ملف PDF
«PDF» في كل سطر من قائمة المستندات يفتح المستند في نافذة جديدة. يأتي المستند الصادر من الأرشيف كما صدر تمامًا — حتى لو تغيّرت العلامة التجارية أو التصميم منذ ذلك الحين. أما المسودة فتُنشأ من جديد في كل مرة، وتحمل بدلًا من الرقم عبارة «مسودة» بلغة المستند.
يتضمن ملف PDF ترويستك مع الشعار أو اسم الشركة، وعنوان المستند ورقمه، وعنوان العميل، ومربعًا فيه التاريخ وتاريخ تقديم الخدمة وموعد الاستحقاق، والبنود والمجاميع. وتليها مطالبة الدفع مع البيان المرجعي للتحويل إذا كان رقم IBAN مسجلًا، ثم ملاحظتك الضريبية والجملة الختامية. ويظهر التذييل الذي يتضمن العنوان وبيانات الاتصال والأرقام الضريبية والبيانات المصرفية في كل صفحة، إلى جانب رقم الصفحة؛ وابتداءً من الصفحة الثانية تتكرر الترويسة مع عبارة «Fortsetzung».
يحتوي ملف PDF على نص حقيقي: يمكنك البحث فيه، ويمكن لبرامج قراءة الشاشة قراءته.
الإرسال بالبريد الإلكتروني
«إرسال» في سطر مستند صادر يفتح نافذة «إرسال المستند». العنوان والموضوع والنص معدّة مسبقًا — بلغة المستند — ويمكنك تغيير كل شيء. وتحت «المرفقات» يظهر ما يُرفق: ملف PDF، وفي الفواتير الفاتورة الإلكترونية أيضًا إن أمكن. ويرسل «نسخة إلى (اختياري)» نسخة، إليك أنت مثلًا.
يجري الإرسال عبر KENJTEC: يظهر اسم شركتك في صندوق بريد عميلك، وتصل الردود إلى عنوانك أنت. ولهذا لا توجد الرسالة في صندوق بريدك — فما أُرسل يعرضه صندوق الصادر. وبعد ذلك تظهر في القائمة تحت الرقم عبارة «تم الإرسال».
لا يمكن إرسال المسودات، فهي لا تحمل رقمًا بعد. وإذا لم يكن لدى العميل عنوان بريد إلكتروني، فأدخله في الحقل «إلى». وإذا غاب الزر «إرسال» تمامًا، فهذا يعني أن صندوق الصادر غير مفعّل — وتوضح الإعدادات ذلك حينها؛ افتح ملف PDF وأرسله بنفسك.
- انقر على «إرسال» عند المستند الصادر.
- تحقق من «إلى» و«الموضوع» و«نص»، وأدخل «نسخة إلى (اختياري)» عند الحاجة.
- انقر على «إرسال الآن».
صندوق الصادر
كل ما أرسله Invoice باسمك موجود في صندوق الصادر — المستندات وتذكيرات الدفع، مع الموضوع والمستلم والوقت. وما لم يُرسَل يظهر هناك أيضًا: يحمل كل سطر «تم التسليم» أو «لم يُرسل»، ومع «لم يُرسل» يُذكر السبب.
تجده في أسفل «الإعدادات» تمامًا تحت «عرض البريد الصادر». ويعرض آخر 200 رسالة.
- افتح «الإعدادات».
- انقر على «عرض البريد الصادر» في الأسفل تمامًا.
الفاتورة الإلكترونية
كل فاتورة صادرة هي فاتورة ZUGFeRD: ملف PDF/A-3 يحمل في داخله الفاتورة الإلكترونية وفق EN 16931 ضمن ملف باسم «factur-x.xml». ويتحقق Invoice منها أولًا وفق القواعد الرسمية.
وتتوفر كل فاتورة أيضًا بصيغة XRechnung للجهات الحكومية الألمانية وبوابات الاستلام، وكملف Peppol وفق Peppol BIS 3.0 (UBL) — تحت «المزيد…» عبر «تنزيل XRechnung (XML)» و«تنزيل Peppol (UBL)». ولجهة حكومية، أدخل Leitweg-ID الخاص بها لدى العميل في «مرجع المشتري / Leitweg-ID»؛ وإن لم تُدخل شيئًا يظهر هناك رقم الفاتورة. ولـPeppol تحتاج أنت وعميلك كلٌّ منكما إلى معرّف Peppol (مثل 0208:0123456789)، وترسل الملف إلى شبكة Peppol عبر نقطة وصول تختارها.
لكل فاتورة صادرة فاتورة إلكترونية: ملف XML وفق المعيار الأوروبي EN 16931، يمكن لأنظمة المحاسبة استيراده بدلًا من إعادة كتابة ملف PDF يدويًا. تنزّلها تحت «المزيد…» عبر «تنزيل الفاتورة الإلكترونية (XML)»؛ وإذا أرسلت الفاتورة بالبريد الإلكتروني، تُرفق بها تلقائيًا.
وتحصل أيضًا على ملف XML نفسه بشكل منفصل. ويحتاج إلى الاسم والشارع والمدينة والبلد لك وللعميل؛ وإذا نقص شيء، يذكر Invoice في جملة واحدة ما الناقص. ويجب أن تتضمن بيانات المرسِل أيضًا رقمًا ضريبيًا أو رقم ضريبة القيمة المضافة. وتبقى الفواتير الصادرة قبل 25 أكتوبر 2026 كما هي. ولا توجد فاتورة إلكترونية لعروض الأسعار والمسودات.
إذا اشترط مستلمٌ صيغة معينة، فتحقق معه مسبقًا مما إذا كان يقبل هذا الملف.
- انقر على «المزيد…» عند الفاتورة.
- انقر على «تنزيل الفاتورة الإلكترونية (XML)».
رمز التحويل على الفاتورة
تحمل الفواتير باليورو رمز QR في أسفل اليمين إذا كان في إعداداتك رقم IBAN صالح. يمسحه عميلك بتطبيقه المصرفي، فتظهر بيانات المستفيد وIBAN والمبلغ والبيان المرجعي للتحويل — أي رقم الفاتورة — جاهزة في التحويل. وتحته سطر بلغة المستند يوضح أنه يمكن مسحه بالتطبيق المصرفي.
لا يوجد رمز للعملات الأخرى ولا لعروض الأسعار ولا عند غياب IBAN؛ فالمعيار الخاص بهذه الرموز لا يعرف سوى اليورو. وتظهر البيانات المصرفية حينها كالمعتاد في التذييل.
