dieses Monats und bleibt danach dort.
- Öffne „Wiederkehrend“ und klicke auf „+ Neue Serie“.
- Fülle Bezeichnung, Kunde, Rhythmus, „Nächster Beleg am“, „Was wird abgerechnet“ und „Betrag je Beleg“ aus.
- Klicke auf „Speichern“.
Wenn eine Serie fällig ist
Ist der Tag unter „Nächster Beleg am“ erreicht, steht die Serie in der Liste als „fällig“, und die Übersicht meldet es mit „Ansehen“. „jetzt erzeugen“ legt den Rechnungsentwurf an; der Termin der Serie rückt dabei um einen Rhythmus weiter, damit kein Zeitraum doppelt abgerechnet wird.
Den Knopf kannst du auch früher drücken — für die Rechnung, die eine Woche eher raus soll. Der Entwurf wartet danach unter „Belege“.
- Klicke bei der Serie auf „jetzt erzeugen“.
- Öffne „Belege“ — dort steht der neue Entwurf.
In der Nacht zum fälligen Tag legt Invoice den Entwurf von selbst an, und der Termin der Serie rückt weiter. Ist an der Serie „Beleg gleich ausstellen (nicht nur Entwurf)“ eingeschaltet, stellt Invoice ihn dabei aus; mit „Und an den Kunden verschicken“ geht er auch per E-Mail an deinen Kunden — verschickt wird nur mit einem Abo. Beide Schalter sind aus, bis du sie einschaltest.
Was im Entwurf steht
Der Entwurf aus einer Serie ist eine gewöhnliche Rechnung, noch ohne Nummer. Als Datum und Leistungsdatum trägt er den Termin der Serie; „Zahlbar bis“ folgt dem Zahlungsziel des Kunden oder deinen Einstellungen. Position, Betrag und Steuersatz kommen aus der Serie, der Steuerhinweis aus deinen Einstellungen.
Du prüfst ihn, änderst ihn bei Bedarf mit „Bearbeiten“, stellst ihn aus und verschickst ihn — wie jeden anderen Beleg. Eine Rechnung, die ungesehen hinausgeht, erreicht irgendwann einen Kunden, der längst gekündigt hat; deshalb bleibt dieser Schritt bei dir.
- Öffne in „Belege“ den Entwurf mit „Bearbeiten“ und prüfe ihn.
- Klicke auf „Speichern und ausstellen“.
- Verschicke ihn mit „Verschicken“.
Serien ändern, anhalten, beenden
„bearbeiten“ öffnet die Serie im selben Fenster. Schaltest du „Serie läuft“ aus, hältst du sie an, ohne sie zu löschen — die Liste zeigt dann „angehalten“, und sie wird nicht mehr fällig. Ist der Tag unter „Läuft bis (optional)“ überschritten, wird sie ebenfalls nicht mehr fällig.
„löschen“ entfernt die Serie nach einer Rückfrage; die Belege, die schon aus ihr entstanden sind, bleiben. Ein Kunde, auf den noch eine Serie läuft, lässt sich nicht löschen.
- Klicke bei der Serie auf „bearbeiten“.
- Schalte „Serie läuft“ aus, um sie anzuhalten, oder ändere Betrag und Rhythmus.
- Klicke auf „Speichern“.