إصدار الفواتير وإلغاؤها.

الإصدار

بالإصدار تتحول المسودة إلى مستند. وقبل ذلك يتحقق Invoice مما يحتاجه كل مستند: اسم العميل وعنوانه، وبند واحد على الأقل — وفي الفواتير أيضًا اسم شركتك وعنوانك وتاريخ تقديم الخدمة. وإذا نقص شيء، تذكر الرسالة بالضبط ما هو، مثل «Es fehlt noch: Leistungsdatum».

ثم يحصل المستند على رقمه، وعلى تاريخ اليوم إن لم يكن يحمل تاريخًا بعد؛ ويثبّت Invoice المجاميع واللغة والعنوانين كليهما والشعار والألوان والخط. ويحفظ Invoice ملف PDF في أرشيفه — وهو ما تفتحه لاحقًا عبر «PDF» وما يُرسَل. وإذا تعذّر الحفظ في الأرشيف، فلا يُصدَر المستند أصلًا.

من الآن فصاعدًا يصبح المستند مقفلًا: إذا انتقل عميلك إلى عنوان آخر أو غيّرت علامتك التجارية، يبقى كما كان. وفي BusinessCloud الخاص بك يظهر موعد الاستحقاق في التقويم وتظهر نسخة من ملف PDF في ملفاتك.

1. 1في «المستندات» انقر على «إصدار» عند المسودة — أو على «حفظ وإصدار» في النموذج.
2. 2اقرأ الرسالة: لقد صدر المستند وأُرشف.

إذا تعثّر «حفظ وإصدار» بسبب معلومة ناقصة، فإن المستند يكون محفوظًا بالفعل كمسودة في «المستندات». أكمل الناقص هناك عبر «‏تحرير» بدلًا من كتابته من جديد.

الأرقام وتسلسل الترقيم

يتخذ كل رقم الشكل: بادئة، ثم السنة، ثم رقم متسلسل: RE-2026-0012 للفواتير، وAN-2026-0003 لعروض الأسعار. تُرقَّم الفواتير وعروض الأسعار كلٌّ على حدة، وتبدأ كل سنة من جديد من 0001، والسنة المعتمدة هي سنة تاريخ المستند.

تغيّر البادئات في الإعدادات تحت «بادئة الفواتير» و«بادئة عروض الأسعار» — بأحرف وأرقام فقط، وبحد أقصى ثمانية. وتسري على الأرقام الجديدة، ويستمر العداد بدلًا من أن يبدأ من جديد: فبعد RE-2026-0011 يأتي مع البادئة FT الرقم FT-2026-0012.

يتجنب Invoice الفجوات حيثما أمكن: فالمسودات لا تحمل أرقامًا، ومن يحذف آخر مستند صادر من نوعه في السنة يمنح رقمه للمستند التالي — باستثناء الفاتورة المدفوعة. أما الرقم من وسط التسلسل فيبقى مستهلكًا، لأن وجود فاتورتين بالرقم نفسه أسوأ من وجود فجوة.

قبول عرض السعر أو رفضه

يظهر عرض السعر الصادر في «المستندات» بحالة «مفتوح». وعندما يوافق عميلك أو يرفض، تسجّل ذلك تحت «المزيد…»: «وضع علامة مقبول» أو «وضع علامة مرفوض». بعد ذلك يعرض السطر «مقبول» أو «‏مرفوض».

الحالة ملاحظة لك وحدك؛ أما عرض السعر نفسه فلا يتغير. ولا يمكن تحويل عرض سعر مرفوض إلى فاتورة بعد ذلك. وتجد اليوم الذي ينتهي فيه «صالح حتى» في تقويم BusinessCloud الخاص بك.

1. 1انقر على «المزيد…» في سطر عرض السعر.
2. 2اختر «وضع علامة مقبول» أو «وضع علامة مرفوض».

تحويل عرض السعر إلى فاتورة

«تحويل إلى فاتورة» في سطر عرض سعر صادر يُنشئ مسودة فاتورة جديدة — بالبنود والنصوص نفسها، وبالعملة واللغة والضريبة نفسها، وبالخصم نفسه. ويبقى عرض السعر كما هو؛ ولا يُعاد تفسيره لاحقًا على أنه فاتورة.

لا تحمل المسودة الجديدة بعد تاريخ تقديم خدمة ولا موعد استحقاق. افتحها عبر «‏تحرير»، وأدخل الاثنين، ثم أصدرها.

1. 1انقر على «تحويل إلى فاتورة» عند عرض السعر.
2. 2افتح المسودة الجديدة عبر «‏تحرير» وأدخل «تاريخ تقديم الخدمة» و«يُدفع بحلول».
3. 3انقر على «حفظ وإصدار».

إعادة فتح مستند صادر

للخطأ في ترتيب الأرقام الذي تلاحظه على الفور: «إعادة فتح (للتعديل)» تحت «المزيد…» يعيد المستند إلى مسودة. فتعدّله عبر «‏تحرير» ثم تصدره من جديد.

يحتفظ المستند برقمه حتى عند إصداره من جديد: تحل النسخة المصححة محل القديمة — في الأرشيف وفي مساحة التخزين في BusinessCloud الخاص بك على حد سواء. وما دام مسودة، يعرض «PDF» النسخة التي تعمل عليها حاليًا. ولا يحصل على رقم جديد من سنة أخرى إلا إذا وقع تاريخ المستند الجديد في تلك السنة الأخرى. وإذا كان عميلك قد تسلّم المستند بالفعل، فإن الإلغاء يظل الطريق الأوضح مع ذلك: فالنسخة القديمة أصبحت في يده.

لا يمكن إعادة فتح فاتورة مدفوعة، ولا فاتورة ملغاة ولا فاتورة الإلغاء الخاصة بها — فزوج الإلغاء يبقى كما صدر. وفي حالة الفاتورة المدفوعة، أزل أولًا تسجيل الدفعة الواردة — انظر تسجيل دفعة.

1. 1انقر على «المزيد…» عند المستند، ثم على «إعادة فتح (للتعديل)».
2. 2انقر على «‏تحرير»، وصحّح، ثم انقر على «حفظ المسودة».
3. 3أصدره من جديد عبر «إصدار».

إلغاء

تُبطل الفاتورة الصادرة بالإلغاء، لا بالحذف. يُنشئ «إلغاء» تحت «المزيد…» فاتورة إلغاء: برقم خاص بها وبالبنود نفسها مع عكس الإشارة؛ وينتقل الخصم معها أيضًا، كي يتعادل المستندان. وفي ملف PDF يكون عنوانها «فاتورة إلغاء» بلغة المستند، وتذكر المقدمة الفاتورة الملغاة.

يبقى المستندان كلاهما، وتعرض الفاتورة القديمة بعد ذلك «ملغى»، والجديدة «فاتورة إلغاء». لا يُحذف أي شيء، ولا يمكن إعادة فتح أيٍّ منهما بعد ذلك. تُؤرشف فاتورة الإلغاء وتوضع في ملفاتك مثل أي فاتورة صادرة، ويزيل Invoice موعد استحقاق الفاتورة القديمة من تقويمك.

يمكن إلغاء كل فاتورة مرة واحدة فقط. أما فاتورة الإلغاء نفسها فلا يمكنك إلغاؤها — فإذا أردت أن تبقى الفاتورة سارية رغم ذلك، فأنشئها من جديد. ولا تحتاج عروض الأسعار والمسودات إلى إلغاء.

1. 1انقر على «المزيد…» عند الفاتورة، ثم على «إلغاء».
2. 2أكّد عند ظهور سؤال التأكيد.

حذف مستند

Invoice أداة لكتابة المستندات، وليس نظام نقاط بيع: يمكنك حذف حتى المستند الصادر، عبر «حذف» تحت «المزيد…» مع طلب تأكيد. ولا يمكن التراجع عن ذلك. أما الفاتورة التي تسلّمها عميلك بالفعل، فالإلغاء هو الطريق الأسلم لها.

إذا كان آخر مستند صادر من نوعه في السنة ولم يكن مدفوعًا، يحصل المستند التالي على رقمه؛ وإلا يبقى الرقم مستهلكًا. ويبقى الموعد ونسخة PDF في BusinessCloud الخاص بك في مكانهما — وعليك إزالتهما من هناك بنفسك.

الفاتورة الملغاة وفاتورة الإلغاء الخاصة بها مترابطتان ولا يمكن حذفهما إلا معًا: يذكر طلب التأكيد الرقمين كليهما، ثم تختفيان معًا. ويمكنك حذف عرض سعر حتى لو كنت قد حوّلته بالفعل إلى فاتورة — فالفاتورة تبقى.

الاحتفاظ بمستنداتك مسؤوليتك أنت. ومع تنزيل كل شيء تكون لديك نسخة خاصة بك في أي وقت.

1. 1انقر على «المزيد…» عند المستند، ثم على «حذف».
2. 2أكّد عند ظهور سؤال التأكيد.