تسجيل الدفعات وتذكير العملاء.

النظرة العامة

تجيب علامة التبويب «نظرة عامة» عن الأسئلة التي يفتح المرء برنامج الفوترة من أجلها. في الأعلى ست بطاقات: «مفتوح» و«متأخر عن الاستحقاق» و«Abgerechnet» و«Eingegangen» للسنة الجارية، و«متوسط المدة حتى السداد» — أي عدد الأيام من الإصدار حتى آخر دفعة — و«المسودات».

وتحتها تعرض «الاستحقاقات التالية» الفواتير المفتوحة، بدءًا بأكثرها تأخرًا، مع «إرسال تذكير» في كل سطر. وتعرض «اثنا عشر شهرًا» صافي إيراداتك لكل شهر، و«أكبر العملاء» العملاء الخمسة الأعلى إيرادًا خلال السنة. وإذا حان موعد فاتورة متكررة، يظهر هنا تنبيه مع «اطّلع».

تجري الحسابات بعملتك الافتراضية. لا تجمع النظرة العامة المستندات المحررة بعملات أخرى، لأن سعر الصرف يتغير يوميًا؛ بل تكتفي بالإشارة إلى وجودها.

العثور على المستندات

تعرض علامة التبويب «المستندات» جميع عروض الأسعار والفواتير، الأحدث أولًا. يبحث حقل البحث بالرقم أو باسم العميل، أما الأزرار المجاورة له فتعمل مرشّحات: «‏الكل» و«مفتوح» و«متأخر عن الاستحقاق» و«المسودات» و«‏تم الدفع» و«عروض أسعار».

يذكر كل سطر حالته بالكلمات — «مسودة» أو «مفتوح» أو «مدفوع جزئيًا» أو «‏تم الدفع» أو «ملغى» أو «فاتورة إلغاء» أو «مقبول» أو «‏مرفوض» أو عدد الأيام التي تجاوز بها موعد الاستحقاق. وتحت الرقم تظهر «تم الإرسال» إذا أُرسل المستند بالبريد الإلكتروني، وتحت الحالة عدد مرات التذكير. وفي الدفعات الجزئية يُظهر شريط بجانب المبلغ المتبقي مقدار ما وصل بالفعل.

1. 1افتح «المستندات».
2. 2اكتب رقمًا أو اسم عميل في حقل البحث.
3. 3ضيّق النتائج بمرشّح، مثل «متأخر عن الاستحقاق».

تسجيل دفعة

عند وصول المال، انقر في سطر الفاتورة على «الدفع». في النافذة يكون المبلغ المستحق موجودًا مسبقًا في حقل المبلغ، ويُضاف إليه «تاريخ الاستلام» و«طريقة الدفع» — نصًا حرًا، مثل «تحويل مصرفي» أو «Bar» أو «M-Pesa».

لا تتغير الفاتورة نفسها بذلك، بل حالتها فقط: الدفعة الجزئية تجعلها «مدفوع جزئيًا»، والمبلغ الكامل يجعلها «‏تم الدفع». ويُعدّ باقي سنت واحد مدفوعًا — إذ لا ينبغي أن يؤدي التقريب في التحويلات الدولية إلى إطلاق تذكير.

أخطأت في الإدخال؟ يعرض «المزيد…» تحت «الدفعات المستلمة» كل دفعة مع «entfernen»، وبعدها يعيد Invoice حساب الحالة.

1. 1انقر على «الدفع» عند الفاتورة.
2. 2تحقق من المبلغ والتاريخ و«طريقة الدفع».
3. 3انقر على «تسجيل».

التذكير بالدفع على ثلاث مراحل

عندما تتجاوز فاتورة موعد استحقاقها، يظهر في سطرها «إرسال تذكير» — بدءًا من اليوم التالي لتاريخ «يُدفع بحلول»، وفي النظرة العامة أيضًا. وتعرض النافذة «Zahlungserinnerung» المرحلة التالية مع العنوان والموضوع والنص، وكلها بلغة العميل وقابلة للتعديل.

تتدرج المراحل الثلاث واحدة بعد الأخرى دون أن تصبح فظّة: أولًا تنبيه ودود بأن الفاتورة ربما سقطت سهوًا، ثم استفسار ثانٍ مع عرض للتحدث عن حل، وأخيرًا طلب التواصل. ويُذكر المبلغ المتبقي لا المبلغ الأصلي، وتُرفق الفاتورة بصيغة PDF. ولا يضيف Invoice أي رسوم أو فوائد تأخير.

يرسل «إرسال» التذكير عبر KENJTEC، كما يُرسل المستند. ولا ترتفع المرحلة إلا عندما تخرج الرسالة فعلًا، وبعد الثالثة تبقى عند الثالثة؛ ويُظهر السطر عدد مرات التذكير.

1. 1انقر على «إرسال تذكير» عند الفاتورة المتأخرة.
2. 2اقرأ الموضوع والنص وعدّلهما إن شئت.
3. 3انقر على «إرسال».

عند تفعيل المفتاح «إرسال تذكيرات تلقائية بالفواتير المتأخرة» في الإعدادات، يرسل Invoice المرحلة التالية تلقائيًا — ليلًا، حالما تتأخر فاتورة بعدد الأيام المحدد (الافتراضي 3 و14 و30). ودون هذا المفتاح لا يخرج أي تذكير من دونك؛ ولا يتم الإرسال إلا مع اشتراك.

تسجيل التذكير فقط

إذا اتصلت أو كتبت بنفسك، فسجّل ذلك في النافذة نفسها باستخدام «تسجيل فقط»: ترتفع المرحلة، ولا يُرسل شيء. هذا إجراء صريح، ولذلك يُحتسب — فيكون التذكير التالي هو المرحلة اللاحقة.

إذا لم يكن صندوق الصادر مفعّلًا، فلا يظهر «إرسال» في النافذة، ويبقى «تسجيل فقط» هو السبيل. ومع ذلك يبقى النص الجاهز موجودًا، فتنسخه وترسله بنفسك.

1. 1انقر على «إرسال تذكير» عند الفاتورة.
2. 2انسخ النص عند الحاجة.
3. 3انقر على «تسجيل فقط».